Duidelijke declaratieafspraken maak je door per verrichting vast te leggen wie declareert, wanneer dat gebeurt en hoe dat wordt geregistreerd. Die drie elementen samen vormen de basis van een werkend declaratieproces. Zonder die helderheid ontstaan er onbedoeld gaten: niet omdat het team slordig werkt, maar omdat iedereen aanneemt dat een ander het al heeft gedaan. De vragen hieronder helpen je stap voor stap om die afspraken concreet en houdbaar te maken.
Waarom lopen declaratieafspraken in drukke praktijken zo snel vast?
Declaratieafspraken lopen vast omdat ze zelden expliciet worden gemaakt. In de meeste huisartsenpraktijken is declareren organisch gegroeid: iemand deed het altijd al, een nieuwe medewerker keek mee en nam het over. Dat werkt totdat de praktijk groeit, het team wisselt of de declaratieregels voor huisartsen veranderen.
De kern van het probleem is dat declareren in drukke praktijken altijd concurreert met zorg verlenen. Als er moet worden gekozen tussen een patiënt helpen en een code invoeren, wint de patiënt terecht. Maar als dat patroon structureel is, stapelen de gemiste verrichtingen zich op zonder dat iemand het doorheeft.
Daar komt bij dat de declaratieregels voor huisartsenpraktijken genuanceerd zijn. Wat mag je declareren bij een telefonisch consult? Wanneer mag een zorgverlener een verrichting registreren? Welke M&I-codes zijn van toepassing op een bepaalde situatie? Die vragen hebben geen simpel antwoord, en als het team er geen gedeeld beeld van heeft, ontstaan er inconsistenties. De ene medewerker declareert voorzichtig uit angst om verkeerd te declareren, de andere vergeet het simpelweg in de drukte van de dag.
Wat moet een goede declaratieafspraak minimaal bevatten?
Een goede declaratieafspraak bevat minimaal vier elementen: een omschrijving van de verrichting of het consult, de bijbehorende code, de naam of functie van de zorgverlener die verantwoordelijk is voor registratie, en het moment waarop dat uiterlijk moet zijn gedaan. Zonder al deze vier elementen is een afspraak te vaag om op te bouwen.
In de praktijk betekent dit concreet:
- Welke verrichtingen vallen onder de afspraak, inclusief randgevallen zoals telefonische consulten, herhaalrecepten met medicatiebeoordeling of POH-contacten
- Welke NZa-code hoort bij welke situatie, inclusief de voorwaarden waaronder die code mag worden gebruikt — uitgangspunt is altijd wat daadwerkelijk is uitgevoerd, niet wat gepland of voorbereid was
- Wie registreert, niet als algemene taakomschrijving maar als naam of functie, met vermelding van wie de taak overneemt bij afwezigheid; verrichtingen mogen worden uitgevoerd en gedeclareerd door de zorgverlener die ze feitelijk heeft verricht, mits die bevoegd en bekwaam is en dit past binnen de gemaakte afspraken
- Wanneer wordt geregistreerd, bij voorkeur direct na het contact en niet aan het einde van de dag
Een afspraak die alleen zegt “de assistente declareert de consulten” is geen werkbare afspraak. Ze is te breed, te vaag en te afhankelijk van individuele interpretatie. Goede afspraken zijn zo specifiek dat een nieuwe medewerker ze zonder uitleg kan uitvoeren.
Wie in het praktijkteam is verantwoordelijk voor welke declaraties?
De verantwoordelijkheid voor declaraties verschilt per type verrichting en per functie. De praktijkhoudende huisarts is eindverantwoordelijk voor alle declaraties, maar de uitvoering ligt verdeeld over het team. Doktersassistentes, praktijkondersteuners (POH), praktijkverpleegkundigen, physician assistants (PA) en de praktijkmanager hebben elk hun eigen declaratiedomein, afhankelijk van wat zij feitelijk hebben uitgevoerd en of zij daartoe bevoegd en bekwaam zijn.
Een werkbare taakverdeling ziet er doorgaans zo uit:
- Doktersassistentes registreren consulten, telefonische contacten en de verrichtingen die zij zelf hebben uitgevoerd, zoals injecties, wondverzorging of een Enkel-armindex (Doppleronderzoek), mits zij daartoe bevoegd en bekwaam zijn
- POH’ers, praktijkverpleegkundigen en PA’s declareren hun eigen spreekuurcontacten en de bijbehorende M&I-verrichtingen binnen hun programma’s, zoals diabetes, COPD of GGZ; verrichtingen die al onderdeel zijn van de ketenzorgvergoeding mogen niet afzonderlijk worden gedeclareerd — voor longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg geldt dit nadrukkelijk
- De praktijkmanager bewaakt de volledigheid, signaleert patronen en is het aanspreekpunt bij vragen over de declaratieregels
- De huisarts declareert eigen consulten en bewaakt de medisch-inhoudelijke juistheid van complexe of bijzondere verrichtingen
Het probleem in veel praktijken is niet dat niemand declareert, maar dat bij overlappende situaties iedereen aanneemt dat een ander het doet. Juist bij contacten waarbij meerdere disciplines betrokken zijn, zoals een gezamenlijk spreekuur of een ketenzorgprogramma, is expliciete taakverdeling essentieel. Daarbij geldt als leidend principe: uitsluitend wat daadwerkelijk is uitgevoerd, mag worden gedeclareerd — en alleen door de zorgverlener die de verrichting feitelijk heeft verricht.
