Elk teamlid declareert anders omdat declaratiekennis in de meeste huisartsenpraktijken persoonsgebonden is in plaats van teamgebonden. Assistentes, POH’ers en huisartsen leren de regels op verschillende momenten, van verschillende bronnen, en passen ze toe op basis van eigen interpretaties. Zonder gedeelde afspraken en een gemeenschappelijke basis ontstaan er vanzelf verschillen, ook als iedereen zijn best doet. In dit artikel worden de meest gestelde vragen over inconsistent declareren beantwoord, van de oorzaken tot de oplossing.
Hoe ontstaan declaratieverschillen binnen één praktijk?
Declaratieverschillen ontstaan doordat kennis over declaratieregels zich in de meeste praktijken organisch heeft ontwikkeld: de ene assistente heeft iets geleerd van een vorige collega, de andere tijdens een nascholing van jaren geleden, en de huisarts heeft het grotendeels gedelegeerd met de aanname dat het wel goed gaat. Omdat niemand dezelfde basis heeft, hanteert iedereen zijn eigen interpretatie van wat mag ik declareren als huisarts en wat niet.
Dat leidt tot patronen die zich herhalen zonder dat iemand het doorheeft. De ene assistente registreert een telefonisch consult standaard als een kort consult, de andere laat het staan als een gewone notitie. Een POH declareert een bepaalde verrichting consequent, terwijl haar collega diezelfde handeling nooit aanslaat omdat ze niet zeker weet of het mag. Niemand doet iets fout met opzet, maar de uitkomsten zijn inconsistent.
Daar komt bij dat de declaratieregels voor huisartsen niet statisch zijn. De NZa past tarieven en codes periodiek aan, en niet elke medewerker krijgt die wijzigingen op hetzelfde moment mee. Wie al jaren op dezelfde manier werkt, past zijn routine zelden vanzelf aan. Zo sluipen verouderde gewoontes de praktijk in, zonder dat iemand het in de gaten heeft.
Bij Ord’us zien we dit patroon in vrijwel elke praktijk terug: niet één grote fout, maar tientallen kleine inconsistenties die samen een significant verschil maken.
Welke declaraties worden het vaakst inconsistent geregistreerd?
De declaraties die het vaakst inconsistent worden geregistreerd, zijn telefonische consulten, herhaalrecepten met contact, dubbele problematieken binnen één consult, en verrichtingen die aan strikte voorwaarden zijn gekoppeld. Dit zijn precies de situaties waarbij de vraag mag ik dit consult declareren het vaakst onbeantwoord blijft, waarna iedereen zijn eigen keuze maakt.
Telefonisch contact is een goed voorbeeld. De vraag mag ik een telefonisch consult declareren heeft een helder antwoord in de NZa-regelgeving, maar in de praktijk zijn er grote verschillen in hoe teams dit toepassen. Sommige assistentes registreren elk inhoudelijk telefoongesprek correct, anderen doen dat alleen bij langere gesprekken, en weer anderen nooit, uit voorzichtigheid.
Andere veelvoorkomende knelpunten zijn:
- Verrichtingen die daadwerkelijk zijn uitgevoerd door een doktersassistente, praktijkverpleegkundige, POH of physician assistant, maar niet altijd worden gekoppeld aan de juiste code — mits de zorgverlener bevoegd en bekwaam is en de uitvoering past binnen de gemaakte afspraken
- M&I-prestaties die wel zijn geleverd maar niet worden gedeclareerd omdat de voorwaarden onduidelijk zijn
- Dubbele problematieken in één consult waarbij alleen de hoofdklacht wordt gedeclareerd, terwijl ook de tweede aandoening daadwerkelijk is behandeld
- Herhaalrecepten waarbij een inhoudelijk contact heeft plaatsgevonden dat declareerbaar is op basis van de daadwerkelijk geleverde zorg
- Zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding, zoals longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg, en die daarom niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden
- Enkel-armindex (Doppleronderzoek) die wel is uitgevoerd maar niet of onjuist wordt gedeclareerd omdat onduidelijk is onder welke voorwaarden dit mag
De vraag wat mag een doktersassistente declareren is hierbij niet altijd scherp beantwoord binnen het team. Bepalend is niet wie de handeling heeft uitgevoerd, maar of de zorgverlener bevoegd en bekwaam is, de uitvoering past binnen de gemaakte afspraken, en de zorg daadwerkelijk is geleverd. Dat gebrek aan helderheid leidt tot onderdeclaratie uit voorzichtigheid, of soms juist tot onjuiste declaraties doordat iemand te ruim interpreteert.
Wat zijn de financiële gevolgen van inconsistent declareren?
De financiële gevolgen van inconsistent declareren zijn tweeledig: enerzijds laat een praktijk structureel legitieme inkomsten liggen, anderzijds loopt ze een risico op terugvordering als er onbedoeld onjuist is gedeclareerd. Beide gevolgen zijn vermijdbaar, maar alleen als het team dezelfde regels op dezelfde manier toepast.
