Een POH (praktijkondersteuner huisarts) mag in een huisartsenpraktijk een breed scala aan verrichtingen declareren, maar altijd onder specifieke voorwaarden en binnen de kaders van de NZa-regelgeving. Welke codes van toepassing zijn, hangt af van het type zorgverlener, de daadwerkelijk geleverde zorg en de afspraken met de zorgverzekeraar. De vragen hieronder geven per onderwerp een helder antwoord op wat wel en niet mag.
Welke verrichtingen mag een POH zelfstandig declareren?
Een POH mag verrichtingen declareren die vallen binnen het consultatietarief voor praktijkondersteuning somatiek (POH-S) of geestelijke gezondheidszorg (POH-GGZ), op basis van de NZa-tariefstructuur. Dit betreft onder meer consulten, telefonische consulten en groepsconsulten die de POH daadwerkelijk heeft uitgevoerd binnen haar taakomschrijving en competentiegebied. Bepalend voor de declaratie is altijd wat er feitelijk is uitgevoerd — niet wat gepland stond of voorbereid werd.
Concreet gaat het bij een POH-S om begeleiding van patiënten met chronische aandoeningen zoals diabetes, COPD of hart- en vaatziekten. Binnen die programma’s zijn specifieke prestaties en bijbehorende codes beschikbaar, zoals de ketenzorgprestaties. Zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding mag daarbij niet afzonderlijk worden gedeclareerd. Voor longfunctieonderzoek geldt specifiek dat dit binnen de COPD-ketenzorg niet apart gedeclareerd mag worden. De declaratie loopt formeel via de praktijk en staat op naam van de huisartsenpraktijk als geheel. Volledig zelfstandig declareren richting de zorgverzekeraar doet een POH niet: de praktijk is de contracterende partij.
Dat onderscheid is belangrijker dan het lijkt. In de dagelijkse praktijk leidt het regelmatig tot verwarring over wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en aanmelden van de verrichting. Precies daar gaan declaraties mis.
Wat is het verschil tussen declareren via de POH of via de huisarts?
Het verschil zit niet in wie de zorg levert, maar in welke prestatiecode van toepassing is op de daadwerkelijk geleverde zorg. Zorg geleverd door een POH-S valt onder andere tariefcodes dan zorg die de huisarts zelf levert. Beide worden gedeclareerd door de praktijk, maar het gebruik van de juiste code bepaalt of de verrichting correct wordt vergoed. Overigens kunnen verrichtingen ook door andere bevoegde en bekwame zorgverleners worden uitgevoerd, zoals een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA), mits dit past binnen de gemaakte afspraken.
Wanneer een patiënt met diabetes begeleiding krijgt van de POH, hoort daarbij een POH-S-consultcode — mits dat contact daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Wanneer dezelfde patiënt daarna de huisarts ziet voor een medisch vraagstuk, is dat een apart consult met een andere code. Het probleem in veel praktijken is dat deze grens vervaagt: de POH noteert iets, de huisarts ziet de patiënt even kort, en aan het einde van de dag is onduidelijk wat er feitelijk is uitgevoerd en dus gedeclareerd moet worden.
Heldere taakverdeling binnen het team is daarom geen luxe, maar een basisvoorwaarde voor correcte declaraties. Bij Ord’us staat dat principe centraal: niet harder werken, maar slimmer registreren met het hele team.
Welke voorwaarden gelden er voor POH-declaraties bij de zorgverzekeraar?
Voor POH-declaraties gelden drie kernvoorwaarden: de POH moet ingeschreven staan in het BIG-register of voldoen aan de kwalificaties die de zorgverzekeraar vereist, de geleverde zorg moet vallen binnen de gecontracteerde prestaties, en wat gedeclareerd wordt moet overeenkomen met wat daadwerkelijk is uitgevoerd.
Zorgverzekeraars kunnen bij een controle vragen om onderbouwing van gedeclareerde prestaties. Ontbreekt de aansluiting tussen de declaratie en de feitelijk geleverde zorg, of voldoet de zorgverlener niet aan de gestelde eisen, dan kan terugvordering volgen. Dat is precies de situatie die veel praktijkhouders vrezen en die leidt tot het gevoel dat declareren risico met zich meebrengt.
Maar het risico zit zelden in te veel declareren. Het zit vaker in inconsistente registratie: de ene week wordt een prestatie vastgelegd, de andere week niet, afhankelijk van wie er dienst heeft of hoe druk het is. Dat maakt een praktijk kwetsbaar, niet zozeer vanwege fraude, maar vanwege onvolledigheid.
Wat mag een POH-GGZ declareren ten opzichte van een reguliere POH?
Een POH-GGZ declareert andere prestaties dan een POH-S, omdat het zorgprofiel fundamenteel verschilt. De POH-GGZ levert kortdurende behandeling en begeleiding bij lichte tot matige psychische klachten, en daarvoor bestaan aparte NZa-prestaties, waaronder intake, behandelcontacten en overlegmomenten met de huisarts. Declareren mag uitsluitend voor contacten die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.
