Ja, een huisarts mag een verwijzing declareren. Een verwijzing naar een medisch specialist, GGZ of andere zorgverlener is een declarabele verrichting, mits de verwijzing medisch inhoudelijk is beoordeeld en daadwerkelijk door of namens de huisarts is afgegeven. De voorwaarden liggen vast in de tariefregels van de NZa en de richtlijnen van de LHV. In dit artikel worden de meest gestelde vragen over het declareren van verwijzingen concreet beantwoord.
Wanneer mag een verwijzing worden gedeclareerd?
Een verwijzing mag worden gedeclareerd op het moment dat er daadwerkelijk een medisch inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden en op basis daarvan een verwijzing is afgegeven. Bepalend is wat er feitelijk is uitgevoerd: de zorgverlener heeft de situatie van de patiënt beoordeeld en geconcludeerd dat een verwijzing naar een andere zorgverlener noodzakelijk of wenselijk is.
Dat betekent dat een administratieve doorsturing zonder enige inhoudelijke afweging niet declarabel is. Denk aan een patiënt die belt met het verzoek om een verwijsbrief die vorig jaar al was besproken, en waarbij de assistent de brief simpelweg verzendt zonder dat er een nieuwe beoordeling heeft plaatsgevonden. In dat geval ontbreekt de medische handeling die de declaratie rechtvaardigt.
Wanneer er wel een inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden — ook als dat via een kort overleg of via inzage in het dossier is — dan is de verwijzing declarabel. De beoordeling moet aantoonbaar zijn uitgevoerd en in het dossier worden vastgelegd.
Welke verwijzingen zijn declarabel en welke niet?
Declarabele verwijzingen zijn verwijzingen waarbij daadwerkelijk een inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden en de verwijzing op basis daarvan is afgegeven. Verwijzingen die puur administratief van aard zijn, herhaalde verwijzingen zonder nieuwe beoordeling, of verwijzingen op verzoek van een andere zorgverlener zonder eigen afweging zijn doorgaans niet declarabel.
In de praktijk leidt dit onderscheid tot veel onzekerheid. Enkele veelgestelde situaties:
- Eerste verwijzing na consult: declarabel, mits er een inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden en de verwijzing is opgesteld of geautoriseerd door een daartoe bevoegde en bekwame zorgverlener.
- Herhalingsverwijzing: alleen declarabel als er een nieuwe beoordeling aan ten grondslag ligt, bijvoorbeeld omdat de klacht is veranderd of de verwijzing is verlopen.
- Verwijzing op uitdrukkelijk verzoek van de patiënt zonder medische noodzaak: hier is voorzichtigheid geboden. Als er toch een inhoudelijke afweging heeft plaatsgevonden en de verwijzing op basis daarvan is afgegeven, kan declaratie gerechtvaardigd zijn. Dit vraagt om een goede dossierregistratie van de uitgevoerde beoordeling.
- Spoedeisende verwijzing: declarabel, ook als die telefonisch of buiten kantooruren tot stand komt, zolang er daadwerkelijk een inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden door een bevoegde zorgverlener.
De declaratieregels voor huisartsenpraktijken maken geen onderscheid op basis van het specialisme waarnaar verwezen wordt. De aard van de uitgevoerde handeling en de vraag of er daadwerkelijk een beoordeling heeft plaatsgevonden, zijn bepalend.
Hoe declareer je een verwijzing correct in de praktijk?
Een verwijzing declareer je correct door de juiste prestatiecode te gebruiken en te zorgen dat de uitgevoerde beoordeling en de afgegeven verwijzing aantoonbaar zijn vastgelegd in het dossier. De verwijzing wordt gedeclareerd via het huisartsinformatiesysteem (HIS) met de daarvoor bestemde code, conform de NZa-tariefregels.
Praktisch gezien zijn dit de stappen die de praktijk moet borgen:
- Dossierregistratie: noteer altijd de reden van verwijzing en de inhoudelijke afweging die is gemaakt. Dit is niet alleen goed voor de continuïteit van zorg, maar ook voor de onderbouwing bij een eventuele controle.
- Autorisatie door een bevoegde zorgverlener: zorg dat de verwijzing is geaccordeerd door een zorgverlener die daartoe bevoegd en bekwaam is, ook als een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) de brief heeft opgesteld.
- Juiste prestatiecode: gebruik de code die past bij de verrichting. Bij twijfel over de juiste code is het raadzaam de actuele NZa-tarieflijst te raadplegen of intern duidelijke afspraken te maken over welke code bij welke situatie hoort.
- Tijdige declaratie: declareer binnen de geldende termijnen om problemen met zorgverzekeraars te voorkomen.
In veel praktijken ontbreken heldere interne afspraken over wie de verwijzing registreert en declareert. Dat leidt tot inconsistentie en gemiste declaraties. De training Optimaal Declareren van Ord’us helpt praktijkteams precies dit soort routines samen vast te leggen, zodat het niet afhankelijk is van wie er die dag werkt.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het declareren van verwijzingen?
