Declareren wordt een vaste routine in je praktijk door het te behandelen als een werkproces, niet als een bijzaak. Dat betekent: heldere afspraken over wie wat registreert, op welk moment, en op basis van welke regels. Voor de meeste praktijken is dat een kwestie van bewustwording, taakverdeling en een paar concrete gewoontes die je één keer goed inregelt.
De uitdaging zit zelden in de regels zelf. Declaratieregels voor huisartsen zijn vastgelegd door de NZa en de LHV, maar de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk ontbreekt in de meeste teams. Juist daar gaat het structureel mis. De vragen hieronder lopen van oorzaak naar oplossing, zodat je na het lezen weet waar je kunt beginnen.
Waarom gaat declareren in de meeste praktijken structureel mis?
Declareren gaat structureel mis omdat het nooit expliciet is ingericht als werkproces. Er zijn geen vaste afspraken over wie wat registreert, wanneer en op basis van welke codes. Het resultaat is dat declaraties afhangen van individuele gewoontes, aannames en herinneringen, in plaats van van een gedeeld systeem.
De meeste huisartsen hebben declareren ooit gedelegeerd aan de assistentes, met de stille aanname dat het wel goed gaat. Maar zonder gezamenlijke kennis van de declaratieregels voor de huisartsenpraktijk en zonder duidelijke taakverdeling ontstaan er blinde vlekken. Niet uit nalatigheid, maar omdat niemand ooit expliciet heeft afgesproken: dit is hoe wij het doen.
Daar komt bij dat de NZa-regels voor declareren als huisarts regelmatig worden bijgesteld. Nieuwe tarieven, gewijzigde codes, uitbreidingen van de M&I-module. Als een praktijk geen structureel moment heeft om die kennis te actualiseren, loopt ze achter zonder dat iemand het merkt.
Het gevolg is niet alleen gemiste inkomsten. Het is ook onzekerheid: mag ik dit consult declareren? Klopt deze code wel? Die twijfel kost tijd en energie, en leidt soms tot het onnodig achterwege laten van een declaratie, puur uit voorzichtigheid.
Wie is verantwoordelijk voor declareren in een huisartspraktijk?
Declareren is een gedeelde verantwoordelijkheid van het hele praktijkteam, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij de praktijkhoudende huisarts. Assistentes, praktijkondersteuners en praktijkmanagers voeren uit, maar de huisarts blijft verantwoordelijk voor wat er namens de praktijk wordt ingediend bij de zorgverzekeraar.
In de praktijk betekent dit dat je als huisarts niet alles zelf hoeft te doen, maar je moet wel weten wat er gedeclareerd wordt, hoe dat wordt vastgelegd en wie daarvoor het aanspreekpunt is. Onduidelijkheid over die rolverdeling is een van de meest voorkomende oorzaken van gemiste declaraties.
Wat een doktersassistente mag declareren, verschilt van wat een POH mag declareren, en beide verschillen van wat de huisarts zelf declareert. Die grenzen zijn vastgelegd in de NZa- en LHV-richtlijnen. Zolang die grenzen niet expliciet zijn besproken binnen het team, bestaat het risico dat verrichtingen dubbel worden geregistreerd, of juist helemaal niet.
Welke stappen zet je om declareren een vaste werkroutine te maken?
Om declareren een vaste werkroutine te maken, doorloop je vier stappen: breng het huidige kennisniveau in kaart, maak interne afspraken over taakverdeling, leg die afspraken vast in werkprotocollen, en plan een vast moment om kennis actueel te houden.
- Breng het kennisniveau in kaart. Weet iedereen in je team welke verrichtingen mogen worden gedeclareerd? En welke niet? Begin met een eerlijk beeld van wat er nu goed gaat en waar de hiaten zitten.
- Maak afspraken over wie wat registreert. Bepaal per type consult, verrichting of contact wie verantwoordelijk is voor de registratie. Leg dit vast, zodat het niet afhangt van wie er die dag werkt.
- Vertaal afspraken naar werkprotocollen. Een mondelinge afspraak verdwijnt. Een protocol blijft. Maak het zo concreet mogelijk: welke code, bij welke situatie, wie registreert het, wanneer.
- Plan structurele leermomenten. Declaratieregels veranderen. Plan minimaal één moment per jaar om kennis te toetsen en bij te stellen. Zo voorkom je dat je ongemerkt achterop raakt.
