Vrije tarieven zijn zorgprestaties waarvoor de NZa geen vast tarief heeft vastgesteld, maar waarbij de zorgaanbieder en de zorgverzekeraar het tarief onderling overeenkomen. Als huisarts mag je een vrij tarief declareren wanneer de prestatie expliciet als zodanig is aangemerkt in de NZa-regelgeving én er een geldige overeenkomst met de verzekeraar bestaat. De vragen hieronder helpen je precies te begrijpen wanneer dat mag, hoe je het correct doet en wat de risico’s zijn als het misgaat.
Welke zorgprestaties vallen onder vrije tarieven?
Vrije tarieven gelden voor specifieke zorgprestaties die de NZa heeft aangewezen als onderdeel van het zogenoemde vrije segment. Binnen de huisartsenzorg gaat het doorgaans om bepaalde Module en Innovatie (M&I)-verrichtingen en een beperkt aantal prestaties buiten het reguliere inschrijftarief en consulttarief. De NZa publiceert jaarlijks de prestatiebeschrijvingen en bijbehorende tariefcategorie.
In de praktijk betekent dit dat het grootste deel van wat een huisartsenpraktijk declareert, zoals het inschrijftarief, het consulttarief en de meeste ketenzorgprestaties, onder maximumtarieven valt. Vrije tarieven zijn eerder uitzondering dan regel. Denk aan bepaalde verrichtingen die buiten de reguliere huisartsenzorg vallen of aan specifieke afspraken die je met een individuele verzekeraar hebt gemaakt. Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden. Voor longfunctieonderzoek geldt specifiek dat dit binnen de COPD-ketenzorg niet apart mag worden gedeclareerd. Het is dus essentieel om per prestatie na te gaan in welke tariefcategorie deze valt en of de zorg al via een andere weg wordt vergoed, voordat je een bedrag opstelt.
Wat is het verschil tussen een vrij tarief en een maximumtarief?
Een maximumtarief is het hoogste bedrag dat de NZa toestaat voor een bepaalde prestatie. Je mag minder declareren, maar nooit meer. Een vrij tarief kent geen wettelijk plafond: het tarief wordt vastgesteld in onderhandeling tussen jou als zorgaanbieder en de zorgverzekeraar, binnen de kaders van de gesloten overeenkomst.
Het praktische verschil is groot. Bij een maximumtarief is er weinig ruimte voor discussie: het NZa-tarief is het referentiepunt, en afwijken naar boven is niet toegestaan. Bij een vrij tarief heb je formeel meer vrijheid, maar die vrijheid is alleen geldig als de verzekeraar het tarief heeft geaccepteerd. Bepalend voor de declaratie is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling. Declareer je een vrij tarief zonder geldige contractuele basis, of voor zorg die niet daadwerkelijk is geleverd, dan loop je het risico op terugvordering. Het verschil kennen is geen detail, het is een fundament van correcte declaratieregels voor huisartsen.
Mag ik een vrij tarief altijd zelf bepalen?
Nee, een vrij tarief mag je niet eenzijdig vaststellen. Ook al valt een prestatie in het vrije segment, dan nog heb je een geldige overeenkomst nodig met de zorgverzekeraar waarin het tarief is overeengekomen. Zonder die overeenkomst is declareren op basis van een zelfgekozen bedrag niet toegestaan.
In de praktijk betekent dit dat je als praktijkhoudend huisarts goed moet weten welke afspraken er in jouw contracten staan. Veel praktijken hebben meerdere contracten met verschillende verzekeraars, en de tariefafspraken kunnen per verzekeraar verschillen. Verrichtingen kunnen worden uitgevoerd door verschillende zorgverleners binnen de praktijk, zoals een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken en de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is. Het is dan ook cruciaal dat iedereen die betrokken is bij het declaratieproces weet welke tarieven voor welke verzekeraar gelden. Kennis over declaratieregels moet breed gedragen worden in het team, niet alleen bij één persoon.
Bij Ord’us zien we regelmatig dat dit precies de plek is waar het misgaat: de afspraken zijn er wel, maar ze zijn niet vertaald naar concrete werkafspraken voor de medewerkers die dagelijks declareren.
Hoe declareer ik een vrij tarief correct aan de zorgverzekeraar?
