Als je ontdekt dat je iets fout hebt gedeclareerd, is de eerste stap eenvoudig: meld het zelf bij de zorgverzekeraar en corrigeer de declaratie zo snel mogelijk. Zelfmelding toont goede trouw en verkleint de kans op formele terugvordering of een controle. De meeste fouten zijn herstelbaar, zolang je er transparant over bent en ze niet laat liggen.
Declaratiefouten komen in elke huisartspraktijk voor, vaak zonder kwade bedoelingen. Ze ontstaan door onduidelijke afspraken, wisselende kennis binnen het team, of simpelweg door de druk van een volle werkdag. De vragen hieronder helpen je stap voor stap te begrijpen wat je moet doen, wat de gevolgen kunnen zijn, en hoe je voorkomt dat het zich herhaalt.
Hoe snel moet je een declaratiefout melden bij de zorgverzekeraar?
Meld een declaratiefout zo snel mogelijk nadat je deze ontdekt, bij voorkeur binnen dezelfde declaratieperiode of direct daarna. Er is geen vaste wettelijke termijn die voor alle situaties geldt, maar zorgverzekeraars hanteren doorgaans een terugvorderingstermijn van vijf jaar. Hoe eerder je meldt, hoe eenvoudiger de correctie en hoe sterker je positie.
Wachten of afwachten of de verzekeraar het zelf opmerkt, is geen verstandige strategie. Zorgverzekeraars voeren steeds vaker gerichte declaratiecontroles uit, waarbij afwijkende patronen automatisch worden gesignaleerd. Als een fout dan alsnog naar boven komt zonder dat jij zelf actie hebt ondernomen, wordt dat anders beoordeeld dan een proactieve melding.
Neem bij twijfel contact op met de verzekeraar via de declaratiedesk of het contractmanagement. Leg kort en feitelijk uit wat er is misgegaan en wat je wilt corrigeren. Dat gesprek hoeft niet ingewikkeld te zijn, en het geeft je praktijk rust.
Wat is het verschil tussen een correctie en een terugvordering?
Een correctie is een aanpassing die je zelf initieert: je past een onjuiste declaratie aan voordat of kort nadat de verzekeraar betaalt. Een terugvordering is het gevolg van een controle door de verzekeraar, waarbij zij achteraf vaststellen dat iets ten onrechte is gedeclareerd en het betaalde bedrag terugvorderen. Het verschil zit in wie de fout constateert en wanneer.
Bij een zelfgestarte correctie heb je de regie. Je past de declaratie aan via het declaratiesysteem of neemt contact op met de verzekeraar, en het bedrag wordt verrekend of teruggestort. Dit verloopt doorgaans soepel en zonder verdere consequenties.
Bij een terugvordering ligt de regie bij de verzekeraar. Zij stellen vast dat er onterecht is gedeclareerd, vorderen het bedrag terug en kunnen in sommige gevallen ook een boete of opschorting van betalingen opleggen, zeker als er sprake is van een patroon of structurele fouten. Dat maakt proactief handelen zo belangrijk: een correctie is bijna altijd beter dan een terugvordering.
Welke soorten declaratiefouten komen het meest voor bij huisartspraktijken?
De meest voorkomende declaratiefouten in huisartspraktijken zijn het vergeten van verrichtingen, het gebruik van een verkeerde prestatiecode, het ontbreken van de juiste registratie als onderbouwing, en het onduidelijk beleggen van wie wat declareert binnen het team. Het gaat zelden om opzettelijke fouten, maar vrijwel altijd om kennishiaten of onduidelijke werkafspraken.
Concreet zie je in de praktijk onder andere:
- Consulten die niet worden gedeclareerd omdat de assistent aanneemt dat de dokter het doet, of andersom
- Telefonische consulten die worden afgehandeld maar niet worden geregistreerd als declarabele verrichting
- M&I-verrichtingen die wel worden uitgevoerd maar niet worden herkend als declarabele prestatie
- Verkeerde codes bij POH-consulten of bij specifieke doelgroepen zoals ouderen of chronisch zieken
- Ontbrekende of onvolledige dossierregistratie waardoor een verrichting achteraf niet verdedigbaar is
Veel van deze fouten zijn geen incidenten maar patronen. Ze herhalen zich elke week, elke maand, zonder dat iemand het doorheeft. Dat maakt ze tegelijk het meest schadelijk en het meest herstelbaar: wie het patroon doorbreekt, boekt direct structureel resultaat. Bij Ord’us zien we in de praktijk dat dit soort onbewuste missers bij de meeste praktijken tezamen oplopen tot aanzienlijke bedragen per jaar.
Hoe herstel je een onjuiste declaratie stap voor stap?
