Een doktersassistente mag verrichtingen uitvoeren en laten declareren als zij daarvoor bevoegd en bekwaam is en dit gebeurt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de huisarts. Het gaat dan om handelingen die de huisarts aan haar heeft overgedragen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de zorg bij de huisarts blijft liggen. Welke codes daarbij horen, wat wel en niet mag, en hoe je dat als praktijk structureel goed regelt: dat leest u hieronder.
Welke verrichtingen mag een doktersassistente zelfstandig uitvoeren?
Een doktersassistente kan verrichtingen uitvoeren waarvoor zij bekwaam is en waarover binnen de praktijk duidelijke afspraken zijn gemaakt. Denk aan een bloeddrukmeting, het maken van een ECG, wondverzorging of een Enkel-armindex (Doppleronderzoek). Voor voorbehouden handelingen, zoals het geven van een injectie, gelden aanvullende wettelijke eisen en is een opdracht van een zelfstandig bevoegde zorgverlener nodig. Verrichtingen kunnen ook worden uitgevoerd door een praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken en de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is.
In de praktijk betekent dit dat de huisarts vooraf heldere afspraken maakt over welke taken de assistente zelfstandig mag uitvoeren. Bekwaamheid is daarbij geen aanname, maar een aantoonbare voorwaarde. Is de assistente opgeleid en getraind voor een bepaalde handeling? Dan mag zij die uitvoeren. Is dat niet het geval, dan niet, ook al lijkt de handeling eenvoudig.
Dit klinkt logisch, maar in drukke praktijken sluipen er gemakkelijk onduidelijkheden in. Taken worden overgenomen zonder expliciete opdracht, of routines ontstaan die nooit formeel zijn vastgelegd. Juist die informele gewoontes zijn een bron van declaratiefouten en onzekerheid.
Welke NZa-codes mag een doktersassistente registreren?
Een doktersassistente mag NZa-codes registreren voor verrichtingen die zij daadwerkelijk heeft uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de huisarts. Bepalend voor de declaratie is wat er feitelijk is geleverd — niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling. De gekozen code moet altijd aansluiten bij de zorg die werkelijk is verleend.
Een veelgemaakte fout is dat de verkeerde code wordt gekozen, simpelweg omdat niet duidelijk is welke code bij de situatie hoort. Daarbij kan het uitmaken wie de zorg heeft geleverd, wat er precies is gedaan en hoe lang het contact duurde. Een telefonisch consult door een assistente kan bijvoorbeeld met dezelfde NZa-code worden geregistreerd als een telefonisch consult door de huisarts. Overigens is een telefonisch consult geen aparte NZa-prestatie. Een consult kan fysiek, telefonisch of digitaal plaatsvinden; de duur en inhoud van het contact bepalen welke consultprestatie van toepassing is.
Weten welke codes van toepassing zijn, vraagt om meer dan het raadplegen van een tarieflijst. Het vraagt om inzicht in de context: wie deed wat, in welke setting, op basis van welke opdracht? Bij Ord’us staat dat inzicht centraal in de training: niet alleen de regels kennen, maar ze ook toepassen op de dagelijkse werkelijkheid van de praktijk.
Wat is het verschil tussen delegeren en substitueren in de huisartsenpraktijk?
Delegeren betekent dat de huisarts een taak overdraagt aan de assistente, maar zelf eindverantwoordelijk blijft. Substitueren gaat een stap verder: daarbij neemt een andere zorgverlener, zoals een praktijkondersteuner (POH), praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), een deel van de zorg structureel over van de huisarts, inclusief eigen verantwoordelijkheid. Het verschil is juridisch en declaratietechnisch relevant.
Als een assistente een verrichting uitvoert in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de huisarts, kan die verrichting worden gedeclareerd op basis van de daadwerkelijk geleverde zorg, volgens de daarvoor geldende NZa-prestatie.
Voor sommige functies gelden aparte prestaties. Zo kent de NZa specifieke consultprestaties voor de POH-GGZ. Welke prestatie mag worden gedeclareerd, hangt af van de daadwerkelijk geleverde zorg en de geldende NZa-regels en contractafspraken. Zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding — zoals longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg — mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd.
