De declaratieregels voor huisartsen zijn vastgelegd door de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) en uitgewerkt in de richtlijnen van de LHV. Kort gezegd: een huisarts mag declareren wat daadwerkelijk is geleverd, mits de prestatie voldoet aan de geldende voorwaarden voor die specifieke code. Niet de intentie, voorbereiding of geplande handeling, maar wat daadwerkelijk is uitgevoerd, is bepalend voor de declaratie. Welke codes dat zijn, wanneer je ze mag gebruiken en wat de meest gemaakte fouten zijn, lees je hieronder.
Welke codes mag een huisarts declareren bij de zorgverzekeraar?
Een huisarts mag alle NZa-prestaties declareren die aansluiten bij de daadwerkelijk geleverde zorg, zolang aan de bijbehorende voorwaarden is voldaan. De belangrijkste categorieën zijn: inschrijftarieven, consulten en visites, telefonische en digitale contacten, en aanvullende verrichtingen (M&I). Elke categorie heeft eigen voorwaarden voor registratie en declaratie.
Het NZa-tarievenstelsel maakt onderscheid tussen prestaties die altijd declarabel zijn en prestaties die alleen onder specifieke omstandigheden in aanmerking komen. De inschrijftarieven vormen de financiële basis: per ingeschreven patiënt ontvangt de praktijk een vast bedrag, ongeacht het zorggebruik. Daarbovenop komen de contactgebonden prestaties, zoals consulten, telefonische contacten en visites. Tot slot zijn er de aanvullende verrichtingen voor specifieke handelingen die buiten het reguliere consult vallen. Daarbij is het van belang dat zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden.
Een veelgemaakte aanname is dat de assistente “het wel bijhoudt.” In de praktijk blijkt dat teams zonder expliciete afspraken structureel verrichtingen missen, niet uit onwil maar door onduidelijkheid over wie wat registreert. De training Optimaal Declareren van Ord’us is er specifiek op gericht om die blinde vlekken in kaart te brengen en om te zetten in heldere teamafspraken.
Wat is het verschil tussen een consult en een visite declareren?
Een consult vindt plaats in de praktijk: de patiënt komt naar de huisarts toe. Een visite is een contact waarbij de huisarts naar de patiënt toe gaat, bijvoorbeeld thuis of in een instelling. Dit onderscheid is bepalend voor de code en het tarief dat je mag declareren.
Voor een regulier consult geldt een vast tarief per face-to-facecontact. Voor een visite gelden andere, doorgaans hogere tarieven, omdat de tijdsinvestering en reisbelasting groter zijn. Naast de reguliere visite kent de NZa ook specifieke tarieven voor visites buiten kantoortijden en voor visites in het kader van palliatieve zorg of complexe thuiszorg.
Bepalend voor de juiste declaratie is welk type contact daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Een contact dat als consult is gedeclareerd terwijl het feitelijk een visite betrof, of andersom, leidt tot een onjuiste declaratie. Dat is niet alleen een financieel risico maar ook een compliance-risico bij een eventuele controle door de zorgverzekeraar.
Wanneer mag een huisarts een M&I-verrichting declareren?
Een M&I-verrichting (Modernisering en Innovatie) mag worden gedeclareerd wanneer een specifieke, door de NZa omschreven handeling daadwerkelijk is uitgevoerd en gedocumenteerd. Voorbeelden zijn het plaatsen van een IUD, het uitvoeren van een spirometrie, de Enkel-armindex (Doppleronderzoek) of het verrichten van kleine chirurgische ingrepen. De verrichting kan worden uitgevoerd door de huisarts of door een andere bevoegde en bekwame zorgverlener binnen de praktijk, zoals een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken.
De voorwaarden per M&I-code verschillen. Voor sommige prestaties geldt dat de uitvoerende zorgverlener aantoonbaar bekwaam moet zijn. Voor andere geldt dat de verrichting niet al is verdisconteerd in het consulttarief of in een ketenzorgvergoeding. Zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd: zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart in rekening worden gebracht. De declaratie is pas gerechtvaardigd wanneer de handeling daadwerkelijk is uitgevoerd, de indicatie helder is en de code aansluit bij wat er feitelijk is gedaan.
In de praktijk worden M&I-verrichtingen relatief vaak gemist, simpelweg omdat het team niet altijd weet welke handelingen declarabel zijn of vergeet ze tijdig te registreren. Dit is een van de gebieden waar praktijken structureel inkomsten laten liggen, zonder dat iemand het doorheeft.
Hoe werkt de declaratie van POH-ggz en POH-somatiek?