Hoe voorkom je dat declaratiekennis wegvalt als een medewerker vertrekt?
Declaratiekennis valt weg bij vertrek omdat ze in de meeste praktijken in mensen zit, niet in systemen. De oplossing is kennis overdraagbaar maken door afspraken schriftelijk vast te leggen, onboarding te standaardiseren en het team als geheel te trainen in plaats van alleen de medewerker die het “altijd deed”.
Praktische stappen om kennisuitval te voorkomen:
- Leg alle afspraken schriftelijk vast in een intern declaratieprotocol dat minstens jaarlijks wordt bijgewerkt
- Koppel kennis los van personen door niet één medewerker als vraagbaak te positioneren, maar het hele team te betrekken bij declaratietraining
- Bouw een inwerkprocedure voor nieuwe medewerkers die declareren expliciet behandelt, inclusief oefencases
- Herhaal kennis regelmatig, want declaratieregels veranderen en routines slijten zonder onderhoud
Bij Ord’us is dit een van de centrale uitgangspunten: kennis moet in het team zitten, niet in één persoon. De interactieve training Optimaal Declareren wordt daarom altijd op locatie gegeven met het volledige team, zodat iedereen hetzelfde referentiekader heeft en afspraken direct worden verankerd in gedeeld begrip.
Hoe weet je of de huidige declaratieafspraken in jouw praktijk volledig zijn?
Je weet of je declaratieafspraken volledig zijn door ze te toetsen aan drie vragen: zijn alle verrichtingen die daadwerkelijk zijn geleverd gedekt, is er voor elke verrichting een verantwoordelijke zorgverlener aangewezen die bevoegd en bekwaam is, en zijn de bijbehorende NZa-regels correct toegepast? Als je op één van die vragen geen helder antwoord kunt geven, zijn de afspraken niet volledig.
In de praktijk is het lastig om dit zelf te beoordelen, omdat je niet weet wat je niet weet. Onbewust gemiste verrichtingen zijn per definitie onzichtbaar. Een goede manier om inzicht te krijgen is een systematische audit van het declaratieproces: vergelijk wat er daadwerkelijk wordt gedeclareerd met wat er op basis van de feitelijk geleverde zorg gedeclareerd mag worden.
De rendementstest van Ord’us is ontworpen om precies dat inzichtelijk te maken: welke verrichtingen worden structureel gemist en wat betekent dat concreet voor de praktijkinkomsten. Niet als oordeel, maar als startpunt voor verbetering.
Wanneer is het verstandig om declaratieafspraken opnieuw vast te leggen?
Het is verstandig om declaratieafspraken opnieuw vast te leggen bij vier aanleidingen: een wijziging in de NZa-tarieven of LHV-richtlijnen, een verandering in de teamsamenstelling, een uitbreiding van het zorgaanbod, of wanneer je het gevoel hebt dat er inkomsten blijven liggen zonder dat je precies weet waar. Wacht niet tot er iets misgaat.
In 2026 zijn er opnieuw wijzigingen doorgevoerd in de declaratieregels voor huisartsenpraktijken. Dat maakt dit een logisch moment om bestaande afspraken tegen het licht te houden. Gelden de codes die je team gebruikt nog steeds? Zijn de voorwaarden voor bepaalde verrichtingen veranderd? Is de taakverdeling nog passend bij hoe de praktijk nu werkt? En wordt er uitsluitend gedeclareerd op basis van wat daadwerkelijk is uitgevoerd?
Buiten die concrete aanleidingen is het verstandig om declaratieafspraken minimaal één keer per jaar structureel te evalueren, bij voorkeur als vast agendapunt in een teamoverleg. Niet als controle, maar als onderhoud. Net zoals je apparatuur laat keuren en protocollen actualiseert, verdient het declaratieproces periodieke aandacht.
Wil je weten of jouw praktijk volledig en correct declareert? De training Optimaal Declareren van Ord’us brengt het hele team op één lijn en vertaalt kennis direct naar werkbare afspraken die standhouden, ook als het druk is en ook als mensen wisselen. Meer weten over wat Ord’us voor jouw praktijk kan betekenen? Kijk op ordus.nl.