Structureel te weinig declareren kost een huisartsenpraktijk gemiddeld tienduizenden euro’s per jaar aan rechtmatige inkomsten die gewoon niet worden opgehaald. Het gaat niet om fraude of fouten in negatieve zin, maar om een stille lekkage: zorg die wél is geleverd, maar niet of onvolledig is gedeclareerd. De vragen hieronder laten zien waar die lekkage zit, wat het je kost, en hoe je het herkent in je eigen praktijk.
Hoeveel geld laat een huisartsenpraktijk gemiddeld liggen?
Praktijken laten regelmatig tienduizenden euro’s per jaar aan rechtmatige declaraties liggen. De exacte omvang verschilt per praktijk, maar het patroon is breed herkenbaar: verrichtingen die structureel niet worden gedeclareerd, codes die verkeerd worden toegepast, en M&I-mogelijkheden die simpelweg onbekend zijn bij het team. Dat is geen uitzondering, het is de norm.
De reden is niet onwil of gebrek aan inzet. Het zijn ingesleten routines, aannames en een onduidelijke taakverdeling binnen een drukke praktijk. Een assistente declareert wat ze altijd heeft gedeclareerd. Een POH registreert haar werk, maar koppelt dat niet consequent aan de juiste codes. En de huisarts gaat ervan uit dat het wel goed gaat. Intussen stromen er gestaag inkomsten weg die je volledig rechtmatig had mogen claimen.
Bij Ord’us zien ze dit patroon in elke praktijk die ze begeleiden. De rendementstest maakt het concreet: niet een vaag vermoeden, maar een bedrag. Dat is vaak het moment waarop de omvang echt doorkomt.
Wat zijn de financiële gevolgen voor de praktijkvoering?
De financiële gevolgen van structureel onderdeclareren zijn direct voelbaar in de financiële ruimte van de praktijk. Inkomsten die niet worden opgehaald, zijn inkomsten die niet beschikbaar zijn voor personeel, scholing, betere processen of een rustiger werkklimaat. Op jaarbasis kan dat een substantieel verschil maken in wat een praktijk kan dragen en investeren.
Wat dit extra pijnlijk maakt: de zorg is al geleverd. De werkdruk is er al geweest. Alleen de vergoeding blijft uit, niet omdat de verzekeraar weigert te betalen, maar omdat de declaratie nooit is ingediend. Dat betekent dat de praktijk harder werkt dan ze financieel terugziet.
Op de langere termijn heeft dit ook gevolgen voor de stabiliteit van de praktijk. Een praktijk die structureel minder ontvangt dan waar ze recht op heeft, heeft minder buffers, minder investeringsruimte en meer financiële kwetsbaarheid. Dat raakt uiteindelijk ook de kwaliteit van zorg die je kunt bieden.
Waarom valt onderdeclareren zo lang onopgemerkt?
Onderdeclareren valt zo lang onopgemerkt omdat er geen directe terugkoppeling is. Een zorgverzekeraar stuurt geen signaal als je te weinig declareert. Er komt geen brief, geen melding, geen waarschuwing. De praktijk ontvangt gewoon minder dan waar ze recht op heeft, zonder dat iemand dat benoemt.
Daarbij speelt mee dat declareren in de meeste praktijken volledig is gedelegeerd aan de assistentes, terwijl de huisarts er weinig zicht op heeft. Zolang er geen aanleiding is om te twijfelen, blijft de aanname bestaan dat het goed gaat. Die aanname is begrijpelijk, maar zelden volledig terecht.
Een ander mechanisme is dat kennis over declaratieregels persoonsgebonden is. Als de medewerker die altijd de declaraties deed vertrekt, verdwijnt ook haar kennis. Wat overblijft is een nieuwe collega die leert van wat er al was, inclusief de blinde vlekken. Zo worden fouten en hiaten van generatie op generatie overgedragen, zonder dat iemand het doorheeft.
Is te weinig declareren ook een risico bij zorgverzekeraarcontroles?
Ja, ook onderdeclareren kan een risico vormen bij controles door de zorgverzekeraar. Een controle richt zich niet alleen op te veel declareren, maar ook op inconsistenties in declaratiepatronen. Als een praktijk structureel afwijkt van wat vergelijkbare praktijken declareren, kan dat vragen oproepen, in beide richtingen.
