Ja, een telefonisch consult mag je declareren — maar alleen als het gesprek voldoet aan de voorwaarden van een volwaardig consult. Dat betekent: er is sprake van een medische vraag, de zorgverlener die het gesprek voert is bevoegd en bekwaam, en er vindt een inhoudelijke beoordeling of advies plaats. Een kort informatiegesprek of een administratieve afhandeling telt niet mee.
Voor veel praktijken is dit precies het punt waar onzekerheid ontstaat. Wanneer telt een telefoontje als declarabel consult? Wie mag het registreren? En welke code gebruik je dan? De vragen hieronder geven je per onderdeel een helder antwoord, zodat je weet waar je aan toe bent.
Onder welke voorwaarden mag een telefonisch consult worden gedeclareerd?
Een telefonisch consult is declarabel wanneer de zorgverlener het gesprek zelf voert, er sprake is van een inhoudelijke medische beoordeling, en het contact betrekking heeft op een concrete klacht of zorgvraag van de patiënt. Bepalend is wat daadwerkelijk is uitgevoerd: het gesprek moet een professionele afweging hebben gevraagd — niet slechts het doorgeven van informatie of het terugkoppelen van een uitslag zonder klinische beoordeling.
De NZa hanteert als uitgangspunt dat een telefonisch consult functioneel gelijkwaardig moet zijn aan een consult op de praktijk. Dat wil zeggen: de zorgverlener luistert, beoordeelt en geeft advies of stelt een beleid vast. De duur van het gesprek is op zichzelf geen harde grens, maar een gesprek van minder dan een minuut zal in de praktijk zelden aan de voorwaarden voldoen.
Belangrijk is ook dat het contact met de betreffende patiënt plaatsvindt. Een gesprek met een familielid of mantelzorger telt in principe niet als consult voor de patiënt, tenzij de zorgverlener ook inhoudelijk over de patiënt oordeelt en dat vastlegt in het dossier.
Welke prestatiecode gebruik je voor een telefonisch consult?
Voor een telefonisch consult gebruik je de prestatiecode voor een telefonisch consult zoals vastgesteld door de NZa. In de huisartsenzorg valt dit onder de consulttarieven binnen de bekostigingssystematiek. Het tarief is lager dan voor een consult op de praktijk, maar het is een volwaardige, declarabele prestatie wanneer aan de voorwaarden is voldaan.
In de praktijk wordt dit in veel huisartsinformatiesystemen (HIS) aangeduid als een telefonisch consult of teleconsult, met een bijbehorende prestatiecode. Controleer of de code in het eigen HIS overeenkomt met de actuele NZa-tariefbeschikking voor 2026. Codes worden periodiek herzien en een verouderde code kan leiden tot afwijzing of terugvordering door de zorgverzekeraar.
Twijfel je of jouw praktijk de juiste codes gebruikt? De training Optimaal Declareren brengt precies dit soort blinde vlekken in kaart, samen met het hele team.
Wat is het verschil tussen een telefonisch consult en een telefonische triage?
Een telefonische triage is een inschatting van de urgentie van een zorgvraag, uitgevoerd door een doktersassistente of een andere daartoe bevoegde en bekwame zorgverlener. Een telefonisch consult is een inhoudelijke medische beoordeling waarbij een zorgverlener — zoals de huisarts, een praktijkverpleegkundige of een physician assistant (PA) — daadwerkelijk een professioneel oordeel velt. Alleen dat laatste is declarabel als consult, mits de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is en dit past binnen de gemaakte afspraken. Triage valt onder de inschrijftarieven en is niet apart declarabel als consult.
Dit onderscheid is in de praktijk cruciaal. Veel assistentes voeren dagelijks tientallen telefonische triagegesprekken. Die gesprekken zijn waardevol en noodzakelijk, maar ze rechtvaardigen geen consultnota. Pas als een bevoegde zorgverlener het gesprek overneemt en een inhoudelijke medische beoordeling maakt, ontstaat er een declarabele prestatie.
Een veelgemaakte vergissing is dat het gehele telefonische contact — inclusief het triagegedeelte — wordt gedeclareerd als consult. Dat klopt niet en vergroot het risico op terugvordering. De grens ligt bij het moment dat een bevoegde zorgverlener daadwerkelijk inhoudelijk aan het woord is en een professioneel oordeel velt.
