Ja, als huisarts die bij meerdere zorgverzekeraars declareert, gelden er per verzekeraar eigen procedures, contractafspraken en soms afwijkende codes. De kern blijft hetzelfde: je declareert wat je daadwerkelijk hebt geleverd, binnen de NZa-tarieven en de LHV-richtlijnen. Niet de intentie, de voorbereiding of een geplande handeling, maar wat daadwerkelijk is uitgevoerd, is bepalend voor de declaratie. De uitvoering verschilt echter per contract, en juist die verschillen zorgen in de praktijk voor fouten, gemiste verrichtingen en onzekerheid. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over declareren bij meerdere verzekeraars.
Verschilt de declaratieprocedure per zorgverzekeraar?
Ja, de declaratieprocedure verschilt per zorgverzekeraar. Hoewel de NZa de basisregels voor declareren in de huisartsenzorg vaststelt, heeft elke verzekeraar zijn eigen contractafspraken, aanleverformaten, portalen en soms aanvullende eisen voor specifieke verrichtingen. Wat bij de ene verzekeraar standaard geaccepteerd wordt, kan bij een andere verzekeraar een extra onderbouwing vereisen.
In de praktijk betekent dit dat je als praktijkhoudende huisarts niet kunt volstaan met één werkwijze voor alle patiënten. De inschrijftarieven, de module- en integrale bekostiging, en de afspraken rondom M&I-verrichtingen kunnen per contract wezenlijk verschillen. Dat maakt het declaratieproces complexer dan het lijkt, zeker als ook andere zorgverleners in de praktijk — zoals doktersassistentes, praktijkverpleegkundigen of een physician assistant (PA) — een rol spelen in de registratie en uitvoering van zorg.
Veel praktijken merken pas dat er iets mis is wanneer een claim wordt afgewezen of wanneer de accountant opmerkt dat de omzet achterblijft. Structurele kennis over de contractverschillen voorkomt dat je achteraf moet corrigeren of, erger, geconfronteerd wordt met terugvorderingen.
Welke codes gelden voor alle verzekeraars en welke niet?
De NZa-basiscodes, zoals de inschrijftarieven, consulttarieven en een groot deel van de verrichtingencodes, gelden voor alle verzekeraars. Aanvullende codes, zoals M&I-verrichtingen, ketenzorgmodules en specifieke prestaties van andere zorgverleners in de praktijk, zijn afhankelijk van wat er in jouw individuele contracten is opgenomen. Niet elke verzekeraar vergoedt dezelfde aanvullende prestaties.
Concreet onderscheid je twee niveaus:
- Landelijk vastgestelde NZa-codes: deze gelden voor alle gecontracteerde verzekeraars en zijn niet onderhandelbaar. Denk aan het consult, de visite en de inschrijving.
- Contractspecifieke codes: deze worden per verzekeraar afgesproken en kunnen betrekking hebben op M&I-verrichtingen, ketenzorg (DM, COPD, CVRM), of aanvullende modules voor praktijkondersteuning. Belangrijk hierbij is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden. Zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart worden gedeclareerd.
Het risico zit hem in de aanname dat wat bij verzekeraar A geldt, automatisch ook bij verzekeraar B van toepassing is. Die aanname kost praktijken jaarlijks aanzienlijke inkomsten. Een goede interne werkwijze begint daarom bij weten welke verrichtingen je per contract afzonderlijk mag declareren, welke al zijn inbegrepen in een module, en wie in het team bevoegd en bekwaam is om de betreffende zorg te leveren.
Hoe houd je overzicht over contracten met meerdere verzekeraars?
Overzicht houden over meerdere verzekeringscontracten vraagt om een vaste structuur: een centraal overzicht van je actieve contracten, de bijbehorende prestaties en de specifieke aandachtspunten per verzekeraar. Zonder dat overzicht declareert je team op gevoel of gewoonte, en dan sluipen er structureel fouten in.
Praktisch gezien helpt het om per verzekeraar vast te leggen:
- Welke modules en M&I-verrichtingen zijn gecontracteerd, en welke zorg is daarbinnen al vergoed?
