Bij waarneming in een andere praktijk declareert de praktijkhouder van de ontvangende praktijk, niet de waarnemer zelf. De waarnemer levert zorg, maar de declaratie richting de zorgverzekeraar loopt via de praktijk waar de patiënten ingeschreven staan. Hoe de financiële verrekening tussen waarnemer en praktijkhouder vervolgens plaatsvindt, hangt af van de gemaakte afspraken. De vragen hieronder geven per onderdeel een helder antwoord op alles wat komt kijken bij correct declareren tijdens waarneming.
Wie mag er declareren bij waarneming: de waarnemer of de praktijk?
Bij waarneming declareert de praktijkhouder van de praktijk waar de patiënten ingeschreven staan. De waarnemer verleent de zorg, maar heeft geen directe declaratierelatie met de zorgverzekeraar van die patiënten. Declaraties worden ingediend op het AGB-nummer van de praktijk, niet op het persoonlijke AGB-nummer van de waarnemer.
Dit is een punt dat in de praktijk regelmatig tot verwarring leidt. Een waarnemer heeft weliswaar een eigen AGB-nummer als zorgverlener, maar dat nummer is bedoeld voor situaties waarin hij of zij als zelfstandige een eigen patiëntenpopulatie bedient. Zodra een waarnemer tijdelijk de patiënten van een andere praktijk overneemt, ligt de declaratiebevoegdheid bij de praktijkhouder. De waarnemer factureert zijn of haar diensten aan de praktijk, en de praktijk declareert bij de verzekeraar.
Dit onderscheid is niet alleen administratief relevant, het heeft ook juridische betekenis. Declareert een waarnemer rechtstreeks bij een verzekeraar voor patiënten die bij een andere praktijk zijn ingeschreven, dan is dat declaratietechnisch onjuist en kan het leiden tot terugvordering. Goede afspraken vooraf voorkomen dit soort fouten.
Welke declaratiecodes gelden specifiek voor een waarnemer?
Er zijn geen aparte declaratiecodes die uitsluitend voor waarnemers gelden. De waarnemer gebruikt dezelfde NZa-tariefcodes als de vaste huisarts. Wat wel verschilt, is wie de codes indient: dat blijft de praktijk. Bepalend voor de declaratie is uitsluitend wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet wat gepland stond of voorbereid was.
In de praktijk betekent dit dat alle reguliere consulten, visites, telefonische consulten en verrichtingen die daadwerkelijk zijn geleverd, gedeclareerd kunnen worden via de praktijk. Denk aan een consult op de praktijk, een visite, een herhaalrecept of een specifieke verrichting. Verrichtingen kunnen worden uitgevoerd door de waarnemer zelf, maar ook door een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken en de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is. Zolang de zorg daadwerkelijk is geleverd en voldoet aan de voorwaarden van de NZa, mag de praktijk die declareren.
Wat wél aandacht verdient: sommige M&I-verrichtingen (Modernisering en Innovatie) zijn gekoppeld aan specifieke kwalificaties of overeenkomsten die de praktijk heeft afgesloten. Een zorgverlener zonder die kwalificaties mag die verrichtingen niet uitvoeren en de praktijk mag ze dan ook niet declareren, ook al gebeurt dat normaal wel. Controleer dit vooraf om fouten te voorkomen.
Hoe werkt de afrekening tussen waarnemer en praktijkhouder?
De afrekening tussen waarnemer en praktijkhouder verloopt via een factuur of een vaste vergoedingsafspraak, los van de declaraties aan de zorgverzekeraar. De waarnemer ontvangt een vergoeding van de praktijkhouder, niet van de verzekeraar. Hoe die vergoeding is opgebouwd, verschilt per situatie en moet vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.
Er zijn globaal twee modellen in gebruik:
- Uurtarief of dagtarief: de waarnemer factureert een vast bedrag per uur of dag, ongeacht het aantal consulten of verrichtingen.
- Omzetafdracht: de waarnemer ontvangt een percentage van de door de praktijk gedeclareerde omzet die tijdens de waarneemperiode is gegenereerd.
Beide modellen zijn gangbaar. Het omzetmodel maakt de waarnemer financieel medeverantwoordelijk voor volledige registratie van daadwerkelijk geleverde zorg, wat de prikkel vergroot om verrichtingen correct en compleet te noteren. Bij een uurtarief ligt die prikkel minder vanzelfsprekend bij de waarnemer, waardoor de praktijk extra alert moet zijn op de volledigheid van de registratie.
Wat mag een waarnemer niet declareren?
De praktijk mag uitsluitend declareren wat daadwerkelijk is uitgevoerd. Niet de intentie, de voorbereiding of een geplande handeling, maar de feitelijk geleverde zorg is bepalend. Daarnaast moet rekening worden gehouden met de specifieke contractafspraken van de praktijk.