Een vrij tarief declareer je correct door de prestatiecode te gebruiken die de NZa heeft vastgesteld voor die specifieke zorgprestatie, het overeengekomen tarief toe te passen zoals vastgelegd in jouw contract met de betreffende verzekeraar, en de prestatie te onderbouwen in het dossier zodat duidelijk is dat de zorg daadwerkelijk is geleverd.
Drie stappen zijn daarbij essentieel:
- Controleer de prestatiebeschrijving. De NZa omschrijft precies wat een prestatie inhoudt. Valt de daadwerkelijk geleverde zorg daar niet onder, dan mag je de code niet gebruiken, ook niet als het tarief vrij is.
- Gebruik het contractueel overeengekomen tarief. Raadpleeg het contract met de specifieke verzekeraar. Twijfel je welk tarief van toepassing is, neem dan contact op met de verzekeraar voordat je declareert.
- Zorg voor dossieronderbouwing. De declaratie moet aansluiten op wat daadwerkelijk is uitgevoerd en gedocumenteerd in het patiëntendossier. Wat niet is uitgevoerd, mag niet worden gedeclareerd; wat niet gedocumenteerd is, kan bij controle niet worden aangetoond.
De training Optimaal Declareren van Ord’us gaat hier specifiek op in: welke codes horen bij welke prestaties, hoe onderbouw je de geleverde zorg correct, en hoe maak je dit tot een betrouwbare routine voor het hele team.
Wat zijn de risico’s van een verkeerd gedeclareerd vrij tarief?
De gevolgen van verkeerd declareren kunnen aanzienlijk zijn. Een zorgverzekeraar kan een declaratie afwijzen, het betaalde bedrag terugvorderen, of in ernstigere gevallen een formele controle instellen. Bij structurele fouten bestaat het risico op een fraudeonderzoek, ook als de fouten onbedoeld waren.
Veel huisartsen voelen een knagend ongemak bij dit onderwerp, niet omdat ze bewust fout declareren, maar omdat ze simpelweg niet zeker weten of alles klopt. Dat gevoel van onzekerheid over declareren is begrijpelijk en komt vaker voor dan je denkt. De angst voor terugvordering of controle is een van de meest genoemde pijnpunten onder praktijkhouders.
Wat het risico vergroot, is afhankelijkheid van de kennis van één medewerker. Als die persoon uitvalt of vertrekt, verdwijnt de kennis mee. Structurele borging in het team, via heldere afspraken en gedeelde kennis, is de enige manier om dit risico duurzaam te beperken. Dat is precies waar Ord’us op inspeelt: niet alleen uitleggen wat de regels zijn, maar zorgen dat het hele team ze kent en toepast.
Wanneer is een vrij tarief niet toegestaan?
Een vrij tarief is niet toegestaan wanneer de prestatie onder een maximumtarief valt, wanneer er geen geldige overeenkomst met de zorgverzekeraar bestaat, of wanneer de daadwerkelijk geleverde zorg niet voldoet aan de prestatiebeschrijving die de NZa heeft vastgesteld. Ook voor niet-verzekerden of bij zorg die buiten het basispakket valt, gelden specifieke regels die je niet zomaar mag omzeilen via een vrij tarief. Daarnaast geldt dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden — de vraag is dus altijd of de zorg al via een andere weg wordt vergoed. Een voorbeeld hiervan is de Enkel-armindex (Doppleronderzoek): wanneer dit onderzoek wordt uitgevoerd als onderdeel van een ketenzorgprogramma, mag het niet apart worden gedeclareerd.
Daarnaast geldt een belangrijk principe dat aansluit op de kern van verantwoord declareren: een vrij tarief mag nooit worden gebruikt om zorg te declareren die niet daadwerkelijk is geleverd, of om een maximumtarief te omzeilen. De NZa- en LHV-richtlijnen zijn hierin helder, en de training van Ord’us is volledig op die richtlijnen afgestemd.
Het is ook goed om te weten dat optimaal declareren niet hetzelfde is als maximaal declareren. Het gaat erom dat je declareert wat je rechtmatig toekomt voor zorg die daadwerkelijk is geleverd, volledig en consistent, maar nooit meer dan is toegestaan. Dat geeft niet alleen financiële ruimte, maar ook gemoedsrust. Wil je weten wat er bij jouw praktijk nog te halen valt binnen de regels? Via ordus.nl kun je meer lezen over hoe Ord’us meer dan honderd praktijken heeft geholpen om precies dat inzicht te krijgen.