De meest gemaakte declaratiefouten door huisartsen zijn het structureel vergeten van verrichtingen, het gebruik van verkeerde of verouderde codes, en een onduidelijke taakverdeling binnen het team. Deze fouten ontstaan zelden door nalatigheid, maar door ingesleten routines en de aanname dat het wel goed gaat. De vragen hieronder pakken elk van die pijnpunten concreet aan.
Welke declaraties worden het vaakst vergeten in een huisartsenpraktijk?
De meest vergeten declaraties in een huisartsenpraktijk zijn dubbele consulten, telefonische consulten, ketenzorgverrichtingen en M&I-prestaties. Veel praktijken declareren wel de standaardconsulten, maar laten de bijkomende verrichtingen structureel liggen, simpelweg omdat ze niet zijn opgenomen in de dagelijkse routine of omdat het onduidelijk is wie ze registreert.
Concrete voorbeelden die regelmatig worden gemist:
- Het telefonisch consult dat inhoudelijk net zo zwaar is als een fysiek consult, maar niet wordt gedeclareerd omdat het “maar een belletje” voelt
- Dubbele consulten waarbij meerdere klachten zijn besproken, maar slechts één verrichting is vastgelegd
- Verrichtingen door de POH, doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant die wel zijn uitgevoerd maar niet zijn gekoppeld aan de juiste declaratiecode, terwijl de zorgverlener bevoegd en bekwaam was de handeling uit te voeren
- M&I-prestaties waarvoor de praktijk wél gecertificeerd is, maar die niet consistent worden bijgehouden
- Avond-, nacht- en weekendtoeslag bij diensten die buiten kantoortijden zijn geleverd
Het patroon is bijna altijd hetzelfde: de zorg is geleverd, de registratie ontbreekt. Niet omdat het team het niet wil, maar omdat afspraken over wie wat vastlegt ontbreken of nooit expliciet zijn gemaakt.
Wat zijn de gevolgen van een onjuiste declaratiecode?
Een onjuiste declaratiecode kan leiden tot terugvordering door de zorgverzekeraar, een lagere vergoeding dan waar de praktijk recht op heeft, of in ernstigere gevallen een formele controle. De gevolgen van verkeerd declareren als huisarts hangen af van de aard van de fout: te hoog declareren brengt financiële en juridische risico’s met zich mee, te laag declareren kost structureel inkomsten. Bepalend voor de declaratie is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling.
Zorgverzekeraars voeren steekproeven en gerichte controles uit op declaratiegedrag. Als daarbij inconsistenties worden gevonden, kunnen zij terugvordering instellen over een langere periode. Dat is niet alleen financieel pijnlijk, het kost ook veel tijd en energie die ten koste gaat van de zorgverlening.
Tegelijkertijd is de angst voor verkeerd declareren bij veel huisartsen zo groot dat ze uit voorzorg te weinig declareren. Dat is begrijpelijk, maar ook onnodig als de declaraties aantoonbaar correct zijn en passen binnen de NZa-regels voor declareren en de richtlijnen van de LHV. Onzekerheid is dus op zichzelf al een gevolg van onduidelijkheid over de regels.
Hoe ontstaan declaratiefouten in de praktijk?
Declaratiefouten in een huisartsenpraktijk ontstaan vrijwel altijd door drie onderliggende oorzaken: onvoldoende gedeelde kennis van de declaratieregels, een onduidelijke taakverdeling binnen het team, en het ontbreken van een vaste routine voor registratie. Het zijn geen fouten uit onwil, maar van het systeem.
In de meeste praktijken is de declaratiekennis geconcentreerd bij één of twee medewerkers. Valt die persoon weg door ziekte of vertrek, dan verdwijnt de kennis mee. Nieuwe assistenten nemen de gewoonten van hun voorganger over, inclusief de blinde vlekken. Zo worden fouten generatie op generatie doorgegeven zonder dat iemand ze herkent als fout.
Daarnaast speelt de werkdruk een rol. In een drukke praktijk is er geen ruimte om bij elke handeling stil te staan bij de vraag: is deze verrichting daadwerkelijk uitgevoerd en mag ik ze declareren, en zo ja, met welke code? De beslissing wordt snel gemaakt, of helemaal niet. Het resultaat is een patroon van gemiste kansen dat onzichtbaar blijft totdat iemand er actief naar kijkt.
Ord’us werkt precies op dit snijvlak: niet alleen de regels uitleggen, maar het gedrag en de routines van het hele team omvormen zodat correcte declaraties de nieuwe standaard worden.
