Een huisarts mag alle zorg declareren die daadwerkelijk is geleverd en valt binnen de prestatiebeschrijvingen van de NZa. Dat omvat consulten, visites, telefonisch contact, specifieke verrichtingen, ketenzorgprestaties en POH-activiteiten. De voorwaarde is altijd hetzelfde: de zorg moet zijn geleverd, correct geregistreerd en aantoonbaar zijn. De vragen hieronder werken stap voor stap uit wat dat in de praktijk betekent.
Welke soorten verrichtingen mag een huisarts declareren?
Een huisarts declareert op basis van NZa-prestatiebeschrijvingen. De belangrijkste categorieën zijn: consulten en visites, telefonische en digitale contacten, specifieke verrichtingen zoals hechten of het plaatsen van een IUD, ketenzorgprestaties voor chronische aandoeningen, en POH-prestaties. Elke categorie heeft eigen codes, tarieven en registratievereisten.
Binnen de reguliere huisartsenzorg gelden vaste inschrijftarieven, maar daarbovenop bestaat een uitgebreid stelsel van declarabele prestaties. Verrichtingen als het verwijderen van een atheroom, het uitvoeren van een spirometrie of het behandelen van een wond vallen buiten het basistarief en mogen apart worden gedeclareerd. Hetzelfde geldt voor specifieke consulten, zoals een uitgebreid probleemconsult of een consult met een tolk.
De praktijk leert dat veel teams zich beperken tot de bekendste codes en een groot deel van het declareerbare aanbod onbenut laten. Niet omdat de zorg niet is geleverd, maar omdat de registratie niet aansluit op de declaratiemogelijkheden. Dat is precies het patroon dat Ord’us in meer dan honderd praktijken heeft herkend en gecorrigeerd.
Wat is het verschil tussen een consult en een verrichting?
Een consult is een contact tussen huisarts en patiënt gericht op diagnose, beleid of begeleiding. Een verrichting is een concrete, afgebakende handeling die de huisarts uitvoert, zoals een injectie, een kleine chirurgische ingreep of een specifiek diagnostisch onderzoek. Consulten en verrichtingen kennen elk eigen NZa-codes en kunnen in sommige gevallen op dezelfde dag gecombineerd worden gedeclareerd.
Het onderscheid is praktisch relevant. Een consult wordt bepaald door de aard van het contact; een verrichting door de handeling zelf. Als een huisarts tijdens een consult een wrat behandelt met vloeibare stikstof, zijn dat twee declarabele prestaties: het consult én de verrichting. Worden ze niet allebei geregistreerd, dan blijft er geld liggen dat rechtmatig is verdiend.
Veel assistenten registreren standaard alleen het consult, zonder te controleren of er ook een verrichting heeft plaatsgevonden. Duidelijke interne afspraken over wie wat registreert en op welk moment voorkomen dat dit structureel misgaat.
Wanneer mag een huisarts iets niet declareren?
Een huisarts mag een prestatie niet declareren als de zorg niet feitelijk is geleverd, als de prestatiebeschrijving van de NZa niet van toepassing is, als de patiënt niet is ingeschreven bij de praktijk, of als de handeling al valt onder een andere gedeclareerde prestatie. Dubbel declareren, declareren zonder registratie en declareren buiten de bevoegdheid zijn de drie meest voorkomende grenzen.
Concreet betekent dit dat een telefonisch consult alleen declarabel is als er sprake is van inhoudelijk medisch contact, en niet van een administratieve afhandeling. Een herhaalrecept zonder contact is in de meeste gevallen niet declarabel als consult. En een verrichting die onderdeel is van een ketenzorgprestatie mag niet ook nog apart worden gedeclareerd.
De angst voor terugvordering door de zorgverzekeraar of een controle door de NZa is bij veel praktijkhoudende huisartsen aanwezig, maar leidt soms tot het tegenovergestelde probleem: onderdeclareren uit voorzichtigheid. Rechtmatig declareren betekent niet maximaal declareren, maar wel volledig en consistent declareren wat werkelijk is geleverd.
