Als huisarts declareer je bij de zorgverzekeraar via een systeem van vaste codes en tarieven, vastgesteld door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Je stuurt declaraties digitaal in via je huisartseninformatiesysteem (HIS), waarna de verzekeraar betaalt op basis van de geleverde zorg. Voor de meeste praktijken verloopt dat proces grotendeels automatisch, maar de vraag is of het ook volledig en correct verloopt.
In de praktijk blijkt dat veel huisartsenpraktijken structureel minder declareren dan waar ze recht op hebben, niet door onwil, maar door ingesleten routines, onduidelijke taakverdeling en kennishiaten. Ord’us helpt praktijken precies dit patroon te doorbreken. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over declareren bij een zorgverzekeraar.
Welke codes en tarieven gelden bij het declareren?
Huisartsen declareren via prestatiebeschrijvingen en bijbehorende codes die de NZa vaststelt. De tarieven worden jaarlijks gepubliceerd en gelden voor alle zorgverzekeraars. De meest gebruikte categorieën zijn inschrijftarieven, consulttarieven, verrichtingen en modules & intensiveringen (M&I).
De inschrijftarieven vormen de basis: je ontvangt per ingeschreven patiënt een vast bedrag per kwartaal, ongeacht of die patiënt komt of niet. Bovenop dat abonnementstarief declareer je consulten en verrichtingen voor de zorg die je daadwerkelijk levert. Denk aan een huisbezoek, een telefonisch consult, een hechting of een ECG.
De M&I-module is een categorie die veel praktijken onvoldoende benutten. Hierin vallen vergoedingen voor specifieke programma’s en samenwerkingsvormen, zoals ketenzorg voor diabetes of COPD, maar ook voor bepaalde vormen van praktijkondersteuning. Belangrijk daarbij is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden. Zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart worden gedeclareerd. De tarieven en voorwaarden per code zijn terug te vinden in de NZa-tariefbeschikking, die jaarlijks wordt bijgewerkt. Voor 2026 gelden de meest recente tarieven zoals gepubliceerd op de NZa-website.
Hoe verloopt het declaratieproces stap voor stap?
Het declaratieproces bij een huisartsenpraktijk verloopt in een vaste cyclus: registreren tijdens of vlak na het consult, verwerken in het HIS, bundelen tot een declaratiebericht en indienen bij de zorgverzekeraar. De verzekeraar controleert en betaalt, of wijst af met een redencode.
In de meeste praktijken ziet de praktische gang van zaken er als volgt uit:
- Registratie: De huisarts of een andere bevoegde zorgverlener legt de daadwerkelijk geleverde zorg vast in het HIS, inclusief de juiste ICPC-code en eventuele verrichtingscode.
- Verwerking: Het systeem koppelt de registratie aan de bijbehorende declaratiecode en het geldende tarief.
- Bundeling: Declaraties worden periodiek samengevoegd tot een declaratiebericht in het Vektis-formaat (VECOZO).
- Indiening: Het bericht gaat digitaal naar de zorgverzekeraar, doorgaans via VECOZO.
- Verwerking door de verzekeraar: De verzekeraar toetst de declaratie op formele en inhoudelijke criteria en betaalt of wijst af.
De kwetsbaarheid zit vaak in stap één: uitsluitend wat daadwerkelijk is uitgevoerd en correct is vastgelegd, kan worden gedeclareerd. Wat niet geleverd is, mag niet worden gedeclareerd; wat wel geleverd is maar niet geregistreerd, wordt niet vergoed.
Wat zijn de meest voorkomende redenen voor afwijzing?
Declaraties worden het vaakst afgewezen vanwege formele fouten, dubbele declaraties of het niet voldoen aan de voorwaarden van een code. Een afwijzing betekent niet automatisch dat de zorg niet vergoed wordt, maar wel dat je actie moet ondernemen om alsnog betaald te krijgen.
De meest voorkomende afwijzingsredenen zijn:
- Dubbele declaratie: dezelfde prestatie is twee keer ingediend.
- Onjuiste combinatie van codes: sommige codes mogen niet tegelijk worden gedeclareerd op dezelfde dag of voor dezelfde patiënt.
- Niet voldaan aan voorwaarden: een verrichting vereist bijvoorbeeld een specifieke opleiding, bevoegdheid of een vooraf afgesloten contract met de verzekeraar.
- Formele fouten: onjuist BSN, verkeerde datum of een ontbrekend veld in het declaratiebericht.
- Buiten de contractperiode: een code is ingediend buiten de geldigheidsduur van het contract of de tariefbeschikking.
Bij een afwijzing ontvang je een redencode. Die redencode vertelt je precies wat er mis is gegaan, maar in de praktijk heeft niet iedereen in het team de kennis om die codes correct te interpreteren en op te lossen. Dat leidt tot gemiste inkomsten die onnodig blijven liggen.
Wat mag een huisarts wel en niet declareren?
Gedeclareerd mag worden wat daadwerkelijk is uitgevoerd, valt binnen de NZa-tariefbeschikking en waarvoor aan de geldende voorwaarden is voldaan. Niet de intentie, voorbereiding of geplande handeling, maar de daadwerkelijk geleverde zorg is bepalend. Wat niet geleverd is, mag niet worden gedeclareerd. Maar even belangrijk: wat wel geleverd is, mag ook volledig worden gedeclareerd.
