De meest gemiste declaraties in een huisartsenpraktijk zijn de zorgprestaties die wel geleverd worden, maar niet worden vastgelegd of gedeclareerd: denk aan M&I-verrichtingen, POH-consulten, dubbele consulten en specifieke NZa-codes voor chronische zorg. Het gaat vrijwel nooit om opzet, maar om ingesleten routines en een onduidelijke taakverdeling binnen het team. Dit artikel beantwoordt de zes meest gestelde vragen over gemiste declaraties, zodat je direct kunt beoordelen waar jouw praktijk staat.
Welke zorgprestaties worden het vaakst niet gedeclareerd?
De zorgprestaties die het vaakst niet worden gedeclareerd zijn M&I-verrichtingen (modernisering en innovatie), POH-consulten die niet als zelfstandige prestatie worden geregistreerd, dubbele consulten die als enkelvoudig worden ingeboekt, en specifieke verrichtingen bij chronisch zieken zoals diabeteszorg en COPD-begeleiding. Dit zijn prestaties die structureel worden geleverd, maar structureel niet worden omgezet in een declaratie.
Naast deze categorieën worden ook telefonische consulten en e-consulten regelmatig vergeten. Huisartsenpraktijken leveren deze zorg dagelijks, maar de registratie blijft achterwege omdat het contact niet als volwaardig consult wordt herkend. Hetzelfde geldt voor avond-, nacht- en weekenddiensten die niet via de juiste prestatiecode worden verwerkt.
Een andere categorie die structureel onderbenut wordt, zijn de ketenzorgprestaties. Praktijken die deelnemen aan ketenzorgprogramma’s laten geregeld prestaties liggen doordat de koppeling tussen de geleverde zorg en de bijbehorende NZa-code niet automatisch wordt gemaakt. De zorg is geleverd, de code is bekend, maar de registratie ontbreekt.
Waarom laten huisartsenpraktijken structureel declaraties liggen?
Huisartsenpraktijken laten structureel declaraties liggen door drie samenhangende oorzaken: onvoldoende kennis van declareerbare prestaties, onduidelijke taakverdeling binnen het team, en ingesleten routines die nooit zijn bijgesteld. Het probleem zit niet in onwil, maar in onbewust gedrag dat zich herhaalt zolang niemand het benoemt.
De meeste praktijkhouders hebben declareren gedelegeerd aan assistentes of de praktijkmanager, met de stille aanname dat het goed gaat. Maar kennis over wat mag worden gedeclareerd is persoonsgebonden en niet geborgd in teamafspraken. Valt een medewerker weg, dan verdwijnt de kennis mee.
Daarnaast speelt de werkdruk een rol. In een drukke praktijk gaat de aandacht naar de patiënt, niet naar de registratie. Zorgverleners weten intuïtief wat ze mogen declareren, maar de vertaalslag van geleverde zorg naar de juiste NZa-code wordt in de hectiek van de dag overgeslagen. Wat niet wordt vastgelegd, wordt niet gedeclareerd.
Tot slot ontbreekt het in veel praktijken aan een systematische controle. Er is geen moment waarop het team terugkijkt op wat is geleverd versus wat is gedeclareerd. Daardoor blijven patronen van onderregistratie jarenlang onzichtbaar.
Hoe groot is het financiële verlies door gemiste declaraties?
Het financiële verlies door gemiste declaraties loopt in een gemiddelde huisartsenpraktijk op tot tienduizenden euro’s per jaar. Het exacte bedrag verschilt per praktijk en hangt af van de omvang, de patiëntenpopulatie, de aanwezige POH-functies en de mate van deelname aan ketenzorgprogramma’s. Maar structureel onderdeclareren is in vrijwel elke praktijk aantoonbaar aanwezig.
Dit verlies is legitiem inkomen waar de praktijk recht op heeft. Het gaat niet om extra verdienen, maar om correct declareren voor zorg die al is geleverd. Dat geld kan worden ingezet voor personeel, scholing, betere werkprocessen of eenvoudigweg een financieel gezondere praktijk.
Wat mag ik declareren als huisarts is een vraag die veel praktijkhouders stellen op het moment dat de omzet tegenvalt of de accountant een opmerking maakt. Tegen die tijd is er al jaren inkomen blijven liggen. Ord’us ontwikkelde de rendementstest specifiek om dit bedrag inzichtelijk te maken voor individuele praktijken, zodat de omvang van het verlies concreet wordt in plaats van een vaag vermoeden.
Welke NZa-codes worden het meest verkeerd of niet gebruikt?