Waar de POH-S vooral werkt binnen chronische ketenzorgprogramma’s, werkt de POH-GGZ meer episodisch: een patiënt komt voor een afgebakend traject en sluit dat weer af. De declaratiestructuur volgt die logica. Er zijn aparte codes voor het intakegesprek, voor vervolgcontacten en voor de afsluiting van een behandelepisode — elk declarabel op het moment dat het betreffende contact daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Een veelgemaakte fout is dat praktijken de POH-GGZ-prestaties niet volledig benutten, bijvoorbeeld omdat de afsluiting van een traject niet apart wordt gedeclareerd of omdat overlegmomenten tussen huisarts en POH-GGZ niet als afzonderlijk declarabele prestatie worden herkend. Juist die momenten zijn legitiem declarabel, maar vereisen bewuste registratie van wat er feitelijk is besproken en uitgevoerd.
Welke POH-verrichtingen worden het vaakst niet gedeclareerd?
De meest gemiste POH-verrichtingen zijn telefonische consulten, groepsconsulten, overlegmomenten tussen huisarts en POH, de Enkel-armindex (Doppleronderzoek) en de afsluitende contacten binnen een GGZ-behandelepisode. Deze verrichtingen zijn volledig declarabel zodra ze daadwerkelijk zijn uitgevoerd, maar worden in de dagelijkse drukte vaak niet als zodanig herkend of vastgelegd.
Telefonische consulten van de POH worden regelmatig afgehandeld zonder dat het contact apart wordt gedeclareerd, terwijl ze onder dezelfde voorwaarden declarabel zijn als een regulier consult — mits het gesprek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Groepsconsulten, bijvoorbeeld bij diabeteseducatie of COPD-begeleiding, worden soms als één activiteit gezien zonder dat per deelnemer wordt beoordeeld of er een afzonderlijk declarabele prestatie is geleverd. Overlegmomenten tussen POH en huisarts worden zelden als afzonderlijk declarabele prestatie herkend, terwijl de NZa daar in specifieke gevallen ruimte voor biedt — op voorwaarde dat het overleg daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en niet al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding.
Het gaat hier niet om fouten of grenzen opzoeken. Het gaat om structureel onbewust gemiste inkomsten: zorg die wél geleverd is, maar niet terugkomt in de declaratie. De training Optimaal Declareren van Ord’us maakt precies die blinde vlekken zichtbaar voor het hele team.
Hoe zorg je dat POH-declaraties structureel kloppen in de praktijk?
POH-declaraties kloppen structureel wanneer drie dingen op orde zijn: het team weet welke verrichtingen declarabel zijn op basis van daadwerkelijk geleverde zorg, er zijn heldere interne afspraken over wie wat declareert en op welk moment, en die afspraken worden consequent uitgevoerd, ongeacht wie er die dag werkt.
Kennis alleen is niet genoeg. Veel praktijken hebben wel iemand die de regels kent, maar als die persoon er een week niet is, valt die kennis weg. Dat maakt de praktijk kwetsbaar en leidt tot inconsistentie die pas opvalt als de omzet tegenvalt of de accountant een opmerking maakt.
Duurzame verbetering vraagt om gedeeld begrip in het team en routines die het goede gedrag vanzelfsprekend maken. Dat is geen kwestie van harder werken, maar van slimmer inrichten. Concrete stappen zijn:
- Maak een overzicht van alle POH-verrichtingen die in jullie praktijk daadwerkelijk worden uitgevoerd en check per verrichting of die consequent en volledig worden gedeclareerd — inclusief de vraag of een verrichting al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding
- Bespreek met het team wie verantwoordelijk is voor het declareren van welke prestaties, en maak daarbij ook ruimte voor verrichtingen die door een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) worden uitgevoerd
- Controleer periodiek of telefonische consulten, de Enkel-armindex (Doppleronderzoek), overlegmomenten en afsluitingen van GGZ-trajecten daadwerkelijk zijn uitgevoerd én gedeclareerd
- Zorg dat nieuwe medewerkers direct ingewerkt worden op de declaratieafspraken, niet pas als er iets misgaat
Praktijken die dit structureel aanpakken, merken dat het niet alleen de financiële ruimte vergroot, maar ook rust geeft: het team weet wat het doet, het klopt, en er hoeft niemand bang te zijn voor een controle of terugvordering.
Wil je weten waar jouw praktijk nu staat en hoeveel er mogelijk structureel blijft liggen? Ord’us biedt een rendementstest en interactieve teamtraining die concreet maakt wat er te verbeteren valt, volledig binnen de NZa- en LHV-richtlijnen. Zo wordt declareren niet iets om van te schrikken, maar iets wat gewoon klopt, elke dag. Meer weten over de aanpak? Kijk op ordus.nl.