De declaratieregels voor huisartsen zijn in principe helder, maar complex in de uitwerking. Een aantal praktische voorbeelden:
- Telefonisch consult: een telefonisch consult is declarabel als er sprake is van een inhoudelijk zorgcontact dat daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, waarbij een bevoegde zorgverlener betrokken is, zoals de huisarts, een POH, een praktijkverpleegkundige of een physician assistant (PA). Een administratieve vraag via de assistent is dat doorgaans niet.
- Verrichtingen door andere zorgverleners: bepaalde verrichtingen mogen worden uitgevoerd en gedeclareerd door een doktersassistente, praktijkverpleegkundige, POH of PA, mits de zorgverlener bevoegd en bekwaam is en dit past binnen de gemaakte afspraken en de geldende delegatievoorwaarden.
- Enkel-armindex (Doppleronderzoek): declarabel als de verrichting daadwerkelijk is uitgevoerd door een bevoegde zorgverlener en niet al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding waarvoor een afzonderlijke declaratie is uitgesloten.
- Dubbele zorg op één dag: sommige combinaties zijn uitgesloten; andere zijn juist wel mogelijk als de daadwerkelijk geleverde zorgvraag aantoonbaar anders is.
- M&I-modules: alleen declarabel als de praktijk een contract heeft voor die specifieke module, aan de inhoudelijke eisen voldoet en de zorg ook daadwerkelijk is geleverd. Zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd.
De angst om verkeerd te declareren leidt er in de praktijk toe dat veel huisartsen structureel te voorzichtig zijn. Dat is begrijpelijk, maar het betekent ook dat legitieme inkomsten blijven liggen. De training Optimaal Declareren van Ord’us helpt teams precies dit onderscheid helder te maken: wat mag, wat mag niet, en waarom.
Hoe controleert een zorgverzekeraar de declaraties?
Zorgverzekeraars controleren declaraties op twee niveaus: formeel en materieel. Formele controle vindt geautomatiseerd plaats bij elke indiening. Materiële controle is diepgaander en kan achteraf plaatsvinden, soms maanden of jaren later.
Formele controle
Bij de formele controle toetst de verzekeraar of het declaratiebericht technisch klopt: zijn alle verplichte velden aanwezig, kloppen de codes, is er sprake van een geldige combinatie? Dit proces verloopt grotendeels geautomatiseerd en leidt bij fouten direct tot een afwijzing met redencode.
Materiële controle
De materiële controle gaat verder: de verzekeraar toetst of de gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk is geleverd en of de declaratie overeenkomt met wat in het dossier staat. Dit kan steekproefsgewijs gebeuren of gericht op een praktijk die opvalt in vergelijking met vergelijkbare praktijken. Bij een materiële controle kunnen declaraties worden teruggevorderd als de onderbouwing ontbreekt. Goede dossiervoering is daarmee niet alleen een zorgplicht, maar ook een financieel belang.
De gevolgen van verkeerd declareren kunnen dus aanzienlijk zijn: terugvordering, correcties en in ernstige gevallen reputatieschade. Dat maakt het des te belangrijker om declaraties niet alleen compleet, maar ook aantoonbaar correct te laten zijn.
Wanneer laat een praktijk onbedoeld geld liggen?
Een praktijk laat onbedoeld inkomsten liggen wanneer daadwerkelijk geleverde zorg niet of onvolledig wordt geregistreerd, codes onbekend zijn bij het team, of interne afspraken over wie wat uitvoert en registreert ontbreken of niet worden nageleefd. Dit gebeurt vrijwel altijd onbewust, en juist daarom structureel.
De meest voorkomende patronen:
- Verrichtingen die wel worden uitgevoerd maar niet worden gedeclareerd, omdat de betrokken zorgverlener niet weet dat ze declarabel zijn.
- M&I-mogelijkheden die onbenut blijven omdat niemand in de praktijk weet dat er een contract voor bestaat, wat de voorwaarden zijn of welke zorg al onder de ketenzorgvergoeding valt en dus niet afzonderlijk mag worden gedeclareerd.
- Kennis die bij één persoon zit: vertrekt die medewerker, dan verdwijnt de kennis mee.
- Aannames dat “het systeem het wel regelt”, terwijl het HIS alleen declareert wat daadwerkelijk is uitgevoerd en correct is vastgelegd.
Praktijken laten hierdoor soms tienduizenden euro’s per jaar aan legitieme inkomsten onbenut. Niet door nalatigheid, maar door een gebrek aan gedeelde kennis en heldere routines. Wil je weten wat dit concreet betekent voor jouw praktijk? Via de rendementstest van Ord’us krijg je inzicht in het bedrag dat jouw praktijk mogelijk laat liggen.
Ord’us traint het volledige praktijkteam, van huisarts tot doktersassistente, POH, praktijkverpleegkundige en physician assistant (PA), zodat kennis niet bij één persoon blijft hangen maar verankerd raakt in de dagelijkse werkwijze. Meer weten over hoe dat werkt? Bekijk het aanbod op ordus.nl.