Jarenlang onderdeclareren kost een huisartspraktijk gemiddeld tienduizenden euro’s per jaar aan rechtmatige inkomsten die nooit worden aangevraagd. Die schade stapelt zich op: wat in één jaar een gemiste kans is, wordt over vijf jaar een structureel gat in de praktijkfinanciën. De vragen hieronder geven een eerlijk beeld van wat er op het spel staat en wat je eraan kunt doen.
Hoeveel geld laat een huisartspraktijk jaarlijks liggen?
Een huisartspraktijk laat gemiddeld tienduizenden euro’s per jaar aan rechtmatige declaraties liggen. Het exacte bedrag verschilt per praktijk en hangt af van de omvang, de patiëntenpopulatie en de interne werkwijze, maar het gaat zelden om kleine bedragen. Praktijken die hun declaratieproces doorlichten, ontdekken regelmatig dat vijf tot vijftien procent van de declarabele zorg structureel niet wordt gedeclareerd.
Dat klinkt misschien abstract, maar het wordt concreet als je het vertaalt naar wat die inkomsten zouden kunnen betekenen: een extra medewerker, een rustigere werkweek, betere apparatuur of gewoon meer financiële stabiliteit. De meeste praktijkhoudende huisartsen hebben geen idee hoe groot het bedrag is, simpelweg omdat er nooit iemand naar heeft gekeken. Ord’us heeft een rendementstest ontwikkeld die dat bedrag voor jouw praktijk concreet maakt, zodat het niet langer een vaag vermoeden is, maar een helder getal.
Welke declaraties worden het vaakst gemist in een huisartspraktijk?
De meest gemiste declaraties in een huisartspraktijk zijn telefonische consulten, dubbele consulten op één dag, chronische zorgmodules, M&I-verrichtingen en specifieke verpleegkundige handelingen door de praktijkondersteuner. Dit zijn geen obscure codes, maar alledaagse zorg die structureel niet wordt omgezet in een declaratie, vaak omdat de registratie ontbreekt of de afspraken intern onduidelijk zijn.
Een veelgehoorde vraag is: mag ik een telefonisch consult declareren? Het antwoord is ja, mits aan de voorwaarden is voldaan. Toch blijft dit een van de meest ondergedeclareerde verrichtingen in de huisartsenpraktijk. Hetzelfde geldt voor consulten waarbij meerdere klachten worden besproken, avond- en weekendconsulten, en zorg die door de doktersassistente zelfstandig wordt geleverd. Wat een doktersassistente mag declareren, is breder dan veel teams denken, maar die kennis zit vaak bij één persoon in plaats van bij het hele team.
Waarom groeit de schade van onderdeclareren met de jaren?
De schade van onderdeclareren groeit met de jaren omdat gemiste declaraties zich ophopen zonder dat iemand ze terugvordert of corrigeert. Anders dan bij een fout in je boekhouding, krijg je voor een gemiste declaratie geen herinnering. De zorg is geleverd, de patiënt is geholpen, maar de vergoeding blijft uit en niemand vraagt ernaar.
Daar komt bij dat onjuiste routines steeds dieper inslijten. Een assistent die een bepaalde verrichting nooit heeft gedeclareerd, gaat er na verloop van tijd vanuit dat het niet mag of niet gebruikelijk is. Nieuwe medewerkers leren van bestaande medewerkers, waardoor de blinde vlekken worden doorgegeven. Na vijf jaar is wat ooit onwetendheid was, een vaste werkwijze geworden. De praktijk mist dan niet alleen de inkomsten van dit jaar, maar ook die van alle voorgaande jaren, zonder dat er een moment is geweest waarop de fout zichtbaar werd.
Bovendien veranderen de declaratieregels voor huisartsen regelmatig. Nieuwe NZa-tarieven, aangepaste LHV-richtlijnen en uitbreiding van verrichtingen creëren elk jaar nieuwe kansen, maar ook nieuwe risico’s voor wie de regels niet actief bijhoudt.
Wat zijn de risico’s van onderdeclareren naast gemiste inkomsten?