De meest gemaakte fout is het niet declareren van een verwijzing die wel degelijk declarabel was. Daarnaast komen ook verkeerde codes, ontbrekende dossierregistratie en onduidelijke taakverdeling binnen het team regelmatig voor als oorzaak van declaratieproblemen.
Concreet ziet dit er in de praktijk zo uit:
- Niet declareren uit onzekerheid: medewerkers twijfelen of een verwijzing wel declarabel is en laten het dan maar zitten. Dit is de meest voorkomende en kostbaarste fout.
- Vergeten te declareren: de verwijzing wordt wel afgegeven, maar er wordt geen prestatiecode aan gekoppeld in het HIS. Dit gebeurt vooral bij drukke spreekuren.
- Verkeerde code: het gebruik van een algemene code terwijl een specifiekere code van toepassing is, of omgekeerd. Dit kan leiden tot onderdeclaratie of, in het slechtste geval, tot een discussie met de zorgverzekeraar.
- Onvoldoende dossierregistratie: de uitgevoerde beoordeling en de afgegeven verwijzing staan niet goed gedocumenteerd, waardoor bij een controle de onderbouwing ontbreekt.
- Geen heldere taakverdeling: iedereen denkt dat een ander het declareert, waardoor het uiteindelijk niemand doet.
Bang zijn om verkeerd te declareren is begrijpelijk, maar leidt paradoxaal genoeg vaak tot het tegenovergestelde probleem: structureel minder declareren dan je recht hebt. Wie de declaratieregels goed kent en interne afspraken helder heeft, hoeft niet te gissen.
Mag een assistent een verwijzing declareren namens de huisarts?
Ja, een doktersassistente mag een verwijzing declareren namens de huisarts, mits de verwijzing is geautoriseerd door een daartoe bevoegde zorgverlener en de assistent handelt binnen de afgesproken taakverdeling. Hetzelfde geldt voor een praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) die binnen hun bevoegdheid en bekwaamheid werken. De declaratie is een administratieve handeling; de medische beoordeling en autorisatie moeten zijn uitgevoerd door een zorgverlener die daartoe bevoegd en bekwaam is.
Dit is een belangrijk onderscheid. Wat een doktersassistente mag declareren, is altijd gekoppeld aan wat er daadwerkelijk is beoordeeld en geaccordeerd door een bevoegde zorgverlener. De assistent voert de registratie en declaratie uit; de inhoudelijke verantwoordelijkheid ligt bij degene die de beoordeling heeft gedaan.
In de praktijk werkt dit goed als er duidelijke afspraken zijn over het werkproces: wanneer declareert de assistent zelfstandig na autorisatie, en wanneer is een extra check nodig? Zonder die afspraken ontstaat ruis. Soms declareert de assistent iets wat niet gedeclareerd had mogen worden, soms blijft een declarabele verwijzing liggen omdat niemand weet wie er verantwoordelijk voor is.
Ord’us richt zich in de training specifiek op dit soort praktijkprocessen: niet alleen de kennis overbrengen, maar ook samen als team vastleggen wie wat doet en wanneer. Zo wordt correct declareren een routine in plaats van een gissing.
Wat zijn de financiële gevolgen van structureel niet declareren?
Structureel niet declareren van verwijzingen leidt tot een aanzienlijk verlies aan legitieme praktijkinkomsten. Omdat verwijzingen dagelijks voorkomen in een huisartsenpraktijk, telt elke gemiste declaratie op. Over een jaar kan dit oplopen tot een bedrag dat voelbaar is voor de financiële ruimte van de praktijk.
Het gaat hier niet om een theoretisch risico. In de praktijk zien we dat huisartsen dit verlies zelden zelf zien, simpelweg omdat er geen overzicht is van wat er structureel wordt gemist. De omzet lijkt stabiel, maar er is nooit een nulmeting geweest van wat er rechtmatig gedeclareerd had kunnen worden.
De gevolgen zijn breder dan alleen het directe bedrag:
- Minder financiële ruimte voor personeel, scholing of praktijkverbetering
- Afhankelijkheid van de kennis van individuele medewerkers, zonder geborgde routines
- Onzekerheid over of de declaraties kloppen, zonder zicht op wat er ontbreekt
De keerzijde van angst voor verkeerd declareren is dus niet veiligheid, maar structureel gemiste inkomsten. Correct en volledig declareren, binnen de NZa- en LHV-richtlijnen, is niet iets om te vermijden. Het is een professionele verantwoordelijkheid.
Wil je weten wat er in jouw praktijk concreet te halen valt? Via de rendementstest van Ord’us wordt het onzichtbare zichtbaar: een concreet bedrag dat laat zien wat er structureel blijft liggen. Daarna helpt de training het team om die kennis om te zetten in dagelijkse routines, zodat verbetering niet eenmalig is maar blijft hangen.