Een POH-er declareert verrichtingen niet zelfstandig op eigen naam, maar via de huisartsenpraktijk als declarerende entiteit. De prestatiecode wordt gekoppeld aan de inzet van de POH-er, maar de verantwoordelijkheid voor de declaratie ligt altijd bij de praktijkhoudende huisarts. Welke codes van toepassing zijn, hoe registratie werkt en waar het vaakst misgaat, lees je hieronder.
Welke verrichtingen mogen voor POH-inzet worden gedeclareerd?
Een POH-er declareert geen verrichtingen op eigen naam. Alle declaraties lopen via de huisartsenpraktijk, waarbij de POH-inzet wordt verantwoord via specifieke prestatiecodes die zijn gekoppeld aan de daadwerkelijk geleverde zorg. De POH-S (somatiek) en de POH-GGZ hebben elk hun eigen tariefstructuur binnen de NZa-regelgeving.
Voor de POH-S gaat het primair om de module Zorgprogramma’s en ketenzorg, zoals diabetes mellitus type 2, COPD en cardiovasculair risicomanagement. Binnen die programma’s zijn consulttarieven en verrichtingencodes beschikbaar die de inzet van de POH-S rechtvaardigen. Belangrijk daarbij is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden. Longfunctieonderzoek, zoals spirometrie, valt binnen de COPD-ketenzorg bijvoorbeeld niet apart te declareren. Buiten de ketenzorgprogramma’s zijn er aanvullende mogelijkheden voor het declareren van specifieke verrichtingen, zoals wondverzorging of Enkel-armindex (Doppleronderzoek), mits de praktijk beschikt over de juiste inschrijving, de zorgverlener bevoegd en bekwaam is, en het contract met de zorgverzekeraar dit toestaat. Dergelijke verrichtingen kunnen worden uitgevoerd door de POH-S, maar ook door een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), afhankelijk van de gemaakte afspraken.
De POH-GGZ werkt met een eigen module, waarbij consulten worden gedeclareerd op basis van tijdseenheden of vaste bedragen per consult, afhankelijk van het type zorgverzekeraarcontract. Begeleiding, kortdurende behandeling en groepsconsulten vallen elk onder aparte codes. Weten welke codes voor jouw praktijk van toepassing zijn, begint bij een goed begrip van je contractafspraken.
Hoe worden POH-verrichtingen geregistreerd in het HIS?
POH-verrichtingen worden geregistreerd in het Huisarts Informatie Systeem (HIS) via een contactregel op naam van de patiënt, waarbij de juiste ICPC-code, de verrichting en de uitvoerende zorgverlener worden vastgelegd. Correcte registratie in het HIS is de directe basis voor een rechtmatige declaratie. Bepalend voor de declaratie is wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling.
In de praktijk betekent dit dat de uitvoerende zorgverlener na elk consult een contactregel aanmaakt met de bijbehorende ICPC-diagnose en de prestatiecode van de geleverde verrichting. Ontbreekt de ICPC-code of is de verkeerde zorgverlener gekoppeld, dan kan de declaratie worden afgewezen of onterecht worden ingediend. Beide situaties zijn vermijdbaar met heldere registratieafspraken binnen het team.
Een veelgemaakte fout is dat het consult wordt geregistreerd op naam van de huisarts, terwijl de zorg feitelijk is geleverd door een POH-er, doktersassistente of andere bevoegde zorgverlener. Voor de declaratie van POH-specifieke prestaties is het noodzakelijk dat de daadwerkelijk uitvoerende zorgverlener correct geregistreerd staat. Veel HIS-systemen ondersteunen het koppelen van de zorgverlener aan de contactregel, maar dit vereist een bewuste instelling en een gedeelde werkafspraak.
Wat is het verschil tussen declareren als POH-S en als POH-GGZ?
Het verschil tussen declareren als POH-S en als POH-GGZ zit in de tariefmodule, de grondslag voor het consult en de contractvereisten. POH-S-verrichtingen vallen onder de somatische zorgprogramma’s en ketenzorg, terwijl POH-GGZ-declaraties zijn gebaseerd op de module geestelijke gezondheidszorg binnen de huisartsenzorg.
POH-S: declareren binnen ketenzorg
De POH-S levert zorg binnen afgebakende zorgprogramma’s. De declaratie is gebaseerd op de daadwerkelijk geleverde zorg, gekoppeld aan inschrijving van de patiënt in een ketenzorgprogramma. De praktijk ontvangt een keten-DBC-tarief of een moduletarief, waaruit de POH-S-inzet wordt gefinancierd. Zorg die al onderdeel is van deze ketenzorgvergoeding mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd. Buiten de ketenzorg zijn er aanvullende verrichtingencodes mogelijk, maar die vereisen een expliciete contractuele basis en mogen alleen worden gedeclareerd als de verrichting ook daadwerkelijk is uitgevoerd door een bevoegde en bekwame zorgverlener.