De NZa-codes die het meest verkeerd of helemaal niet worden gebruikt, vallen in vier categorieën: M&I-codes voor aanvullende verrichtingen, de codes voor dubbele consulten, de prestatiebeschrijvingen binnen ketenzorg, en de codes voor specifieke doelgroepen zoals ouderenzorg en GGZ-begeleiding in de eerste lijn.
M&I-verrichtingen zijn een categorie apart. De NZa heeft een uitgebreide lijst vastgesteld van verrichtingen die afzonderlijk declareerbaar zijn naast het reguliere consult. Veel praktijken kennen deze lijst onvolledig of interpreteren de voorwaarden te restrictief, waardoor ze prestaties niet declareren terwijl ze daar wel recht op hebben.
Bij dubbele consulten geldt dat de drempel om de code te gebruiken vaak te hoog wordt ingeschat. De NZa-richtlijn is helder over wanneer een consult als dubbel mag worden gedeclareerd, maar in de praktijk wordt de reguliere code gebruikt uit gewoonte of onzekerheid. Dat levert structureel inkomstenverlies op voor consulten die aantoonbaar meer tijd en complexiteit vroegen.
De codes voor ketenzorgprestaties worden verkeerd gebruikt doordat de koppeling tussen het HIS (huisartsinformatiesysteem) en de declaratiemodule niet altijd automatisch verloopt. Handmatige controle ontbreekt, en daardoor worden prestaties wel geregistreerd in het dossier maar niet omgezet in een declaratie.
Hoe weet je of jouw praktijk declaraties mist?
Je weet dat jouw praktijk declaraties mist als er geen systematische controle bestaat tussen geleverde zorg en ingediende declaraties, als de kennis over declareerbare prestaties bij één of twee medewerkers ligt, of als het team nooit een gezamenlijke training heeft gevolgd over wat mag worden gedeclareerd. Dit zijn de drie meest betrouwbare signalen van structureel onderdeclareren.
Concrete indicatoren om op te letten zijn onder andere een lager dan gemiddeld aantal gedeclareerde M&I-verrichtingen per patiënt, weinig tot geen dubbele consulten in de declaratieoverzichten terwijl de praktijk complexe patiënten behandelt, en POH-prestaties die niet als zelfstandige consulten worden gedeclareerd.
Een praktische eerste stap is het vergelijken van de declaratieoverzichten van de afgelopen twaalf maanden met de NZa-tarieflijst. Welke codes zijn nooit of zelden gebruikt? Dat zijn de kandidaten voor gemiste declaraties. De training Optimaal Declareren van Ord’us begint altijd met een meting van het huidige kennisniveau, zodat precies zichtbaar wordt waar de blinde vlekken zitten.
Wat kun je doen om gemiste declaraties te voorkomen?
Om gemiste declaraties structureel te voorkomen, zijn drie maatregelen nodig: gedeelde kennis in het hele team over wat mag worden gedeclareerd, eenduidige interne afspraken over wie wat registreert en declareert, en een periodieke controle op de verhouding tussen geleverde zorg en ingediende prestaties. Kennis bij één persoon is geen borging, maar een risico.
Teamkennis als fundament
Optimaal declareren begint met een team dat gezamenlijk begrijpt wat mag worden gedeclareerd op basis van de NZa-richtlijnen en de LHV-kaders. Dat betekent niet dat iedereen alles hoeft te weten, maar wel dat de kennis niet afhankelijk is van één medewerker. Interactieve training met het hele team, inclusief huisarts, assistentes, POH en praktijkmanager, is de meest effectieve manier om die gedeelde basis te leggen.
Afspraken en routines vastleggen
Kennis zonder afspraken leidt niet tot gedragsverandering. Elke praktijk heeft heldere interne protocollen nodig: wie declareert wat, op welk moment, en hoe wordt gecontroleerd of het correct is gedaan. Die afspraken moeten worden ingebed in de dagelijkse werkroutine, niet als extra taak maar als onderdeel van het bestaande proces.
Ord’us richt de training Optimaal Declareren altijd in op de eigen locatie van de praktijk, met het volledige team aanwezig. Na de training worden via een online leeromgeving wekelijkse leermomenten, casussen en kennischecks aangeboden, zodat de verbeteringen beklijven en niet wegglijden in de drukte van alledag. Wil je weten wat jouw praktijk concreet laat liggen? Via ordus.nl kun je de rendementstest doen, die het gemiste bedrag zichtbaar maakt op basis van de gegevens van jouw praktijk.