Een onjuiste declaratie herstel je door de fout te identificeren, de juiste prestatiecode of het juiste bedrag te bepalen, de declaratie te corrigeren in je systeem en zo nodig contact op te nemen met de zorgverzekeraar. Zorg dat de dossierregistratie klopt als onderbouwing van de gecorrigeerde declaratie.
Praktisch gezien doorloop je de volgende stappen:
- Stel vast wat er fout is gegaan: is het een verkeerde code, een dubbele declaratie, een gemiste verrichting of een niet-declarabele prestatie die toch is ingediend?
- Controleer de dossierregistratie: klopt de registratie in het HIS met wat er daadwerkelijk is geleverd? Pas dit zo nodig aan, met vermelding van wanneer en waarom.
- Corrigeer de declaratie: dien een creditnota in of pas de declaratie aan via je declaratiesysteem, afhankelijk van de verwerkingsstatus.
- Neem contact op met de verzekeraar: bij grotere bedragen of als de betaling al is verwerkt, is directe communicatie verstandig. Leg kort uit wat er is gecorrigeerd en waarom.
- Documenteer de correctie intern: noteer wat er is misgegaan en hoe het is opgelost, zodat het team ervan kan leren.
Die laatste stap wordt vaak overgeslagen, maar is juist waardevol. Een fout die intern wordt besproken en gedocumenteerd, wordt minder snel herhaald.
Wat zijn de gevolgen als een declaratiefout niet wordt gecorrigeerd?
Als een declaratiefout niet wordt gecorrigeerd, loop je het risico op een terugvordering door de zorgverzekeraar, mogelijke contractuele sancties en reputatieschade bij een controle. Bij structurele fouten of een patroon van onjuiste declaraties kunnen de gevolgen verder reiken dan een financiële verrekening alleen.
Zorgverzekeraars hebben het recht om declaraties te controleren tot vijf jaar terug. Als zij bij een steekproef of gerichte controle een fout ontdekken die jij had kunnen melden, staat je praktijk zwakker. De verzekeraar kan dan niet alleen het betreffende bedrag terugvorderen, maar ook een extrapolatie toepassen: op basis van de gevonden fout schatten zij wat er in een bredere periode onjuist is gedeclareerd, en vorderen dat terug.
Naast het financiële risico speelt ook het gevoel van onzekerheid een rol. Veel praktijkhouders hebben een knagende twijfel over hun declaraties, maar nemen geen actie omdat ze niet precies weten waar het misgaat. Dat gevoel lost niet vanzelf op. Het lost op door inzicht te krijgen in wat er klopt, wat er mist, en hoe het anders kan. De training Optimaal Declareren van Ord’us is precies daarop gericht: niet alleen de fout oplossen, maar het systeem eromheen verbeteren.
Hoe voorkom je dat declaratiefouten zich herhalen?
Declaratiefouten herhalen zich zolang de onderliggende oorzaak niet wordt aangepakt. Structurele verbetering vraagt om drie dingen: gedeelde kennis binnen het hele team, heldere interne afspraken over wie wat registreert en declareert, en vaste routines die dat gedrag verankeren in de dagelijkse werkwijze.
Het volstaat niet om één persoon bij te scholen. Als de kennis bij één assistent zit en die wegvalt, valt de kennis weg. Declaratiekennis moet teamkennis zijn, niet persoonsgebonden. Dat betekent gezamenlijk leren, gezamenlijk afspreken en gezamenlijk bijhouden wat de regels zijn, ook als de NZa-tarieven of LHV-richtlijnen worden bijgesteld.
Praktische maatregelen die het verschil maken:
- Stel een vast moment in per week of maand om declaraties te controleren en te bespreken
- Leg intern vast welke verrichtingen door wie worden geregistreerd en gedeclareerd
- Zorg dat nieuwe medewerkers een gerichte introductie krijgen op declaratieregels, niet alleen op klinische taken
- Gebruik casussen uit de eigen praktijk om kennis levend te houden
Ord’us helpt huisartspraktijken precies hierbij. De interactieve teamtraining Optimaal Declareren wordt altijd op de eigen locatie gegeven, met het volledige team, zodat afspraken direct aansluiten op de werkelijkheid van die specifieke praktijk. Daarna houdt een online leeromgeving met wekelijkse leermomenten en kennischecks de kennis levend, zodat verbetering niet na een paar weken wegsijpelt.
Wil je eerst weten wat declaratiefouten jouw praktijk concreet kosten? De rendementstest van Ord’us zet er een bedrag op, zonder verplichtingen. Zo wordt het onzichtbare zichtbaar, en kun je een bewuste keuze maken over de volgende stap.