Verkeerd declareren als huisarts kan leiden tot terugvorderingen door de zorgverzekeraar, financiële schade voor de praktijk en in ernstige gevallen zelfs juridische gevolgen. De meeste declaratiefouten ontstaan niet uit kwade wil, maar uit onwetendheid, onduidelijke interne afspraken of ingesleten routines die stilletjes afwijken van wat de NZa-regels voorschrijven. Hieronder krijgt elke veelgestelde vraag over declaratiefouten een direct antwoord.
Wat zijn de meest voorkomende declaratiefouten in een huisartspraktijk?
De meest voorkomende declaratiefouten zijn het niet registreren van verrichtingen die wel zijn uitgevoerd, het gebruik van onjuiste of verouderde prestatiecodes, en onduidelijkheid over wie in het team verantwoordelijk is voor welke declaratie. Daarnaast worden telefonische consulten, dubbele problematiek tijdens één consult en M&I-verrichtingen structureel ondergedeclareerd.
In de praktijk ziet Ord’us bij vrijwel elke praktijk hetzelfde patroon: de declaratietaak is gedelegeerd aan de assistentes, maar zonder eenduidige interne afspraken over wat wanneer geregistreerd moet worden. Het gevolg is dat declaraties afhangen van de kennis en interpretatie van individuele medewerkers. Valt er iemand weg, dan valt er ook kennis weg.
Andere veelvoorkomende fouten zijn:
- Het niet declareren van een telefonisch consult terwijl dit wel is toegestaan
- Het missen van aanvullende verrichtingen bij chronische zorg (zoals diabetes of COPD)
- Het niet benutten van beschikbare M&I-mogelijkheden die de praktijk wel levert
- Het declareren van een verkeerde prestatiecode door verwarring over de definitie
- Inconsistente registratie tussen verschillende medewerkers voor dezelfde handeling
Wat gebeurt er als een zorgverzekeraar een fout ontdekt?
Als een zorgverzekeraar een declaratiefout ontdekt, volgt er doorgaans eerst een formeel verzoek om toelichting of onderbouwing. Kan de praktijk de declaratie niet aantoonbaar onderbouwen met dossierregistratie, dan volgt een terugvordering van het onterecht ontvangen bedrag. Bij een patroon van fouten kan de verzekeraar besluiten tot een uitgebreider controleonderzoek.
Zorgverzekeraars voeren materiële controles uit om te toetsen of gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk geleverd is en voldoet aan de geldende declaratieregels voor huisartsen. Daarbij kijken ze naar de medische dossiers, de registraties in het huisartsinformatiesysteem en de consistentie tussen wat is vastgelegd en wat is gedeclareerd.
Belangrijk om te weten: een controle hoeft niet te betekenen dat er opzet in het spel is. Maar ook een onbedoelde fout die structureel is gemaakt, kan leiden tot aanzienlijke terugvorderingen. Juist daarom is het zo waardevol om te weten wat je mag declareren en hoe je dat correct vastlegt. Bepalend voor de declaratie is altijd wat er daadwerkelijk is uitgevoerd — niet wat er gepland stond of wat de bedoeling was.
Hoe hoog kan een terugvordering bij een huisarts uitvallen?
Een terugvordering bij een huisarts kan oplopen van enkele honderden euro’s bij een incidentele fout tot tienduizenden euro’s wanneer een structurele declaratiefout over meerdere jaren wordt teruggedraaid. De hoogte hangt af van de aard van de fout, de periode waarover de fout is gemaakt en het aantal betrokken patiënten of verrichtingen.
Zorgverzekeraars kunnen in principe tot vijf jaar terugvorderen. Een fout die per consult klein lijkt, maar dagelijks wordt gemaakt, telt snel op. Stel dat een praktijk structureel een verrichting declareert die niet aan de voorwaarden voldoet: bij honderd consulten per week is de cumulatieve schade na één jaar al aanzienlijk.
Naast het financiële bedrag brengt een terugvordering ook administratieve druk met zich mee: correspondentie, bezwaarprocedures en de tijd die het van de praktijkhouder vraagt. Dat maakt het voorkomen van declaratiefouten niet alleen financieel verstandig, maar ook praktisch gezien de moeite waard.
Wat is het verschil tussen onderdeclareren en overdeclareren?
Onderdeclareren betekent dat een praktijk minder declareert dan waar zij op basis van daadwerkelijk geleverde zorg recht op heeft. Overdeclareren betekent dat er meer of iets anders wordt gedeclareerd dan wat daadwerkelijk is uitgevoerd of toegestaan. Beide vormen zijn problematisch, maar om verschillende redenen en met verschillende gevolgen.