POH-GGZ: declareren op basis van tijdseenheden
De POH-GGZ werkt met een andere declaratielogica. Consulten worden gedeclareerd op basis van de daadwerkelijk bestede directe en indirecte patiëntcontacttijd, waarbij de zorgverzekeraar per contract bepaalt welke tijdseenheden gelden en welke maximale aantallen per patiënt per jaar zijn toegestaan. Groepsconsulten, intercollegiaal overleg en verslaglegging kunnen afzonderlijke codes hebben. De praktijk die POH-GGZ-zorg levert, heeft een specifiek contract nodig met elke relevante zorgverzekeraar, inclusief de bijbehorende kwaliteitseisen voor de uitvoerende zorgverlener.
Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij het declareren van POH-consulten?
De meest voorkomende fouten bij het declareren van POH-consulten zijn: het niet registreren van de uitvoerende zorgverlener, het missen van declarabele verrichtingen buiten de standaard ketenzorgconsulten, en het niet bijhouden van wijzigingen in NZa-tarieven of contractafspraken per zorgverzekeraar.
Concreet gaat het om de volgende patronen:
- Niet-gedeclareerde telefonische of digitale consulten die daadwerkelijk zijn uitgevoerd door de POH-er of een andere bevoegde zorgverlener, en wel declarabel zijn maar structureel worden overgeslagen.
- Ontbrekende ICPC-koppeling waardoor de declaratie technisch niet verwerkt wordt of handmatig gecorrigeerd moet worden.
- Dubbele registratie waarbij zowel de huisarts als de POH-er een contactregel aanmaken voor hetzelfde consult, wat leidt tot afwijzing of terugvordering.
- Verkeerde tijdseenheden bij POH-GGZ-consulten, met name als de indirecte patiëntcontacttijd regelmatig niet wordt meegeteld bij de daadwerkelijk bestede tijd.
- Verlopen of niet-geactiveerde contracten met zorgverzekeraars, waardoor declaraties worden ingediend buiten een geldig contract.
Deze fouten ontstaan zelden door onwil. Ze zijn het gevolg van ingesleten routines, onduidelijke taakverdeling en het ontbreken van gedeelde kennis in het team. Via de training Optimaal Declareren van Ord’us worden deze patronen zichtbaar gemaakt en omgezet in concrete werkafspraken voor het hele team.
Wie is verantwoordelijk voor de declaratie van POH-verrichtingen in de praktijk?
De eindverantwoordelijkheid voor alle declaraties in een huisartsenpraktijk ligt bij de praktijkhoudende huisarts. Dit geldt ook voor de declaratie van POH-verrichtingen, ongeacht wie de zorg heeft geleverd, wie de registratie in het HIS uitvoert of wie het contactmoment met de patiënt heeft gehad.
In de dagelijkse praktijk wordt de uitvoering van registratie en declaratie gedelegeerd aan assistentes, de POH-er zelf, de praktijkmanager of andere zorgverleners binnen de praktijk. Die delegatie is legitiem en efficiënt, maar verandert niets aan de formele verantwoordelijkheid van de huisarts. Een zorgverzekeraar die een declaratie betwist of terugvordert, richt zich tot de praktijk als declarerende entiteit, en dus tot de praktijkhoudende huisarts.
Dit maakt heldere interne afspraken over taakverdeling onmisbaar. Wie levert welke zorg, wie registreert wat, wie controleert, en wie signaleert wanneer een code ontbreekt of een contract is verlopen? Zonder die structuur is de praktijk afhankelijk van de individuele kennis van medewerkers. Valt er één weg, dan valt er kennis weg. Ord’us richt zich specifiek op het verankeren van die kennis als teamgedrag, zodat de declaratie niet staat of valt met één persoon.
Hoe weet je of je praktijk POH-verrichtingen volledig declareert?
Je weet of je praktijk POH-verrichtingen volledig declareert door de geregistreerde contactmomenten van de POH-er systematisch te vergelijken met de ingediende declaraties. Structurele afwijkingen tussen het aantal consulten in het HIS en het aantal gedeclareerde prestaties zijn een directe indicator van gemiste omzet.
Een praktische eerste stap is het opvragen van een overzicht uit het HIS van alle POH-contacten in een representatieve periode, en dit naast de declaratieoverzichten van de zorgverzekeraar te leggen. Ontbreken er regels, of zijn bepaalde verrichtingencodes nooit of zelden ingediend, dan is dat een signaal om te onderzoeken of de codes wel bekend zijn, of de zorg daadwerkelijk is geleverd en of de registratieafspraken helder zijn.
Wat veel praktijken ontdekken, is dat de omissies niet willekeurig zijn. Ze volgen een patroon: dezelfde codes worden structureel overgeslagen, dezelfde zorgverlener registreert consistent minder dan anderen, of een bepaald type consult wordt nooit gedeclareerd. Die patronen zijn zichtbaar te maken, en dat is precies waar de aanpak van Ord’us op is gericht. De rendementstest zet er bovendien een concreet bedrag op, zodat de omvang van de gemiste declaraties inzichtelijk wordt voordat er een beslissing over training wordt genomen.
Wat mag ik declareren als huisartsenpraktijk voor POH-inzet? Het antwoord is: meer dan de meeste praktijken nu declareren. De codes bestaan, de contracten zijn er, en de zorg wordt geleverd. Het enige dat ontbreekt, is een systeem dat registratie, kennis en taakverdeling structureel op orde houdt.