Concreet betekent dit onder andere:
- geen zorg afzonderlijk declareren die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding — zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart worden gedeclareerd
- geen M&I-verrichtingen of aanvullende modules declareren als niet aan de daarvoor geldende voorwaarden of contractafspraken wordt voldaan
- geen verrichtingen declareren waarvoor de uitvoerende zorgverlener niet bevoegd en bekwaam is
- geen zorg dubbel declareren, bijvoorbeeld zowel binnen de ketenzorg als via een regulier consult
- geen verrichting declareren die niet daadwerkelijk is uitgevoerd
Een waarnemer doet er daarom goed aan vooraf te weten welke declaratie- en contractafspraken binnen de praktijk gelden.
De grens tussen wat wel en niet afzonderlijk declarabel is, kan in de dagelijkse praktijk soms lastig te herkennen zijn. Juist daarom is het belangrijk om hierover vooraf duidelijke afspraken te maken. Onjuist declareren kan leiden tot correcties of terugvorderingen door de zorgverzekeraar en kan bovendien de samenwerking tussen praktijkhouder en waarnemer onder druk zetten.
Duidelijkheid vooraf voorkomt discussie achteraf.
Wat moet er in een waarneemovereenkomst staan over declareren?
Een waarneemovereenkomst moet in ieder geval vastleggen wie verantwoordelijk is voor de registratie van daadwerkelijk geleverde zorg, hoe de vergoeding aan de waarnemer is geregeld, en welke afspraken er gelden over de volledigheid en correctheid van die registratie. Zonder deze afspraken ontstaan achteraf discussies over gemiste declaraties of fouten.
De minimale onderdelen die betrekking hebben op declareren zijn:
- Wie registreert welke verrichtingen in het HIS (huisartsinformatiesysteem).
- Welk vergoedingsmodel van toepassing is (uurtarief of omzetafdracht).
- Welke declaratiecodes de waarnemer wel en niet mag laten uitvoeren en declareren.
- Hoe wordt omgegaan met M&I-verrichtingen en ketenzorgprestaties, inclusief de afbakening van wat al onder de ketenzorgvergoeding valt en dus niet afzonderlijk declarabel is.
- Wie verantwoordelijk is als achteraf blijkt dat er onjuist is gedeclareerd.
Een goed opgestelde overeenkomst beschermt beide partijen. Voor de praktijkhouder geeft het zekerheid dat alleen daadwerkelijk geleverde zorg wordt gedeclareerd die ook declarabel is; voor de waarnemer is het duidelijk wat van hem of haar wordt verwacht. De LHV biedt hiervoor modelovereenkomsten die als basis kunnen dienen.
Hoe voorkom je declaratiefouten bij langdurige of vaste waarneming?
Bij langdurige of vaste waarneming voorkom je declaratiefouten door de waarnemer volledig in te werken op de declaratieroutines van de praktijk, inclusief de interne afspraken over wie wat uitvoert en declareert. Hoe langer de waarneming duurt, hoe groter het risico dat de waarnemer onbewust afwijkt van de praktijkstandaard of dat fouten zich herhalen zonder dat iemand het doorheeft.
Praktische maatregelen die structureel helpen:
- Onboarding op declaratieafspraken: bespreek bij aanvang van de waarneming expliciet welke verrichtingen declarabel zijn, wie ze uitvoert en onder welke voorwaarden ze gedeclareerd mogen worden — inclusief de afbakening ten opzichte van ketenzorgvergoedingen.
- Periodieke controle: laat iemand in de praktijk op gezette tijden de declaraties uit de waarneemperiode doornemen op volledigheid en juistheid.
- Duidelijke taakverdeling: leg schriftelijk vast wie verantwoordelijk is voor de eindcontrole van declaraties tijdens de waarneming.
- Terugkoppeling: geef de waarnemer feedback als er patronen zichtbaar zijn in gemiste of onjuiste declaraties.
Veel praktijken ontdekken bij langdurige waarneming dat er stille verliezen zijn ontstaan, niet door kwade wil maar door onduidelijkheid over routines. De training Optimaal Declareren van Ord’us richt zich precies op dit soort structurele verbeteringen: het hele team leert samen welke verrichtingen worden gemist, en er worden concrete interne afspraken gemaakt die direct toepasbaar zijn.
Een waarnemer die de praktijk goed kent en weet welke zorg declarabel is en onder welke voorwaarden, declareert zorgvuldig en laat daarmee geen onnodige inkomsten liggen voor de praktijk. Die investering in duidelijkheid loont, zeker bij waarneming die regelmatig terugkeert.
Twijfel je of de declaratieroutines in jouw praktijk sterk genoeg zijn om ook tijdens waarneming overeind te blijven? Ord’us helpt praktijken om declaratiekennis te verankeren in het team, zodat het niet afhankelijk is van één persoon of één situatie. Dat geeft rust, ook als jij er even niet bij bent.