Een telefonisch consult declareer je met de verrichtingscode 14 (consult via telefoon of beeldverbinding). Dit is van toepassing wanneer het gesprek inhoudelijk gelijkwaardig is aan een regulier spreekuurcontact: er is sprake van een echte anamnese, beoordeling en beleid. Niet elk telefoontje valt hieronder. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het correct declareren van telefonische consulten, inclusief veelgemaakte fouten en hoe je controleert of het in jouw praktijk goed gaat.
Welke code gebruik je voor een telefonisch consult?
Voor een telefonisch consult gebruik je verrichtingscode 14: het consult via telefoon of beeldverbinding. Deze code heeft hetzelfde tarief als een regulier consult (code 11) en wordt op dezelfde manier bij de zorgverzekeraar ingediend. De code geldt voor zowel telefonische als videoconsulten, mits de inhoud van het contact daarvoor kwalificeert.
Bepalend voor de declaratie is wat daadwerkelijk is uitgevoerd, niet de intentie of voorbereiding. Niet alleen de code zelf, maar ook de koppeling aan het juiste contacttype en de bijbehorende ICPC-code bepalen of de declaratie compleet en verdedigbaar is. Een goed gedocumenteerd consult, met een heldere probleemomschrijving en het gevoerde beleid, vormt de basis voor elke correcte declaratie. Dat geldt voor een regulier consult, maar net zo goed voor een telefonisch contact.
Wanneer mag je een telefonisch consult declareren?
Je mag een telefonisch consult declareren wanneer de zorgverlener tijdens het contact daadwerkelijk een medisch-inhoudelijke beoordeling heeft uitgevoerd die gelijkwaardig is aan een regulier spreekuurbezoek. Dat betekent: er is een klacht of vraag, er is een gerichte anamnese afgenomen, er is een beoordeling gemaakt en er is een beleid vastgesteld. Is aan die voorwaarden voldaan, dan is declareren niet alleen toegestaan, maar ook terecht.
Niet elk telefonisch contact kwalificeert. Een patiënt die belt om een herhaalrecept aan te vragen of een afspraak te maken, levert geen declarabel consult op. Hetzelfde geldt voor een kort administratief contact of een gesprek waarbij geen medische beoordeling heeft plaatsgevonden. Wat daadwerkelijk is uitgevoerd, is bepalend — niet de duur of het kanaal.
Een vuistregel die in de praktijk goed werkt: als hetzelfde gesprek op het spreekuur had plaatsgevonden, had je het dan als consult geregistreerd? Dan is declareren via code 14 vrijwel altijd gerechtvaardigd. Twijfel je structureel over deze grens, dan is dat een signaal dat de interne afspraken in jouw praktijk verduidelijking verdienen.
Wat is het verschil tussen een telefonisch consult en triage?
Triage is het beoordelen van de urgentie van een klacht om te bepalen welk type zorg of contact nodig is. Een telefonisch consult is het contact zelf, waarbij daadwerkelijk medisch-inhoudelijk gehandeld wordt. Triage leidt tot een verwijzing of vervolgafspraak; een telefonisch consult is de zorghandeling die is uitgevoerd. Alleen het telefonisch consult is declarabel als code 14.
In de dagelijkse praktijk lopen deze twee vormen van contact regelmatig door elkaar. Een assistente die triageert, brengt de urgentie in kaart en bepaalt of iemand dezelfde dag langs moet komen. Dat is haar rol en die is waardevol, maar levert geen declarabel consult op. Pas wanneer een bevoegde en bekwame zorgverlener — zoals de huisarts, praktijkondersteuner (POH), praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) — het gesprek overneemt en een medische beoordeling uitvoert, ontstaat er een declarabel moment.
Dit onderscheid is een van de meest voorkomende bronnen van gemiste inkomsten in huisartsenpraktijken. Contacten waarbij een zorgverlener wel degelijk een inhoudelijke bijdrage levert, worden niet altijd als consult gedeclareerd omdat ze in de flow van de triage zijn begonnen. Met heldere interne afspraken over wie wat uitvoert en registreert, is dit eenvoudig te corrigeren.
Wie mag het telefonisch consult registreren en declareren?
Het telefonisch consult wordt gedeclareerd op basis van de zorg die daadwerkelijk is geleverd door de zorgverlener die het contact heeft gevoerd en de medische beoordeling heeft uitgevoerd. Dat kan de huisarts zijn, maar ook een POH, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken en de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is. De assistente mag het contact aanmaken en de code invoeren, maar de inhoudelijke verantwoordelijkheid ligt bij degene die het consult heeft uitgevoerd.