Onderdeclareren: stille financiële schade
Onderdeclareren is veruit het meest voorkomende probleem in huisartspraktijken. Het gaat niet om bewuste keuzes, maar om gemiste kansen: verrichtingen die wel zijn uitgevoerd maar niet zijn gedeclareerd, codes die onbekend zijn, of onzekerheid over de vraag of iets wel gedeclareerd mag worden. Een bijkomend aandachtspunt bij ketenzorg is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden — zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart in rekening worden gebracht. De financiële schade door onderdeclareren blijft onzichtbaar, maar is reëel. Veel praktijken laten jaarlijks tienduizenden euro’s aan legitieme inkomsten liggen.
Overdeclareren: juridisch en financieel risico
Overdeclareren heeft een heel ander karakter. Het gaat om het declareren van zorg die niet is geleverd, het gebruik van een zwaardere prestatiecode dan gerechtvaardigd op basis van wat daadwerkelijk is uitgevoerd, of het dubbel declareren van een verrichting. Een voorbeeld hiervan is het afzonderlijk declareren van een verrichting die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding. Dit kan als fraude worden aangemerkt, ook als het onbedoeld is. De gevolgen zijn ernstiger: terugvorderingen, boetes en reputatieschade zijn reële risico’s.
Het kernprincipe van optimaal declareren is dan ook: nooit meer dan is toegestaan op basis van wat daadwerkelijk is geleverd, maar ook nooit structureel minder dan waar de praktijk recht op heeft. Dat evenwicht vraagt om kennis van de declaratieregels voor huisartsen én om heldere interne afspraken.
Kan een huisarts persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor declaratiefouten?
Ja, als praktijkhouder ben je eindverantwoordelijk voor de declaraties van jouw praktijk, ook als de uitvoering is gedelegeerd aan medewerkers. Dat betekent dat bij een controle of terugvordering de praktijkhouder de verantwoording draagt, ongeacht wie de fout feitelijk heeft gemaakt. Bij bewezen fraude kan persoonlijke aansprakelijkheid ook strafrechtelijke gevolgen hebben.
Dit is een aspect dat veel praktijkhouders zich onvoldoende realiseren. De aanname dat “de assistentes het wel bijhouden” is begrijpelijk gezien de werkdruk, maar biedt geen juridische bescherming. De NZa-regels en de contractuele verplichtingen met zorgverzekeraars rusten op de praktijkhouder als contractpartij.
Dat maakt het des te belangrijker dat declaratiekennis niet persoonsgebonden is, maar verankerd zit in teamafspraken en heldere procedures. Niet als bureaucratische last, maar als bescherming voor de praktijkhouder zelf.
Hoe voorkom je declaratiefouten als huisarts?
Declaratiefouten voorkom je door het hele team te trainen op actuele declaratieregels, eenduidige interne afspraken te maken over wie wat registreert, en die kennis levend te houden via regelmatige herhaling. Structurele verbetering vraagt meer dan één keer de regels uitleggen: het gaat om gedrag, routine en gedeeld bewustzijn binnen het team.
Concrete stappen die het verschil maken:
- Breng het huidige kennisniveau in kaart. Weet het hele team wat er gedeclareerd mag worden, inclusief telefonische consulten, dubbele problematiek en M&I-verrichtingen? En is duidelijk welke verrichtingen al onderdeel zijn van een ketenzorgvergoeding en dus niet afzonderlijk gedeclareerd mogen worden?
- Maak afspraken expliciet. Wie declareert wat, op basis van welke daadwerkelijk uitgevoerde zorg, en in welk systeem? Impliciete aannames zijn de grootste bron van fouten.
- Houd kennis actueel. De NZa past tarieven en regels periodiek aan. Wat vorig jaar klopte, hoeft dit jaar niet meer te gelden.
- Train het hele team, niet alleen de assistentes. De huisarts, de doktersassistente, de praktijkverpleegkundige, de physician assistant (PA) en de praktijkmanager hebben elk een eigen rol in het declaratieproces. Verrichtingen kunnen door verschillende bevoegde en bekwame zorgverleners worden uitgevoerd, mits dit past binnen de gemaakte afspraken.
- Controleer periodiek. Een interne steekproef op declaraties geeft inzicht in afwijkingen voordat een verzekeraar ze ontdekt.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is precies op dit punt ontwikkeld: interactief, op locatie, met het hele team, en gericht op het omzetten van kennis naar concrete interne afspraken en dagelijkse routines. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna actief, zodat verbetering niet wegzakt na de training.
Wil je eerst weten wat er bij jouw praktijk te halen valt? Ord’us biedt een rendementstest waarmee je een concreet beeld krijgt van de legitieme inkomsten die nu mogelijk worden gemist. Geen vage schattingen, maar een praktijkspecifieke berekening die het onzichtbare zichtbaar maakt. Meer weten? Bekijk de mogelijkheden op ordus.nl.