Hoe werkt het declareren van ketenzorg en POH-prestaties?
Ketenzorg wordt gedeclareerd via zorggroepen op basis van keten-DBC’s voor aandoeningen zoals diabetes type 2, COPD en cardiovasculair risicomanagement. De praktijk ontvangt een vergoeding via de zorggroep, maar de inhoudelijke registratie in het HIS bepaalt of alle geleverde zorg ook daadwerkelijk wordt vergoed. POH-prestaties worden apart gedeclareerd op basis van NZa-codes die gekoppeld zijn aan specifieke contacten en programma’s.
Een veelgemaakte fout is dat POH-consulten niet of onvolledig worden geregistreerd omdat de POH ervan uitgaat dat de huisarts dit afhandelt, of andersom. Zonder eenduidige taakverdeling valt er structureel zorg buiten de declaratie. De keten is zo sterk als de zwakste schakel in de registratie.
Bij ketenzorg geldt bovendien dat de kwaliteitsindicatoren die worden bijgehouden direct van invloed zijn op de vergoeding. Praktijken die hun registratie op orde hebben, presteren beter op deze indicatoren en ontvangen daardoor ook hogere vergoedingen. Registratie en declaratie zijn in de ketenzorg onlosmakelijk verbonden.
Wat zijn de meest gemiste declaraties in een huisartspraktijk?
De meest gemiste declaraties in een huisartspraktijk zijn: verrichtingen die tijdens een consult zijn uitgevoerd maar niet apart zijn geregistreerd, telefonische consulten die als administratief contact zijn geboekt, POH-contacten zonder bijbehorende declaratiecode, en M&I-verrichtingen (modernisering en innovatie) waarvoor de praktijk wel bevoegd is maar die niet actief worden ingezet.
M&I-verrichtingen vormen een aparte categorie die door veel praktijken structureel wordt onderschat. Het gaat om aanvullende prestaties die een praktijk kan leveren als zij daarvoor geaccrediteerd is, zoals begeleiding bij stoppen met roken, valpreventie of psychosociale hulpverlening. De accreditatie is aangevraagd, de zorg wordt geleverd, maar de declaratie blijft uit omdat de codes onbekend zijn of de registratie niet is ingericht.
De training Optimaal Declareren van Ord’us maakt deze gemiste declaraties zichtbaar door het huidige kennisniveau van het team te toetsen en de specifieke lacunes in kaart te brengen. Praktijken ontdekken daardoor structureel welke zorg zij leveren maar niet claimen, en zetten dat om in concrete teamafspraken.
Hoe weet een huisarts of zijn declaraties kloppen?
Een huisarts weet of zijn declaraties kloppen door de gedeclareerde prestaties systematisch te vergelijken met de geleverde zorg, de geldende NZa-tarieven en de interne registratiepraktijk. Dat vereist inzicht in drie lagen: de regelgeving, het gedrag van het team, en de routines in het HIS. Ontbreekt één van die drie, dan is de declaratie per definitie onzeker.
In de meeste praktijken is de declaratiekennis verspreid over individuele medewerkers. Valt er één weg, dan valt er kennis weg. Dat maakt de praktijk kwetsbaar, niet alleen financieel maar ook bij een controle. Een zorgverzekeraar die een steekproef doet, toetst aan de NZa-regels, niet aan wat de praktijk dacht dat de regels waren.
Een praktische eerste stap is de rendementstest van Ord’us, die op basis van praktijkgegevens een concreet bedrag berekent van wat er jaarlijks aan rechtmatige declaraties wordt gemist. Dat maakt het abstracte probleem tastbaar en geeft een huisarts een gefundeerde basis om te beslissen of actie nodig is.
Structurele zekerheid over de declaraties ontstaat alleen als de kennis niet bij één persoon zit maar in het team is verankerd, als de registratieafspraken schriftelijk zijn vastgelegd, en als er periodiek wordt getoetst of de routines nog kloppen met de actuele NZa-richtlijnen. Dat is precies wat de training Optimaal Declareren bewerkstelligt: kennis omzetten in teamgedrag dat ook morgen nog werkt.