Als huisarts mag je niet alles declareren wat je doet. Consulten die buiten het basistakenpakket vallen, verrichtingen die al in het inschrijftarief zijn inbegrepen, en bepaalde attesten of documenten mogen nooit bij de zorgverzekeraar in rekening worden gebracht. De declaratieregels voor huisartsen zijn vastgelegd door de NZa en de LHV, maar in de dagelijkse praktijk ontstaan er toch regelmatig twijfels over wat wel en niet mag. De vragen hieronder geven je per situatie een helder antwoord, zodat je met meer zekerheid declareert en onnodige risico’s voorkomt.
Welke situaties vallen buiten het basistakenpakket van de huisarts?
Situaties die buiten het basistakenpakket vallen, zijn zorg waarvoor de praktijk géén vergoeding van de zorgverzekeraar mag ontvangen. Denk aan keuringen voor rijbewijzen, werkgeversverklaringen, reisadviezen voor vakantie, cosmetische behandelingen en second opinions op verzoek van de patiënt zelf. Deze vallen buiten de basisverzekering en mogen niet via de reguliere declaratieweg worden ingediend.
Het basistakenpakket omvat de zorg die behoort tot de eerste lijn: diagnostiek, behandeling, begeleiding en verwijzing bij klachten die thuishoren in de huisartsenpraktijk. Zodra een verzoek van een patiënt primair een administratief, sociaal of juridisch doel dient, verlaat je dat domein. In dat geval mag je de kosten rechtstreeks bij de patiënt in rekening brengen, mits je dit vooraf duidelijk communiceert. Wat je niet mag doen, is deze handelingen alsnog als consult of verrichting bij de verzekeraar indienen. Dat is een van de meest voorkomende fouten in de declaratieregels voor huisartsenpraktijken. Bepalend voor de declaratie is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling.
Wanneer mag een herhaalconsult niet apart worden gedeclareerd?
Een herhaalconsult mag niet apart worden gedeclareerd wanneer het inhoudelijk een directe voortzetting is van een eerder consult binnen een korte periode, of wanneer het uitsluitend gaat om het doorgeven van uitslagen zonder dat er sprake is van een nieuw klinisch moment. De declaratieregels schrijven voor dat er een inhoudelijke reden moet zijn voor een apart consult, niet alleen een organisatorische. Uitgangspunt is altijd de zorg die daadwerkelijk is geleverd.
In de praktijk leidt dit tot twijfel. Mag je een telefonisch consult declareren als je een patiënt terugbelt over een bloeduitslag? Dat hangt af van wat er in dat gesprek daadwerkelijk is uitgevoerd. Gaat het om een korte mededeling, dan is er geen grondslag voor een apart tarief. Gaat het om een inhoudelijk gesprek waarbij advies wordt gegeven, beleid wordt bijgesteld of de patiënt op medische gronden wordt gerustgesteld, dan is er wel degelijk een declarabele handeling. Het gaat dus altijd om de inhoud van wat is uitgevoerd, niet om de vorm of het kanaal.
Herhaalconsulten voor chronische patiënten die al onder een ketenzorgprogramma vallen, mogen evenmin afzonderlijk worden gedeclareerd. Zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding mag niet nog eens apart in rekening worden gebracht. Voor longfunctieonderzoek geldt dit in het bijzonder: dit mag binnen de COPD-ketenzorg niet afzonderlijk worden gedeclareerd. Een apart consulttarief bovenop de ketenzorgvergoeding is dan niet toegestaan.
Wat gebeurt er als je per ongeluk een consult ten onrechte declareert?
Als je per ongeluk een consult ten onrechte declareert, kan de zorgverzekeraar het bedrag terugvorderen bij een controle. In ernstigere gevallen, of bij een patroon van onjuiste declaraties, kan dit leiden tot een formeel onderzoek, een boete of reputatieschade voor de praktijk. Eenmalige fouten worden doorgaans anders behandeld dan structurele afwijkingen.
Veel huisartsenpraktijken zijn terughoudend met declareren uit angst voor fouten, en dat gevoel is begrijpelijk. De angst voor een terugvordering of controle door de zorgverzekeraar is een van de redenen waarom praktijken soms te voorzichtig declareren en daardoor legitieme inkomsten mislopen. Maar de oplossing is niet minder declareren, maar beter declareren: op basis van wat daadwerkelijk is uitgevoerd, met kennis van de regels en duidelijke interne afspraken.
Als je ontdekt dat je iets fout hebt gedeclareerd, is het verstandig dit proactief te corrigeren. Neem contact op met de verzekeraar en leg uit wat er is gebeurd. Een vrijwillige correctie wordt vrijwel altijd anders beoordeeld dan een fout die pas bij een externe controle aan het licht komt. Documenteer ook je werkwijze en de stappen die je hebt genomen om herhaling te voorkomen. Dat toont aan dat je zorgvuldig handelt, wat precies de norm is waaraan praktijken worden getoetst.
Hoe weet je of een verrichting al in het inschrijftarief is inbegrepen?