De praktijkondersteuner huisartsenzorg (POH) heeft eigen declaratiecodes, zowel voor de POH-ggz als voor de POH-somatiek. De huisarts declareert deze prestaties op naam van de praktijk, maar de geleverde zorg is die van de POH of een andere bevoegde en bekwame zorgverlener die deze rol vervult binnen de gemaakte afspraken. De voorwaarden hebben betrekking op de kwalificaties van de uitvoerende zorgverlener, de aard van het contact en de inhoud van het dossier.
Voor de POH-ggz gelden specifieke eisen rond de doelgroep (patiënten met psychische klachten in de huisartsenzorg) en de aard van de begeleiding. Voor de POH-somatiek zijn de codes gekoppeld aan programmatische zorg, zoals diabetesbegeleiding of COPD-management. In beide gevallen geldt dat zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk mag worden gedeclareerd. Declaratie is alleen gerechtvaardigd voor contacten die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en zijn vastgelegd met de juiste contactsoort en, waar van toepassing, de bijbehorende module of het bijbehorende zorgprogramma.
Een aandachtspunt is de samenwerking binnen het team bij de registratie van POH-contacten. Als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en declareren van deze contacten, ontstaan er gaten. Heldere taakverdeling is hier geen luxe maar een basisvoorwaarde voor correcte declaratie.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het declareren?
De meest voorkomende declaratiefouten in huisartsenpraktijken zijn: het niet declareren van verrichtingen die wel zijn uitgevoerd, het declareren van een onjuist contacttype, het missen van M&I-codes en onduidelijke taakverdeling binnen het team over wie wat registreert. Bijna altijd gaat het om structurele patronen, niet om incidenten.
Hieronder staan de fouten die het meest voorkomen:
- Niet-gedeclareerde telefonische of digitale contacten: Veel praktijken zijn onzeker over wanneer een telefonisch consult declarabel is, waardoor ze het structureel nalaten, ook als het contact daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en aan de voorwaarden voldoet.
- Gemiste M&I-verrichtingen: Handelingen worden uitgevoerd maar niet als afzonderlijke prestatie gedeclareerd, omdat het team ervan uitgaat dat ze al in het consulttarief zitten — terwijl dat niet altijd het geval is.
- Onjuist contacttype: Een visite die wordt gedeclareerd als consult, of een herhaalrecept waarvoor een consultcode wordt gebruikt terwijl de voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
- Kennisafhankelijkheid van één persoon: Als de medewerker die “alles weet van declareren” uitvalt of vertrekt, verdwijnt de kennis mee.
- Geen interne controle: Praktijken controleren zelden achteraf of declaraties volledig en correct zijn, waardoor fouten zich opstapelen.
Bij Ord’us zien we dat deze fouten bijna altijd voortkomen uit ingesleten gewoontes en onduidelijke afspraken, niet uit onverschilligheid. Dat maakt ze ook goed te corrigeren, mits het hele team erbij betrokken wordt.
Wat gebeurt er als een huisarts onjuist declareert?
Als een huisarts onjuist declareert, kan de zorgverzekeraar een terugvordering instellen. Dat betekent dat eerder uitbetaalde bedragen moeten worden terugbetaald. In ernstigere gevallen, bij aantoonbaar bewuste onjuiste declaraties, kan de zorgverzekeraar een formele maatregel treffen of de zaak doorsturen naar de NZa of het Openbaar Ministerie.
In de praktijk zijn de meeste onjuiste declaraties niet het gevolg van opzet, maar van onwetendheid of gebrekkige registratie. Toch beschermt dat niet automatisch tegen een terugvordering. Een zorgverzekeraar die bij een controle afwijkingen constateert, kijkt naar wat er feitelijk is gedeclareerd en of dat overeenkomt met wat daadwerkelijk is geleverd — niet naar de intentie erachter.
Daarom is het zo belangrijk om declaraties niet alleen volledig maar ook verdedigbaar te maken. Dat betekent: een dossier dat aansluit bij wat daadwerkelijk is geleverd, een registratie die klopt met de uitgevoerde zorg, en een team dat begrijpt waarom iets wel of niet afzonderlijk declarabel is. Onzekerheid over declareren is een risico op zichzelf: wie twijfelt, declareert te weinig uit voorzorg, maar bouwt daarmee ook geen verdedigbare praktijk op.
Wil je weten waar jouw praktijk nu staat en wat er concreet te verbeteren valt? Bekijk de training Optimaal Declareren van Ord’us, speciaal ontwikkeld voor huisartsenpraktijken die grip willen krijgen op hun declaraties, binnen de NZa- en LHV-richtlijnen en met het hele team.