Dit onderscheid wordt in de praktijk regelmatig door elkaar gehaald, wat leidt tot verkeerd declareren, soms te weinig en soms op een manier die niet verdedigbaar is bij een controle. Goed begrip van dit verschil is een van de basisvoorwaarden voor een correcte declaratiestructuur in de huisartsenpraktijk.
Wat mag een doktersassistente niet declareren?
Een doktersassistente mag geen verrichtingen declareren die zij niet daadwerkelijk heeft uitgevoerd, die buiten haar bekwaamheid vallen of die zij niet in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de huisarts mag uitvoeren. Ook mag zij geen codes gebruiken voor zorg die zij vanuit haar functie niet mag leveren. Wanneer een verrichting een medische beoordeling vereist, moet worden nagegaan welke zorgverlener — huisarts, POH, praktijkverpleegkundige of PA — bevoegd en bekwaam is om die zorg te leveren binnen de gemaakte afspraken.
Bepalend voor de declaratie is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd. Dat betekent onder andere:
- declareer geen verrichting die niet daadwerkelijk is uitgevoerd;
- kies de prestatie die past bij de daadwerkelijk geleverde zorg, niet alleen bij de functie van de medewerker;
- declareer een consult alleen als er daadwerkelijk sprake is geweest van inhoudelijke patiëntenzorg die aan de voorwaarden voor een consult voldoet;
- declareer dezelfde geleverde zorg niet twee keer;
- declareer zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk — voor longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg geldt dit uitdrukkelijk;
- gebruik alleen prestaties die binnen de geldende NZa-regels en eventuele contractafspraken passen.
De angst om iets verkeerd te declareren is begrijpelijk. Maar in de praktijk zie ik ook het tegenovergestelde: uit voorzichtigheid wordt zorg die wel degelijk declarabel is niet geregistreerd. Dat is een stille vorm van omzetverlies. Zorg is geleverd, maar de bijbehorende inkomsten blijven liggen.
Precies daar richt de training Optimaal Declareren van Ord’us zich op: herkennen wat declarabel is, weten welke prestatie daarbij hoort en zorgen dat geleverde zorg ook daadwerkelijk wordt gedeclareerd.
Hoe zorg je dat declaraties van de assistente structureel kloppen?
Declaraties van de assistente kloppen structureel als er heldere interne afspraken zijn over wie wat declareert, op basis van welke opdracht, en met welke code. Dat vraagt om een gedeeld kennisniveau binnen het team, vaste werkafspraken en een routine die niet afhankelijk is van één persoon.
In de praktijk zien we dat declaratiekennis vaak persoonsgebonden is: één medewerker weet hoe het werkt, de rest niet. Valt die persoon weg, dan valt de kennis weg. Dat maakt de praktijk kwetsbaar, zowel financieel als bij een eventuele controle door de zorgverzekeraar.
Structureel correcte declaraties vragen daarom om meer dan een eenmalige uitleg. Ze vragen om:
- Gedeeld bewustzijn in het hele team over wat gedeclareerd mag worden en wat niet
- Eenduidige taakverdeling, zodat iedereen weet wie wat declareert en wanneer
- Praktische routines die aansluiten op de dagelijkse werkstroom, niet op een ideaalplaatje
- Periodieke toetsing, zodat kennis actueel blijft en nieuwe medewerkers snel worden meegenomen
Ord’us begeleidt praktijken bij precies dit proces, altijd op locatie en met het hele team. De interactieve training Optimaal Declareren brengt het huidige kennisniveau in kaart, maakt onbewuste lacunes zichtbaar en vertaalt die naar concrete afspraken die vanaf de volgende werkdag toepasbaar zijn. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna levend, ook als het team verandert.
Wil je weten wat er in jouw praktijk concreet te winnen valt? Op de website van Ord’us vind je de rendementstest, waarmee je een beeld krijgt van de financiële ruimte die nu onbenut blijft. Een praktisch startpunt voor een praktijk die wil declareren wat zij verdient: volledig, correct en met vertrouwen.