Een verrichting is in het inschrijftarief inbegrepen wanneer het gaat om basiszorg die behoort tot de reguliere huisartsenzorg voor ingeschreven patiënten. Het inschrijftarief dekt de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de praktijk, maar niet alle afzonderlijke handelingen. Verrichtingen met een eigen NZa-tarief — zoals hechtingen, ECG’s, Enkel-armindex (Doppleronderzoek) of andere specifieke behandelingen — mogen wel apart worden gedeclareerd, mits ze daadwerkelijk zijn uitgevoerd door een bevoegde en bekwame zorgverlener binnen de gemaakte afspraken. Dit kan de huisarts zijn, maar ook een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA).
De grens is niet altijd intuïtief. Een kort adviesgesprek valt in de meeste gevallen onder het inschrijftarief. Een uitgebreider consult met een eigen prestatiecode valt er juist buiten. De NZa-tarieflijst is hierbij leidend: als een handeling een eigen prestatiecode heeft en daadwerkelijk is uitgevoerd, is er een grondslag om deze apart te declareren. Als die code er niet is, is de verrichting vermoedelijk onderdeel van de basisvergoeding.
In de training Optimaal Declareren van Ord’us wordt dit onderscheid concreet gemaakt aan de hand van de situaties die in jouw praktijk voorkomen. Juist de grensgevallen — de verrichtingen waarover binnen het team twijfel bestaat — worden dan inzichtelijk gemaakt en omgezet in heldere afspraken.
Mogen POH-consulten altijd worden gedeclareerd?
POH-consulten mogen niet altijd worden gedeclareerd. Een consult bij de praktijkondersteuner is declarabel wanneer de geleverde zorg valt binnen een erkend zorgprogramma of module waarvoor de praktijk gecontracteerd is, en wanneer de zorgverlener bevoegd en bekwaam is om de betreffende handeling uit te voeren binnen de gemaakte taakverdeling. Buiten die kaders bestaat er geen grondslag voor declaratie.
Een veelgemaakte aanname is dat elk gesprek dat een POH voert automatisch declarabel is. Dat klopt niet. De declaratieregels voor huisartsenpraktijken vereisen dat er een heldere koppeling is tussen de daadwerkelijk geleverde zorg, de bevoegdheid van de zorgverlener en de geldende prestatiecode. Als een POH-GGZ een gesprek voert buiten de gecontracteerde module, of als een POH-S een patiënt ziet die niet onder het bijbehorende chronische zorgprogramma valt, dan is declareren niet toegestaan. Zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding mag bovendien nooit afzonderlijk worden gedeclareerd.
Wat een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) mag declareren, verschilt per zorgverlener en hangt af van de gemaakte afspraken, bevoegdheid en bekwaamheid. Assistentes en andere zorgverleners voeren specifieke verrichtingen uit die een eigen code hebben; declaratie vindt plaats op basis van wat daadwerkelijk is uitgevoerd, namens de praktijk. Onduidelijkheid over wie welke zorg heeft geleverd en of die zorg afzonderlijk declarabel is, is een van de meest voorkomende oorzaken van gemiste of onjuiste declaraties. Ord’us helpt praktijkteams precies dit soort blinde vlekken in kaart te brengen en op te lossen.
Welke documenten en attesten mag een huisarts nooit in rekening brengen bij de verzekeraar?
Documenten en attesten die een praktijk nooit bij de zorgverzekeraar in rekening mag brengen, zijn alle verklaringen en formulieren die geen direct medisch-inhoudelijk doel dienen voor de behandeling van de patiënt. Denk aan rijbewijskeuringen, sportmedische verklaringen, verklaringen voor werkgevers of verzekeraars, adoptiedocumentatie en verklaringen voor juridische procedures. Deze vallen buiten de basisverzekering.
Het onderscheid zit in het doel van het document. Een verwijsbrief of een medisch dossieroverzicht ten behoeve van de behandeling van een patiënt is onderdeel van de reguliere zorgverlening. Een attest dat primair dient om een administratief of juridisch proces te ondersteunen, is dat niet. Voor dit laatste mag de praktijk een vergoeding vragen aan de patiënt zelf, maar niet aan de verzekeraar.
Dit is een gebied waar veel praktijken onzeker over zijn, en terecht: de grens tussen zorginhoudelijke documentatie en administratieve dienstverlening is niet altijd scherp. Toch is het een grens die bij een controle door de zorgverzekeraar wél scherp wordt getrokken. Onzekerheid over declareren is dan ook geen reden om minder te declareren, maar een signaal dat de kennis en afspraken binnen het team versterkt kunnen worden.
Wil je weten hoe jouw praktijk er op dit moment voor staat? De rendementstest van Ord’us maakt zichtbaar hoeveel legitieme inkomsten er mogelijk worden gemist, zonder dat je daarvoor zelf door alle regels hoeft te spitten. Zo krijg je grip op wat je mag declareren, wat je niet mag declareren, en wat je structureel kunt verbeteren — met het hele team en binnen de NZa- en LHV-richtlijnen.