In de praktijk betekent dit dat de taakverdeling binnen het team helder moet zijn. Wie voert het gesprek? Wie is verantwoordelijk voor de registratie? Wie controleert? Onduidelijkheid op dit punt leidt niet alleen tot gemiste declaraties, maar ook tot risico op fouten. Als een assistente een contact als consult declareert terwijl er alleen sprake was van triage, ontstaat er een declaratie die bij controle niet verdedigbaar is.
Bij Ord’us zien we dat dit soort onduidelijkheid in vrijwel elke praktijk voorkomt. Niet omdat mensen het niet goed willen doen, maar omdat de afspraken nooit expliciet zijn gemaakt. Een gedeeld begrip van rollen en verantwoordelijkheden is de basis voor declaraties die kloppen én standhouden.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het declareren van telefonische consulten?
De meest voorkomende fout is het structureel niet declareren van telefonische consulten die wel degelijk declarabel zijn. Veel praktijken leggen telefonisch contact standaard vast als een korte aantekening zonder verrichtingscode, ook wanneer de zorgverlener een volledig inhoudelijk gesprek heeft gevoerd en een medische beoordeling heeft gemaakt. Dat is een stille maar kostbare gewoonte.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Triage en consult door elkaar declareren, waardoor niet-declarabele contacten toch als code 14 worden ingediend, of declarabele contacten worden gemist.
- Ontbrekende ICPC-codering, waardoor de declaratie onvolledig is en bij controle kwetsbaar wordt.
- Geen beleid vastgelegd in het dossier, zodat het contact weliswaar gedeclareerd is, maar niet onderbouwd kan worden als er vragen komen van de zorgverzekeraar.
- Inconsistente werkwijze tussen teamleden, waarbij de ene zorgverlener alles declareert en de andere niets, afhankelijk van persoonlijke gewoontes.
- Onbekendheid met de code bij nieuwe medewerkers, waardoor kennis wegvalt zodra een vaste kracht vertrekt.
De angst om verkeerd te declareren speelt hierbij ook een rol. Sommige praktijken kiezen bewust voor terughoudendheid uit voorzorg, in de veronderstelling dat minder declareren veiliger is. Maar structureel minder declareren dan je recht hebt, is geen veilige keuze. Het is onnodig inleveren van inkomsten waar je recht op hebt. De training Optimaal Declareren van Ord’us helpt praktijkteams precies die grens te vinden: wat mag, wat niet, en hoe je het consequent goed doet.
Hoe controleer je of telefonische consulten correct worden gedeclareerd?
De meest directe manier om te controleren of telefonische consulten correct worden gedeclareerd, is het vergelijken van het aantal gedeclareerde code-14-contacten met het werkelijke aantal inhoudelijke telefonische gesprekken in een bepaalde periode. Zijn die aantallen realistisch voor de omvang van jouw praktijk? Een groot verschil wijst op een patroon dat aandacht verdient.
Praktische stappen om dit te beoordelen:
- Trek een overzicht uit je HIS van alle telefonische contacten in de afgelopen maand, uitgesplitst naar contacttype en verrichtingscode.
- Vergelijk het aantal code-14-declaraties met het totale aantal telefonische contacten. Is de verhouding logisch, gezien hoe jullie werken?
- Bekijk een steekproef van niet-gedeclareerde contacten en beoordeel of er inhoudelijk daadwerkelijk sprake was van een uitgevoerd consult.
- Bespreek de bevindingen met het team en stel vast of de huidige werkwijze overeenkomt met de declaratieregels van de NZa.
Dit soort interne controle is waardevol, maar heeft ook beperkingen. Het vereist dat iemand in de praktijk voldoende kennis heeft van de declaratieregels om de beoordeling te maken. Is die kennis versnipperd of afhankelijk van één persoon, dan is de controle zo sterk als die ene schakel. Wil je weten wat er in jouw praktijk concreet te verbeteren valt, dan biedt de interactieve teamtraining van Ord’us een gestructureerde aanpak: van het in kaart brengen van het huidige kennisniveau tot het maken van eenduidige afspraken die het hele team draagt.
Correct declareren van telefonische consulten is geen kwestie van meer werken of meer risico nemen. Het gaat om het zichtbaar maken van zorg die daadwerkelijk is geleverd, en die vervolgens op de juiste manier vastleggen. Wie dat structureel goed regelt, creëert financiële ruimte zonder iets te doen wat niet mag. Ord’us helpt praktijken precies daarmee: van inzicht naar gewoonte, voor het hele team.