Naast gemiste inkomsten brengt onderdeclareren ook operationele en organisatorische risico’s met zich mee. De grootste zijn kennisafhankelijkheid, onzekerheid over wat correct is, en een praktijkorganisatie die niet meeschaalt met de zorgvraag. Dit zijn risico’s die zich zelden acuut manifesteren, maar die de praktijk op de lange termijn kwetsbaar maken.
Kennisafhankelijkheid is misschien wel het meest onderschatte risico. Als de declaratiekennis in de hoofden van één of twee medewerkers zit, is de praktijk volledig afhankelijk van die personen. Vertrekt er iemand, dan vertrekt de kennis mee. Wat dan overblijft, is een team dat het opnieuw moet uitzoeken, terwijl de dagelijkse werkdruk gewoon doorgaat.
Daarnaast leeft bij veel praktijkhoudende huisartsen de onzekerheid of de codes wel kloppen, en de bijbehorende angst voor een controle of terugvordering door de zorgverzekeraar. Die angst is begrijpelijk, maar leidt soms tot het tegenovergestelde van wat je wilt: uit voorzorg minder declareren dan is toegestaan. Dat is geen veilige keuze, maar een dubbel verlies.
Hoe weet je of jouw praktijk structureel onderdeclareert?
Je praktijk declareert waarschijnlijk structureel te weinig als er geen duidelijke interne afspraken zijn over wie wat registreert, als declaraties afhangen van de kennis van individuele medewerkers, of als er nooit een systematische vergelijking is gemaakt tussen geleverde zorg en ingediende declaraties. Herken je het gevoel dat er geld blijft liggen zonder te weten waar, dan is dat een betrouwbaar signaal.
Concrete aanwijzingen zijn onder andere:
- Telefonische consulten worden niet of wisselend gedeclareerd
- Verrichtingen door de POH worden niet altijd omgezet in een declaratie
- Er zijn geen vaste afspraken over dubbele consulten of langere consulten
- Nieuwe medewerkers leren declareren van collega’s, niet uit een gedeeld protocol
- De accountant heeft opmerkingen gemaakt over de omzetontwikkeling
- Er is nooit een externe check geweest op de volledigheid van declaraties
De training Optimaal Declareren van Ord’us begint altijd met het toetsen van het huidige kennisniveau in het team, juist omdat de blinde vlekken pas zichtbaar worden als je ze actief opspoort. Wat je niet weet dat je mist, mis je immers elke dag opnieuw.
Wat is het verschil tussen optimaal en maximaal declareren?
Optimaal declareren betekent dat je nauwkeurig, volledig en consistent declareert wat je daadwerkelijk hebt geleverd, binnen de geldende declaratieregels voor huisartsen. Maximaal declareren is iets anders: dat impliceert het oprekken van grenzen of het declareren van meer dan is geleverd. Dat laatste is niet de bedoeling en ook niet wat een gezonde praktijk nastreeft.
Het onderscheid is belangrijk, omdat veel praktijkhoudende huisartsen onbewust terughoudend zijn met declareren uit angst om verkeerd te declareren of de schijn te wekken financieel gemotiveerd te zijn. Die terughoudendheid is begrijpelijk, maar leidt tot het tegenovergestelde van wat de NZa-regels beogen: een eerlijke vergoeding voor geleverde zorg.
Optimaal declareren is dus geen kwestie van meer willen, maar van volledig zijn in wat je al doet. De zorg wordt geleverd. De vraag is alleen of die zorg ook correct wordt geregistreerd en gedeclareerd. Dat is precies waar de training van Ord’us op inspeelt: niet meer doen dan mag, maar ook structureel niets laten liggen waarop de praktijk recht heeft.
Een praktijk die optimaal declareert, hoeft niet harder te werken. Ze werkt bewuster, met duidelijke interne afspraken, gedeelde kennis in het team en routines die elke dag automatisch het juiste resultaat opleveren. Dat geeft niet alleen financiële ruimte, maar ook de gemoedsrust dat alles klopt, ook als de zorgverzekeraar een keer meekijkt. Wil je weten waar jouw praktijk staat? Bekijk wat Ord’us voor jouw team kan betekenen.