Het meest voorkomende gevolg is onderdeclaratie. Praktijken laten jaarlijks tienduizenden euro’s aan rechtmatige inkomsten liggen, niet door onwil, maar door onwetendheid en voorzichtigheid. Medewerkers die onzeker zijn over declaratieregels voor de huisartsenpraktijk, kiezen liever voor niets declareren dan voor het risico iets fout te doen. Dat is begrijpelijk, maar het betekent dat zorg die wél is geleverd, structureel onvergoed blijft. Declareren mag immers alleen op basis van wat daadwerkelijk is uitgevoerd — niet op basis van de intentie of voorbereiding — maar als geleverde zorg niet wordt gedeclareerd, gaat rechtmatige vergoeding verloren.
De angst voor gevolgen van verkeerd declareren als huisarts is ook reëel. Een zorgverzekeraar kan bij een controle terugvordering eisen als blijkt dat codes onjuist zijn toegepast, of als zorg is gedeclareerd die al onderdeel was van een ketenzorgvergoeding. Die angst maakt het ongemak rondom declareren nog groter, en zorgt er soms voor dat een praktijk nog terughoudender wordt, ook op plekken waar declaratie volledig gerechtvaardigd is.
Het gaat dus niet alleen om gemiste inkomsten. Inconsistentie creëert ook onzekerheid, en onzekerheid kost energie. Een team dat niet weet of het goed bezig is, werkt met een knagend gevoel dat vermijdbaar is.
Waarom lost meer uitleg aan assistentes het probleem niet op?
Meer uitleg aan assistentes lost het probleem niet op omdat declaratieinconsistentie geen kennistekort is van één persoon, maar een gedragsprobleem van het hele team. Zolang de huisarts, de POH en de assistentes niet dezelfde afspraken hanteren en niet dezelfde basis hebben, blijft de kennis persoonsgebonden en daarmee kwetsbaar.
Dit is een van de meest hardnekkige misverstanden rondom declaratieregels en uitleg voor huisartsen: dat het probleem zit bij de assistente die “het nog niet goed weet”. In werkelijkheid zit het probleem in het ontbreken van gedeelde routines. Zelfs als één medewerker perfect op de hoogte is van de NZa-regels, verandert dat niets aan wat haar collega’s doen.
Daar komt bij dat kennis die alleen mondeling wordt doorgegeven, verdwijnt zodra een medewerker vertrekt of langdurig afwezig is. Praktijken zijn daardoor volledig afhankelijk van de kennis van individuele mensen, zonder dat die kennis geborgd is in processen of afspraken. Een nieuwe assistente begint opnieuw vanaf nul, en de inconsistentie herhaalt zich.
Duurzame verbetering vraagt om een andere aanpak: niet alleen uitleg geven, maar het gedrag van het hele team tegelijk veranderen. Dat betekent gezamenlijke bewustwording, heldere taakverdeling en interne afspraken die voor iedereen gelden, ongeacht wie er die dag werkt.
Hoe zorgt een praktijk voor consistente declaraties in het hele team?
Een praktijk zorgt voor consistente declaraties door drie dingen te combineren: een gemeenschappelijke kennisbasis voor het hele team, heldere interne afspraken over wie wat registreert, en een routine die die afspraken levend houdt. Kennis alleen is niet genoeg; het gaat erom dat die kennis wordt omgezet in dagelijks gedrag.
De eerste stap is inzicht. Veel praktijken weten niet precies waar de inconsistenties zitten of wat ze kosten. Dat maakt het moeilijk om te prioriteren. Een concrete analyse van het huidige declaratiepatroon maakt zichtbaar welke verrichtingen structureel worden gemist en waar de grootste kansen liggen.
De tweede stap is een gezamenlijke training met het hele team tegelijk: huisarts, POH, assistentes en manager. Niet omdat iedereen alles hoeft te weten, maar omdat gedeelde bewustwording de basis legt voor gedeelde afspraken. Als alle teamleden begrijpen welke verrichtingen gedeclareerd mogen worden, onder welke voorwaarden, en wie daartoe bevoegd en bekwaam is, kunnen ze samen bepalen wie wat declareert op basis van daadwerkelijk geleverde zorg.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is precies op deze aanpak gebouwd: interactief, op locatie, met het hele team, en gericht op het omzetten van kennis naar concrete interne afspraken. Na de training houden wekelijkse leermomenten via een online leeromgeving de kennis levend, zodat nieuwe inzichten niet wegslijten in de waan van de dag.
De derde stap is borging. Afspraken die niet worden vastgelegd of periodiek herhaald, verdwijnen. Goede declaratieroutines vragen om structuur: vaste momenten waarop het team terugkijkt, nieuwe medewerkers die dezelfde basis krijgen, en een praktijkhouder die het onderwerp niet langer als gedelegeerd beschouwt maar als gedeelde verantwoordelijkheid.
Wil je weten wat inconsistent declareren jouw praktijk concreet kost? Via de rendementstest van Ord’us krijg je een concreet beeld van wat er bij jouw praktijk te halen valt, zonder dat je daar eerst een heel traject voor hoeft te doorlopen. Zo wordt het onzichtbare zichtbaar, en kan het gesprek over declareren eindelijk gaan over wat het werkelijk is: zorg die is geleverd en die ook zo gedeclareerd mag worden.