Correct declareren is belangrijk voor huisartsen omdat het direct bepaalt hoeveel financiële ruimte een praktijk heeft om goede zorg te blijven leveren. Wie structureel te weinig declareert, laat legitieme inkomsten liggen die nooit meer terugkomen. Wie onzorgvuldig declareert, riskeert terugvordering en controleproblemen. De vragen hieronder geven antwoord op de meest gestelde vragen over declaratieregels, veelgemaakte fouten en hoe een praktijkteam structureel op koers blijft.
Hoeveel geld laat een huisartsenpraktijk jaarlijks liggen?
Een gemiddelde huisartsenpraktijk laat jaarlijks tienduizenden euro’s aan legitieme inkomsten liggen. Dat klinkt fors, maar het is een patroon dat keer op keer terugkomt bij praktijken die hun declaratieproces kritisch onder de loep nemen. Het gaat niet om fraude of slordigheid, maar om structurele blinde vlekken in kennis, gewoontes en taakverdeling.
De gemiste bedragen stapelen zich op uit kleine, alledaagse momenten: een verrichting die niet geregistreerd wordt omdat het “toch maar even snel” was, een M&I-prestatie die onbekend is bij de assistente, of een consult dat niet gedeclareerd wordt omdat niemand zeker weet of het mag. Afzonderlijk lijken deze momenten onbetekenend. Over een heel jaar, en over een heel team, lopen ze op tot een bedrag dat merkbaar is voor de praktijkvoering.
Bij Ord’us wordt dit inzichtelijk gemaakt via een rendementstest, die op basis van praktijkspecifieke informatie een concreet bedrag berekent van wat er mogelijk structureel gemist wordt. Dat maakt het abstracte gevoel van “er blijft waarschijnlijk iets liggen” tastbaar en bespreekbaar.
Welke declaratiefouten maken huisartsenpraktijken het vaakst?
De meest voorkomende declaratiefouten in huisartsenpraktijken zijn geen bewuste vergissingen, maar ingesleten patronen. Teams werken jarenlang op dezelfde manier, zonder te weten dat bepaalde verrichtingen gedeclareerd mogen worden, of zonder duidelijke afspraken over wie wat registreert en wanneer.
De fouten die het vaakst voorkomen zijn:
- Verrichtingen die niet bekend zijn: Veel praktijken kennen niet alle codes en M&I-prestaties waar zij recht op hebben. Wat je niet kent, declareer je niet.
- Onzekerheid over telefonische consulten: De vraag “mag ik een telefonisch consult declareren?” leeft breed in praktijken. Onduidelijkheid leidt tot het veilig kiezen voor niet declareren, ook als het wel mag.
- Onduidelijke taakverdeling: Als niet helder is wat een doktersassistente mag declareren en wat de huisarts zelf moet vastleggen, vallen dingen tussen wal en schip.
- Inconsistente registratie: Eén medewerker registreert nauwkeurig, een ander niet. Het resultaat is willekeur in plaats van systeem.
- Dubbele voorzichtigheid: Uit angst voor verkeerd declareren wordt structureel minder gedeclareerd dan is toegestaan, ook bij verrichtingen die volledig binnen de NZa-regels vallen.
Wat al deze fouten gemeen hebben: ze zijn niet zichtbaar zolang niemand ernaar kijkt. Ze zitten verborgen in dagelijkse routines die ooit zijn ontstaan en sindsdien nooit zijn herzien.
Wat is het verschil tussen volledig en maximaal declareren?
Volledig declareren betekent dat je alles declareert waar je als praktijk recht op hebt, op basis van de zorg die daadwerkelijk is geleverd. Maximaal declareren betekent zo veel mogelijk declareren, ook als de onderbouwing ontbreekt of de grenzen worden opgezocht. Dat verschil is cruciaal, en het is precies de kern van wat correcte declaratieregels voor huisartsen beogen te borgen.
Volledig declareren is een professionele verplichting, geen commerciële keuze. Een praktijk die structureel minder declareert dan is toegestaan, ondermijnt haar eigen financiële basis zonder dat daar een goede reden voor is. Het is niet bescheiden, het is onvolledig.
Maximaal declareren, daarentegen, brengt echte risico’s met zich mee. Wie meer declareert dan is geleverd, of codes gebruikt die niet van toepassing zijn, riskeert terugvordering door de zorgverzekeraar, een controle en reputatieschade. De NZa-regels voor declareren zijn helder: de declaratie moet aansluiten bij de geleverde zorg.