Mag de assistente een telefonisch consult registreren en declareren?
Een telefonisch consult mag alleen worden gedeclareerd als het daadwerkelijk als zodanig is uitgevoerd: door een zorgverlener die bevoegd en bekwaam is om een inhoudelijke medische beoordeling te maken, en waarbij dit past binnen de gemaakte afspraken in de praktijk. De assistente mag de registratie en declaratie verzorgen als administratieve handeling, maar uitsluitend voor een consult dat ook werkelijk heeft plaatsgevonden. Het declareren van een gesprek dat de assistente zelf heeft afgehandeld als telefonisch consult is onjuist en niet toegestaan.
Dit is een van de grijze zones die in veel praktijken voor onduidelijkheid zorgt. De assistente voert het gesprek, beoordeelt de urgentie, geeft advies en noteert het contact. Maar als er geen bevoegde zorgverlener inhoudelijk aan te pas is gekomen, is er geen consult in de zin van de NZa-regelgeving.
Goede interne afspraken over wie welke zorg levert en wie wat registreert en declareert zijn essentieel. Bij Ord’us is dit een vast onderdeel van de teamtraining: niet alleen de regels uitleggen, maar samen heldere werkafspraken maken die dagelijks werken.
Hoe registreer je een telefonisch consult correct in het HIS?
Een telefonisch consult registreer je correct door het contacttype in het HIS in te stellen op “telefonisch consult”, de juiste prestatiecode te koppelen, een korte maar inhoudelijke SOEP-notitie toe te voegen, en het contact op naam van de zorgverlener te zetten die het consult daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Zonder adequate verslaglegging van wat er werkelijk is geleverd, is een declaratie niet verdedigbaar bij een controle.
De SOEP-notitie hoeft niet uitgebreid te zijn, maar moet de kern bevatten: wat was de klacht, wat was het oordeel van de zorgverlener, en wat is het afgesproken beleid. Een notitie als “gebeld, gaat goed” volstaat niet. Een notitie als “patiënt belt met aanhoudende hoestklachten, geen alarmsymptomen, advies paracetamol en terugbellen bij koorts” is wél toereikend.
Praktijken die werken met een gestandaardiseerde registratiewijze maken minder fouten en staan sterker bij een eventuele controle. Onduidelijke of ontbrekende notities zijn een van de meest voorkomende redenen waarom declaraties worden betwist.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het declareren van telefonische consulten?
De meest voorkomende fouten bij het declareren van telefonische consulten zijn: het declareren van triagegesprekken als consult, het ontbreken van een adequate SOEP-notitie, het gebruik van een verouderde of onjuiste prestatiecode, en het declareren van consulten die niet daadwerkelijk als zodanig zijn uitgevoerd door een bevoegde zorgverlener. Al deze fouten verhogen het risico op terugvordering door de zorgverzekeraar.
Wat deze fouten gemeen hebben, is dat ze zelden bewust worden gemaakt. Ze ontstaan uit ingesleten routines, onduidelijke taakverdeling en aannames die nooit zijn uitgesproken. De assistente registreert zoals ze het altijd deed. De huisarts gaat ervan uit dat het goed gaat. En niemand controleert of de codes en notities kloppen met wat er daadwerkelijk is geleverd.
Dat is ook precies waarom declaratiefouten zo lastig te ontdekken zijn van binnenuit. Je ziet niet wat je mist. De training Optimaal Declareren van Ord’us maakt dit patroon zichtbaar: niet door te controleren wat er fout gaat, maar door het hele team samen te laten zien waar kennis ontbreekt en waar afspraken ontbreken.
Een bijkomend risico is dat kennis over declareren persoonsgebonden is. Als de assistente die “het altijd deed” vertrekt, verdwijnt de kennis mee. Structurele verbetering vraagt om gedeelde kennis en gedragen afspraken. Wil je weten wat er in jouw praktijk concreet beter kan? Via ordus.nl kun je beginnen met de rendementstest, die zichtbaar maakt hoeveel rechtmatige inkomsten er mogelijk onbenut blijven.