Zorg dat nieuwe teamleden correct leren declareren door vanaf de eerste werkdag te werken met vaste declaratieafspraken, een gedeeld kennisniveau en concrete routines die niet afhangen van één persoon. Declaratiekennis is geen bijzaak die vanzelf goed gaat — het is een vaardigheid die je actief overdraagt, inbedt in dagelijkse werkprocessen en periodiek toetst. In dit artikel krijg je antwoord op de meest gestelde vragen rondom het inwerken van nieuwe teamleden op het gebied van declareren in de huisartsenpraktijk.
Welke declaratiekennis moeten nieuwe teamleden vanaf dag één hebben?
Nieuwe teamleden moeten vanaf dag één weten welke verrichtingen in jouw praktijk het meest voorkomen, welke codes daarbij horen, en wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en indienen ervan. Zonder die basiskennis ontstaan er direct gaten: consulten die niet worden gedeclareerd, codes die verkeerd worden toegepast, of verrichtingen die simpelweg over het hoofd worden gezien.
Concreet gaat het bij de start om kennis van de meest gebruikte consulttypes, zoals het reguliere consult, het telefonisch consult en het herhaalrecept. Een nieuwe doktersassistente moet weten wat ze mag declareren en onder welke voorwaarden een telefonisch consult declarabel is. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt juist hier veel onduidelijkheid te bestaan — ook bij ervaren medewerkers.
Naast de technische kennis over codes en tarieven is het minstens zo belangrijk dat nieuwe teamleden begrijpen waarom correct declareren ertoe doet. Een praktijk die structureel te weinig declareert, heeft minder financiële ruimte voor personeel, scholing en goede zorg. Dat besef maakt declareren tot een professionele verantwoordelijkheid, niet tot een vervelend administratief klusje.
- Welke consulttypes zijn declarabel en onder welke voorwaarden
- Welke verrichtingen mogen worden gedeclareerd en door wie
- Hoe en waar codes worden vastgelegd in het systeem
- Wat de interne taakverdeling is rondom declareren
- Wat de gevolgen zijn van verkeerd declareren of een ontbrekende registratie
Hoe zorg je dat declaratiekennis niet bij één persoon blijft hangen?
Declaratiekennis blijft niet bij één persoon hangen door afspraken en werkwijzen schriftelijk vast te leggen, het hele team te betrekken bij scholing, en kennis periodiek te herhalen. Zolang declaratiekennis persoonsgebonden is, is de praktijk kwetsbaar: valt die persoon weg door ziekte, verlof of vertrek, dan verdwijnt de kennis met haar mee.
Dit is een van de meest voorkomende risico’s in huisartsenpraktijken. De assistente die “altijd alles regelt” weet precies welke codes kloppen, maar heeft dat nooit opgeschreven. Een nieuwe collega neemt haar taken over en declareert op goed geluk — of helemaal niet. Het gevolg is niet alleen inkomensverlies, maar ook onzekerheid over of alles nog wel klopt volgens de NZa-regels voor declareren.
De oplossing zit in het verplaatsen van kennis van hoofden naar systemen. Dat betekent: interne declaratieprotocollen opstellen, vaste momenten inplannen waarop het team declaratieafspraken bespreekt, en nieuwe medewerkers structureel inwerken op basis van die gedeelde afspraken. De training Optimaal Declareren van Ord’us is specifiek gericht op dit principe: kennis omzetten in teamgedrag, zodat het niet afhankelijk is van één persoon maar verankerd zit in de dagelijkse praktijkroutine.
Wat is het verschil tussen inwerktraining en structurele declaratieroutines?
Inwerktraining geeft een nieuw teamlid de basiskennis om te starten; structurele declaratieroutines zorgen ervoor dat die kennis ook daadwerkelijk en consistent wordt toegepast, dag na dag. Beide zijn nodig — maar ze vervangen elkaar niet.
Een inwerktraining is eenmalig en persoonsgericht. Je legt uit hoe het systeem werkt, welke codes gangbaar zijn en wat de interne afspraken zijn. Dat is een goed begin, maar kennis die je eenmalig overdraagt, slijt. Zeker in een drukke praktijk waar declareren nooit de hoogste prioriteit heeft, verdwijnen details snel naar de achtergrond.