De juiste koers ligt precies in het midden: volledig, consistent en verdedigbaar. Dat is ook het uitgangspunt van de training Optimaal Declareren van Ord’us, waarbij het team leert wat er wél mag, wat niet, en waarom, zodat elke declaratie rust geeft in plaats van twijfel.
Wat zijn de risico’s van structureel te weinig declareren?
Structureel te weinig declareren heeft twee soorten risico’s: een financieel risico en een organisatorisch risico. Beide zijn serieus, maar ze worden zelden zo benoemd omdat het gevoel van “veilig spelen” overheerst. Toch is onderdeclareren geen neutrale keuze.
Financiële gevolgen voor de praktijk
Elke niet-gedeclareerde verrichting is definitief verloren inkomsten. Er is geen correctiemogelijkheid achteraf voor vergeten declaraties uit voorgaande jaren. Dat betekent dat elke maand van onderdeclareren een permanente aderlating is van de praktijkfinanciën. Die financiële ruimte had kunnen worden ingezet voor extra personeel, scholing, betere apparatuur of simpelweg een rustiger werkklimaat.
Organisatorische kwetsbaarheid
Wie declaratiekennis laat rusten bij één of twee medewerkers, bouwt een kwetsbare structuur. Valt die medewerker weg door ziekte, verlof of vertrek, dan verdwijnt de kennis mee. Praktijken die afhankelijk zijn van individuele kennis in plaats van gedeelde teamroutines, merken dit pas als het te laat is. Bovendien groeit de onzekerheid over declaratieregels naarmate de kennis minder actueel wordt, wat het risico op zowel onderdeclareren als onbewuste fouten vergroot.
Hoe zorgt een praktijkteam voor structureel correcte declaraties?
Structureel correct declareren vraagt om drie dingen: gedeelde kennis in het hele team, heldere interne afspraken over wie wat registreert, en vaste routines die die afspraken levend houden. Eenmalig een cursus volgen is niet genoeg als de dagelijkse werkdruk daarna oude gewoontes terugbrengt.
Praktisch betekent dit:
- Breng het huidige kennisniveau in kaart. Wat weet het team al, en waar zitten de blinde vlekken? Zonder nulmeting is verbetering raden.
- Maak de taakverdeling expliciet. Wie declareert welke verrichtingen? Wat mag een doktersassistente declareren, en wat vereist tussenkomst van de huisarts of POH? Leg dit vast.
- Zorg voor terugkerende leermomenten. Declaratieregels veranderen, nieuwe codes komen erbij, en kennis vervaagt zonder herhaling. Wekelijkse of maandelijkse kennischeck-ins houden het scherp.
- Bespreek twijfelgevallen als team. “Mag ik dit consult declareren?” is een vraag die het hele team raakt. Maak van die twijfel een leermoment, niet iets wat individueel wordt opgelost door het maar niet te declareren.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is volledig op dit principe gebouwd: altijd op locatie, met het hele team, zodat kennis niet bij één persoon blijft maar in de praktijk verankerd raakt als gedeelde routine.
Wanneer is een declaratietraining zinvol voor een huisartsenpraktijk?
Een declaratietraining is zinvol zodra er twijfel is over of de praktijk volledig en correct declareert. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk wachten veel huisartsen op een aanleiding: een opmerking van de accountant, tegenvallende omzet, of nieuwe NZa-tarieven die vragen oproepen over wat er nu precies mag.
Concrete signalen dat een training meerwaarde heeft:
- De huisarts heeft declareren volledig gedelegeerd en heeft geen zicht meer op wat er daadwerkelijk wordt ingediend.
- Medewerkers geven aan onzeker te zijn over bepaalde codes of verrichtingen.
- Er is geen vastgelegde taakverdeling rondom declaraties.
- De praktijk heeft nooit systematisch gekeken of alle M&I-prestaties worden benut.
- Er is angst voor verkeerd declareren, wat leidt tot structureel te voorzichtig registreren.
- Er is personeelsverloop geweest en daarmee kennis verloren gegaan.
Een declaratietraining hoeft niet te wachten op een crisis. Juist als alles “lijkt te lopen” is het waardevol om te toetsen of dat ook echt zo is. Wie wil weten wat er bij de eigen praktijk te halen valt, kan bij Ord’us beginnen met de rendementstest: een laagdrempelige manier om het onzichtbare zichtbaar te maken, zonder dat daar meteen een grote stap aan vast zit.