- Welke registratie-eisen gelden er (tijdregistratie, diagnosecodering, minimale contactmomenten)?
- Wat zijn de aanlever- en declaratietermijnen?
- Wie in het team is verantwoordelijk voor welke declaratiehandelingen, en is die zorgverlener bevoegd en bekwaam om de betreffende verrichting uit te voeren?
Dat laatste punt wordt vaak onderschat. Verrichtingen kunnen worden uitgevoerd door verschillende zorgverleners — een doktersassistente, praktijkverpleegkundige, physician assistant (PA) of de huisarts zelf — mits dit past binnen de gemaakte afspraken en de zorgverlener bevoegd en bekwaam is. In veel praktijken is de kennis over contractafspraken echter geconcentreerd bij één medewerker. Valt die weg, dan valt de kennis weg. Duurzaam overzicht betekent dat afspraken in het team verankerd zijn, niet in één hoofd. Bij Ord’us zien we dat dit juist het verschil maakt tussen een eenmalige verbetering en een structurele verbetering.
Wat gebeurt er als je bij de verkeerde verzekeraar declareert?
Als je bij de verkeerde verzekeraar declareert, wordt de claim in de meeste gevallen afgewezen of teruggevorderd. In ernstigere gevallen, bij een patroon van onjuiste declaraties, kan een zorgverzekeraar een formeel controleonderzoek starten. De gevolgen van verkeerd declareren lopen uiteen van administratieve correcties tot financiële terugvorderingen over meerdere jaren.
De meest voorkomende situatie is dat een patiënt van verzekeraar A per ongeluk bij verzekeraar B wordt gedeclareerd, bijvoorbeeld door een fout in de koppeling tussen het HIS en het declaratiesysteem. Dit klinkt technisch, maar het gebeurt vaker dan je denkt, zeker bij praktijken met een grote patiëntenpopulatie verdeeld over meerdere zorgverzekeraars.
Belangrijk om te weten: een fout melden en corrigeren is altijd beter dan wachten tot een verzekeraar het zelf ontdekt. Proactief handelen bij een declaratiefout laat zien dat je zorgvuldig werkt en verkleint de kans op verdere gevolgen. Onzekerheid over declareren en angst voor controle zijn begrijpelijk, maar het antwoord is kennis en een heldere werkwijze, niet vermijden.
Hoe zorg je dat je niets misloopt bij meerdere verzekeringscontracten?
Niets mislopen bij meerdere verzekeringscontracten vraagt om drie dingen: actuele kennis van wat je per contract mag declareren, heldere interne afspraken over wie wat uitvoert en declareert, en een routine die het team in staat stelt om dit elke dag consistent toe te passen. Declareren is daarbij altijd gebaseerd op wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet op wat gepland stond of voorbereid is. Kennis alleen is niet genoeg als het gedrag in de praktijk niet meeverandert.
In de praktijk lopen de meeste gemiste inkomsten niet op door grote fouten, maar door kleine, sluipende patronen: een verrichting die wel is uitgevoerd maar niet is gedeclareerd, een M&I-code zoals de Enkel-armindex (Doppleronderzoek) die vergeten wordt bij een complexe patiënt, of een prestatie die niet wordt gedeclareerd omdat onduidelijk is wie daarvoor bevoegd en bekwaam is en wie de declaratie moet verzorgen. Die patronen zijn zichtbaar te maken en aan te pakken.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is daar specifiek op gericht: het hele team, op de eigen locatie, leert samen wat er mogelijk is binnen de NZa- en LHV-richtlijnen, maakt onbewust gemiste verrichtingen zichtbaar en vertaalt dat naar eenduidige interne afspraken. Via een online leeromgeving blijft die kennis daarna levend door wekelijkse leermomenten en praktijkcasussen.
Wil je weten wat er bij jouw praktijk concreet te halen valt? Ord’us biedt een rendementstest waarmee je een indicatie krijgt van de inkomsten die nu mogelijk structureel blijven liggen. Dat maakt het onzichtbare zichtbaar, zonder dat je het zelf hoeft uit te zoeken. Bekijk de mogelijkheden op de pagina over optimaal declareren of neem direct contact op via ordus.nl.