Welk bedrag laten huisartsenpraktijken gemiddeld liggen?
Huisartsenpraktijken laten structureel tienduizenden euro’s per jaar aan rechtmatige inkomsten liggen. Het exacte bedrag verschilt per praktijk en hangt af van de omvang, het zorgaanbod en de huidige declaratieroutines, maar het gaat zelden om kleine bedragen. Voor een gemiddelde normpraktijk loopt het gemiste bedrag al snel op tot tienduizenden euro’s per jaar.
Wat dit bedrag zo opvallend maakt, is dat het gaat om inkomsten waar de praktijk gewoon recht op heeft. De zorg is geleverd, de verrichting is daadwerkelijk uitgevoerd, maar de declaratie is niet ingediend of niet compleet. Het is geen extra werk, het is bestaand werk dat niet volledig wordt vergoed.
Wil je weten wat er bij jouw praktijk concreet te halen valt? De rendementstest van Ord’us zet er een bedrag op, specifiek voor jouw situatie. Zo wordt het onzichtbare zichtbaar voordat je een beslissing neemt.
Wanneer moet een huisarts zijn declaraties laten controleren?
Een huisarts moet zijn declaraties laten controleren zodra er een aanleiding is om te twijfelen: tegenvallende omzet, een opmerking van de accountant, een wijziging in de NZa-tarieven, of het vertrek van een ervaren medewerker. Maar ook zonder directe aanleiding geldt: wie zijn declaraties nooit heeft laten toetsen, weet niet wat hij mist.
Specifieke momenten waarop een controle bijzonder waardevol is:
- Na een tariefswijziging van de NZa, omdat codes en voorwaarden kunnen veranderen
- Bij uitbreiding van het zorgaanbod, zoals het toevoegen van een POH, een praktijkverpleegkundige of een nieuw ketenzorgprogramma
- Na personeelswisseling, wanneer declaratiekennis mogelijk verloren is gegaan
- Wanneer de omzet achterblijft bij wat je op basis van de daadwerkelijk geleverde zorg zou verwachten
- Bij onzekerheid over specifieke codes, zoals bij telefonische consulten, gecombineerde verrichtingen of verrichtingen binnen ketenzorgprogramma’s waarbij afzonderlijke declaratie niet is toegestaan
Wachten op een controle door de zorgverzekeraar is geen strategie. Proactief toetsen geeft grip en gemoedsrust, en dat is precies wat de training Optimaal Declareren biedt: inzicht in wat er nu gebeurt, gevolgd door concrete verbeteringen die direct toepasbaar zijn.
Hoe voorkom je terugkerende declaratiefouten in je team?
Terugkerende declaratiefouten voorkom je door kennis te vertalen naar gedeelde teamafspraken en vaste registratieroutines. Eenmalig uitleggen wat de regels zijn, is niet genoeg. Zolang de kennis bij één persoon ligt en niet is ingebed in de dagelijkse werkwijze van het hele team, blijft de praktijk kwetsbaar.
De meest effectieve aanpak combineert drie elementen:
- Gedeelde basiskennis: alle teamleden — van doktersassistente tot praktijkverpleegkundige en physician assistant — begrijpen welke verrichtingen declarabel zijn, onder welke voorwaarden, en wanneer een verrichting al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding en dus niet afzonderlijk mag worden gedeclareerd
- Duidelijke taakverdeling: expliciete afspraken over wie welke verrichting uitvoert en declareert, waarbij rekening wordt gehouden met de bevoegdheid en bekwaamheid van de betreffende zorgverlener, zodat niets tussen wal en schip valt
- Levende routines: periodieke momenten waarop kennis wordt opgefrist en nieuwe situaties worden besproken, zodat verbeteringen niet vervagen na een paar weken
Dat laatste punt is cruciaal. Gedragsverandering vergt herhaling. Een training die kennis overbrengt maar geen follow-up heeft, leidt zelden tot blijvende verbetering. Bij Ord’us wordt daarom gewerkt met een online leeromgeving die na de training wekelijkse leermomenten, casussen en kennischecks biedt, zodat de verbeteringen structureel worden verankerd in de praktijkroutine.
Declaratiefouten zijn geen onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een huisartsenpraktijk. Met de juiste kennis, heldere afspraken en een team dat dezelfde taal spreekt, worden ze de uitzondering in plaats van de regel. En dat geeft niet alleen financiële ruimte, maar ook de gemoedsrust dat alles klopt binnen de declaratieregels voor huisartsen.