Daarnaast geldt: wie onzeker is over de declaratieregels, declareert soms voorzichtig maar ongericht. Dat leidt niet alleen tot gemiste inkomsten, maar ook tot een inconsistent patroon dat bij een controle lastig te verantwoorden is. De angst om verkeerd te declareren leidt paradoxaal genoeg soms tot een situatie die minder verdedigbaar is dan wanneer je bewust en volledig had gedeclareerd.
Declareren binnen de NZa-regels en LHV-richtlijnen is niet alleen verplicht, het is ook de beste bescherming bij een eventuele controle. Bepalend voor de declaratie is uitsluitend wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of een geplande handeling. Wie op basis daarvan volledig en correct declareert en begrijpt waarom, staat veel sterker dan wie declareert op gevoel of gewoonte.
Hoe weet je of jouw praktijk structureel onderdeclareert?
Je herkent structureel onderdeclareren aan een aantal concrete signalen: verrichtingen die zelden of nooit worden gedeclareerd terwijl ze wel worden uitgevoerd, codes die het team niet kent of niet durft te gebruiken, en een gevoel van onzekerheid bij medewerkers over wat wel en niet mag. Als niemand in de praktijk precies weet wat er gedeclareerd wordt en waarom, is dat al een teken.
Praktische vragen om jezelf te stellen:
- Worden telefonische consulten altijd gedeclareerd wanneer dat is toegestaan?
- Worden verrichtingen door de POH, doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant volledig en consistent gedeclareerd, passend binnen ieders bevoegdheid en bekwaamheid?
- Worden M&I-prestaties benut waar de praktijk voor in aanmerking komt?
- Is er een eenduidige interne afspraak over wie wat declareert?
- Weet het hele team welke codes er bestaan en wanneer ze van toepassing zijn?
- Wordt zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding — zoals longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg — niet afzonderlijk gedeclareerd?
Als het antwoord op een of meer van deze vragen onduidelijk is, is de kans groot dat er inkomsten blijven liggen. De training Optimaal Declareren van Ord’us is er specifiek op gericht om dit inzichtelijk te maken en om te zetten in heldere afspraken voor het hele team.
Wat is het verschil tussen onderdeclareren en fraude?
Onderdeclareren is het structureel niet of onvolledig claimen van zorg die rechtmatig gedeclareerd had mogen worden. Fraude is het declareren van zorg die niet is geleverd, of het bewust onjuist toepassen van codes om meer te ontvangen dan is toegestaan. Dat zijn fundamenteel verschillende situaties, zowel juridisch als ethisch.
Onderdeclareren is geen overtreding. Het is een gemiste kans, en in veel gevallen het gevolg van onbekendheid met de regels, niet van kwade wil. De declaratieregels voor huisartsen zijn complex, de NZa-richtlijnen worden regelmatig bijgesteld, en in een drukke praktijk is het begrijpelijk dat niet iedereen alles bijhoudt.
Toch is het onderscheid in de praktijk soms minder helder dan het lijkt. Bepalend voor de declaratie is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet de intentie, de voorbereiding of een geplande handeling. Wie uit voorzichtigheid bewust minder declareert dan is toegestaan, handelt niet frauduleus maar ook niet optimaal. Wie uit onwetendheid codes toepast die niet van toepassing zijn op de daadwerkelijk geleverde zorg, heeft geen frauduleuze bedoeling, maar loopt wel risico op terugvordering. Het verschil zit in kennis en intentie, maar de gevolgen kunnen in beide gevallen reëel zijn.
Dat is precies waarom Ord’us de nadruk legt op het principe dat optimaal declareren niet hetzelfde is als maximaal declareren. Het gaat om volledig en correct declareren wat daadwerkelijk is geleverd, binnen de grenzen van wat de NZa en LHV toestaan. Daarbij geldt ook: zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding — zoals longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg — mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd. Wie dat structureel goed doet, heeft niets te vrezen bij een controle en laat ook geen rechtmatige inkomsten liggen. Meer weten over hoe dat eruitziet voor jouw praktijk? Bekijk wat de training Optimaal Declareren inhoudt.