Een doktersassistente mag verrichtingen declareren die zij bevoegd en bekwaam heeft uitgevoerd op basis van een geldige delegatie door de huisarts. Het gaat dan om handelingen die de huisarts aan haar heeft overgedragen, waarbij de verantwoordelijkheid voor de zorg bij de huisarts blijft liggen. Welke codes daarbij horen, wat wel en niet mag, en hoe je dat als praktijk structureel goed regelt: dat leest u hieronder.
Welke verrichtingen mag een doktersassistente zelfstandig uitvoeren?
Een doktersassistente mag verrichtingen uitvoeren die de huisarts aan haar heeft gedelegeerd, mits zij daarvoor bekwaam is en de huisarts eindverantwoordelijk blijft. Denk aan het afnemen van een bloeddrukmeting, het uitvoeren van een ECG, wondverzorging of een griepprik. Zelfstandig handelen zonder opdracht van de huisarts is niet toegestaan.
In de praktijk betekent dit dat de huisarts vooraf heldere afspraken maakt over welke taken de assistente zelfstandig mag uitvoeren. Bekwaamheid is daarbij geen aanname, maar een aantoonbare voorwaarde. Is de assistente opgeleid en getraind voor een bepaalde handeling? Dan mag zij die uitvoeren. Is dat niet het geval, dan niet, ook al lijkt de handeling eenvoudig.
Dit klinkt logisch, maar in drukke praktijken sluipen er gemakkelijk onduidelijkheden in. Taken worden overgenomen zonder expliciete opdracht, of routines ontstaan die nooit formeel zijn vastgelegd. Juist die informele gewoontes zijn een bron van declaratiefouten en onzekerheid.
Welke NZa-codes mag een doktersassistente registreren?
Een doktersassistente mag NZa-codes registreren voor verrichtingen die zij zelf heeft uitgevoerd op basis van een geldige delegatie. Daarbij gaat het om codes die horen bij de specifieke handeling, zoals een kort telefonisch consult, een herhaalrecept, een meetwaarde of een specifieke verrichting. De code moet altijd aansluiten bij wat er feitelijk is gedaan.
Een veelgemaakte fout is dat de verkeerde code wordt gekozen, simpelweg omdat de medewerker niet weet welke code het best past bij de situatie. Een telefonisch contact met een patiënt door de assistente heeft een andere code dan een telefonisch consult door de huisarts. Het verschil lijkt klein, maar het heeft directe gevolgen voor de rechtmatigheid van de declaratie.
Weten welke codes van toepassing zijn, vraagt om meer dan het raadplegen van een tarieflijst. Het vraagt om inzicht in de context: wie deed wat, in welke setting, op basis van welke opdracht? Bij Ord’us staat dat inzicht centraal in de training: niet alleen de regels kennen, maar ze ook toepassen op de dagelijkse werkelijkheid van de praktijk.
Wat is het verschil tussen delegeren en substitueren in de huisartsenpraktijk?
Delegeren betekent dat de huisarts een taak overdraagt aan de assistente, maar zelf eindverantwoordelijk blijft. Substitueren gaat een stap verder: daarbij neemt een andere zorgverlener, zoals een praktijkondersteuner (POH), een deel van de zorg structureel over van de huisarts, inclusief eigen verantwoordelijkheid. Het verschil is juridisch en declaratietechnisch relevant.
Bij delegatie declareert de praktijk de verrichting onder de huisarts, ook al heeft de assistente die uitgevoerd. Bij substitutie kunnen sommige verrichtingen onder de eigen prestatiecode van de POH worden gedeclareerd, afhankelijk van de afspraken met de zorgverzekeraar en de NZa-regelgeving.
Dit onderscheid wordt in de praktijk regelmatig door elkaar gehaald, wat leidt tot verkeerd declareren, soms te weinig en soms op een manier die niet verdedigbaar is bij een controle. Goed begrip van dit verschil is een van de basisvoorwaarden voor een correcte declaratiestructuur in de huisartsenpraktijk.
Wat mag een doktersassistente níét declareren?
Een doktersassistente mag geen verrichtingen declareren die zij niet heeft uitgevoerd, die buiten haar bekwaamheid vallen, of waarvoor geen geldige delegatie bestaat. Ook mag zij geen codes gebruiken die zijn voorbehouden aan de huisarts of de POH, zoals consulten die een medische beoordeling vereisen.
Concreet betekent dit onder andere:
- Geen huisartsenconsult declareren voor een contact dat uitsluitend door de assistente is afgehandeld zonder tussenkomst van de huisarts
- Geen verrichting registreren die weliswaar is gevraagd, maar niet daadwerkelijk is uitgevoerd
- Geen codes gebruiken voor zorg die buiten de reguliere huisartsenzorg valt
- Geen dubbele registratie van eenzelfde contact onder verschillende codes
De angst om iets verkeerd te declareren is begrijpelijk, maar leidt in de praktijk ook tot het tegenovergestelde probleem: structureel te weinig declareren uit voorzichtigheid. Dat is evengoed een fout, zij het een stille. Praktijken laten zo jaarlijks legitieme inkomsten liggen zonder dat iemand het doorheeft. De training Optimaal Declareren van Ord’us maakt precies dat zichtbaar: waar blijft er geld liggen, en waarom?
Hoe zorg je dat declaraties van de assistente structureel kloppen?
Declaraties van de assistente kloppen structureel als er heldere interne afspraken zijn over wie wat registreert, op basis van welke opdracht, en met welke code. Dat vraagt om een gedeeld kennisniveau binnen het team, vaste werkafspraken en een routine die niet afhankelijk is van één persoon.
In de praktijk zien we dat declaratiekennis vaak persoonsgebonden is: één medewerker weet hoe het werkt, de rest niet. Valt die persoon weg, dan valt de kennis weg. Dat maakt de praktijk kwetsbaar, zowel financieel als bij een eventuele controle door de zorgverzekeraar.
Structureel correcte declaraties vragen daarom om meer dan een eenmalige uitleg. Ze vragen om:
- Gedeeld bewustzijn in het hele team over wat gedeclareerd mag worden en wat niet
- Eenduidige taakverdeling, zodat iedereen weet wie wat registreert en wanneer
- Praktische routines die aansluiten op de dagelijkse werkstroom, niet op een ideaalplaatje
- Periodieke toetsing, zodat kennis actueel blijft en nieuwe medewerkers snel worden meegenomen
Ord’us begeleidt praktijken bij precies dit proces, altijd op locatie en met het hele team. De interactieve training Optimaal Declareren brengt het huidige kennisniveau in kaart, maakt onbewuste lacunes zichtbaar en vertaalt die naar concrete afspraken die vanaf de volgende werkdag toepasbaar zijn. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna levend, ook als het team verandert.
Wil je weten wat er bij jouw praktijk concreet te halen valt? Op de website van Ord’us vind je de rendementstest, waarmee je een beeld krijgt van de financiële ruimte die nu onbenut blijft. Niet als aanklacht, maar als startpunt voor een praktijk die declareert wat zij verdient: volledig, correct en met gemoedsrust.