Structurele declaratieroutines zijn iets anders. Het gaat om vaste momenten waarop declaraties worden gecontroleerd, een duidelijke taakverdeling die iedereen kent, en een systeem waarbij fouten of omissies tijdig worden gesignaleerd. Denk aan een wekelijkse controle van gedeclareerde verrichtingen, een vast aanspreekpunt voor declaratievragen, en periodieke kennisopfrissing voor het hele team.
Het onderscheid is ook relevant voor de vraag wat te doen bij onzekerheid. Een nieuwe medewerker die twijfelt of ze dit consult mag declareren, heeft niet genoeg aan een inwerkhandleiding van drie maanden geleden. Ze heeft een werkende routine nodig: weet ze wie ze kan vragen, weet ze waar ze het kan opzoeken, en is er een veilige omgeving om die vraag te stellen?
Hoe controleer je of een nieuw teamlid correct declareert?
Je controleert of een nieuw teamlid correct declareert door in de eerste weken declaraties actief te reviewen, afwijkingen te bespreken en te vergelijken met het declaratiepatroon van de praktijk als geheel. Vertrouwen is goed, maar controle in de beginfase is professioneel en beschermend — voor het teamlid zelf net zo goed als voor de praktijk.
Concrete controlemomenten zijn onder andere:
- Wekelijkse steekproef van gedeclareerde codes in de eerste maand
- Vergelijking van het declaratiegedrag met dat van ervaren collega’s
- Bespreking van twijfelgevallen in een kort teamoverleg
- Periodieke terugkoppeling over wat goed gaat en wat anders kan
Fouten in de beginfase zijn geen teken van onkunde — ze zijn normaal en te verwachten. Het gaat erom dat ze worden gesignaleerd voordat ze een patroon worden. Een structureel verkeerd gedeclareerde verrichting valt misschien pas op bij een controle door de zorgverzekeraar, en dan is de schade groter dan wanneer je het intern eerder had opgemerkt. Onzekerheid over declareren en angst voor terugvordering zijn te voorkomen door vroeg te controleren en bij te sturen.
Weet je niet zeker of je huidige declaratiepatroon klopt? Ord’us biedt een rendementstest waarmee je inzicht krijgt in wat er bij jouw praktijk mogelijk aan inkomsten blijft liggen.
Wanneer is een externe declaratietraining zinvol voor je praktijk?
Een externe declaratietraining is zinvol wanneer de declaratiekennis in je praktijk persoonsgebonden is, er structureel twijfel bestaat over welke verrichtingen correct zijn, of wanneer je een nieuw teamlid wilt inwerken op een gedeeld en actueel kennisniveau. Het is ook een logisch moment bij tariefwijzigingen, nieuwe NZa-regelgeving of na een opmerking van je accountant over tegenvallende praktijkinkomsten.
Veel praktijkhouders herkennen het gevoel: het declareren is gedelegeerd aan de assistentes, en je gaat ervan uit dat het wel goed gaat. Maar dat stille vertrouwen is kwetsbaar. Niet omdat het team niet zijn best doet, maar omdat declaratieregels complex zijn, regelmatig veranderen en zelden systematisch worden doorgenomen. De gevolgen van verkeerd declareren — of van te weinig declareren — zijn vaak onzichtbaar totdat ze opvallen.
Een externe training is geen teken dat het fout gaat. Het is een investering in een praktijk die structureel goed wil declareren: volledig, correct en verdedigbaar. Zeker wanneer er een nieuw teamlid start, is dat het ideale moment om de kennis van het hele team te ijken en gezamenlijke afspraken te maken die voor iedereen gelden.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is daar specifiek op gericht. De training vindt altijd plaats op de eigen locatie, met het hele team, en combineert kennisoverdracht met het maken van concrete interne afspraken. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna levend door wekelijkse leermomenten en kennischecks. Zo wordt declareren geen momentopname, maar een duurzame praktijkroutine. Wil je weten wat dit voor jouw praktijk kan opleveren? Doe de rendementstest via ordus.nl en zet er een concreet bedrag op.