Bij de training Optimaal Declareren van Ord’us worden al deze stappen samen met het hele team doorlopen, op locatie, zodat de afspraken direct aansluiten op de werkelijkheid van jouw praktijk.
Hoe weet je of je praktijk nu al declaraties misloopt?
Je praktijk loopt waarschijnlijk declaraties mis als je team niet precies kan uitleggen welke verrichtingen er de afgelopen maand zijn gedeclareerd en op basis van welke regels. Andere signalen zijn: twijfel over codes, inconsistente registratie tussen medewerkers, of het structureel achterwege laten van declaraties uit voorzichtigheid.
Een concrete manier om dit zichtbaar te maken is de rendementstest van Ord’us. Die zet op basis van praktijkspecifieke gegevens een concreet bedrag op wat er jaarlijks aan legitieme inkomsten niet wordt geclaimd. Dat maakt het onzichtbare zichtbaar, zonder dat je zelf eerst alles hoeft uit te pluizen.
Andere indicatoren om op te letten:
- Telefonische consulten worden niet of zelden gedeclareerd, terwijl dat in veel gevallen wel mag.
- M&I-verrichtingen worden niet bijgehouden omdat niemand precies weet welke drempelwaarden gelden.
- Medewerkers twijfelen over verkeerd declareren en kiezen dan maar voor niets declareren.
- Er is geen overzicht van welke codes de praktijk gebruikt ten opzichte van wat mogelijk is.
Wat zijn de meest gemiste declaratiemomenten in een huisartspraktijk?
De meest gemiste declaratiemomenten in een huisartspraktijk zijn telefonische consulten, herhaalrecepten met medicatiebeoordeling, dubbele problematiek binnen één consult, en M&I-verrichtingen die net onder de radar blijven omdat de drempelwaarden niet bekend zijn.
Een veelgehoorde vraag is: mag ik een telefonisch consult declareren? Het antwoord is ja, onder voorwaarden die zijn vastgelegd in de NZa-regels voor declareren als huisarts. Toch worden telefonische consulten in veel praktijken structureel niet gedeclareerd, simpelweg omdat het geen automatisme is geworden.
Hetzelfde geldt voor consulten waarbij meerdere klachten aan bod komen. De regels voor declareren van een consult als huisarts bieden hier ruimte, maar alleen als de registratie correct is. Als de tweede problematiek niet wordt vastgelegd, bestaat die declaratiemogelijkheid niet.
Verder zijn er praktijken die M&I-mogelijkheden laten liggen omdat de drempels voor bepaalde verrichtingen net niet worden gehaald, terwijl een kleine aanpassing in de registratie of werkwijze dat zou veranderen. Niet door meer te doen, maar door beter te registreren wat al gedaan wordt.
Hoe houd je een declaratieroutine levend als het team wisselt?
Een declaratieroutine blijft levend bij teamwisseling als de kennis is vastgelegd in protocollen en niet uitsluitend zit in de hoofden van individuele medewerkers. Onboarding van nieuwe medewerkers moet een expliciete kennisoverdracht over declaratieregels bevatten, niet alleen een uitleg van het systeem.
Dit is precies het risico dat veel praktijken onderschatten: de kennis over wat mag worden gedeclareerd, welke codes worden gebruikt en hoe de taakverdeling werkt, is vaak persoonsgebonden. Valt er iemand weg, dan valt die kennis weg. De praktijk merkt dat pas als de declaraties terugvallen of als er een fout wordt ontdekt.
Een structurele oplossing vraagt om twee dingen. Ten eerste: schriftelijke werkafspraken die los staan van wie er werkt. Ten tweede: een systeem van terugkerende leermomenten waardoor nieuwe medewerkers dezelfde basis krijgen als het bestaande team. Dat kan via interne overdracht, maar ook via een gestructureerde leeromgeving.
De online leeromgeving die onderdeel is van de training van Ord’us is hier specifiek op ingericht: wekelijkse leermomenten, casussen en kennischecks houden de declaratiekennis levend, ook als het team verandert. Zo wordt verbetering niet afhankelijk van één persoon, maar verankerd in het team als geheel.
Wil je weten wat jouw praktijk concreet misloopt? Via Ord’us kun je beginnen met de rendementstest, die laat zien welke financiële ruimte er in jouw specifieke situatie onbenut blijft, volledig binnen de NZa- en LHV-richtlijnen.