Als huisarts declareer je correct wanneer je uitsluitend vergoedt wat je daadwerkelijk hebt geleverd, volledig en in lijn met de geldende NZa-tarieven en LHV-richtlijnen. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk lopen veel praktijken onbewust inkomsten mis, niet door onwil, maar door ingesleten gewoonten, onduidelijke taakverdeling en blinde vlekken in het declaratieproces. De vragen hieronder helpen je beoordelen waar jouw praktijk staat en wat je kunt doen om structureel correct te declareren.
Welke signalen wijzen op structurele declaratiefouten in een huisartsenpraktijk?
Structurele declaratiefouten herken je aan terugkerende patronen: verrichtingen die consequent niet worden geregistreerd, codes die medewerkers niet kennen of niet durven te gebruiken, en een praktijkomzet die lager uitvalt dan bij vergelijkbare praktijken. Niet één incident, maar een sluipend patroon van gemiste kansen.
Concrete signalen zijn onder meer:
- Assistentes declareren alleen wat ze altijd al declareerden, zonder te toetsen of er meer is geleverd
- Telefonische consulten, herhaalrecepten of correspondentie worden niet of inconsistent gedeclareerd
- Medewerkers twijfelen bij specifieke situaties en kiezen dan veiligheidshalve voor niets
- Er zijn geen interne afspraken over wie wat registreert en wanneer
- De praktijkhouder heeft geen zicht op welke verrichtingscodes er überhaupt worden gebruikt
Het verraderlijke van deze signalen is dat ze zelden opvallen in de waan van de dag. De praktijk draait, de agenda zit vol, en niemand heeft tijd om te controleren wat er structureel wordt gemist. Toch kan het verschil oplopen tot tienduizenden euro’s per jaar aan legitieme inkomsten die onbenut blijven.
Hoe werkt de declaratiecontrole van zorgverzekeraars bij huisartsen?
Zorgverzekeraars controleren declaraties van huisartsen via formele en materiële controles. Bij een formele controle wordt getoetst of de declaratie technisch klopt: is de code juist, is de patiënt ingeschreven, klopt het tarief? Bij een materiële controle gaat het dieper: is de gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk geleverd en was dat medisch noodzakelijk?
In de praktijk betekent dit dat een zorgverzekeraar steekproefsgewijs of gericht dossiers kan opvragen om te toetsen of gedeclareerde verrichtingen aantoonbaar zijn. Wanneer dat niet het geval is, volgt terugvordering. Juist die dreiging maakt veel huisartsen onzeker, en leidt soms tot het tegenovergestelde probleem: te weinig declareren uit angst om fouten te maken.
De sleutel zit in aantoonbaarheid: wat je declareert, moet terug te vinden zijn in het dossier als daadwerkelijk geleverde zorg. Dat vraagt om goede registratiegewoonten, niet om een defensieve houding waarbij je structureel onder je rechten blijft. Correct declareren is geen risico, het is je recht, mits de geleverde zorg goed gedocumenteerd is.
Wat zijn de meest gemiste declaratiecodes in de huisartsenpraktijk?
De meest gemiste declaratiecodes in huisartsenpraktijken vallen doorgaans in drie categorieën: consulten die niet als zodanig worden geregistreerd, module- en M&I-verrichtingen die onbekend zijn, en administratieve handelingen waarvoor wel degelijk een tarief bestaat.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
- Telefonische consulten: veel praktijken declareren deze niet of slechts gedeeltelijk, terwijl een telefonisch consult dat daadwerkelijk is uitgevoerd in veel gevallen declarabel is
- Dubbele consulten: wanneer meerdere klachten in één consult worden behandeld en de zorg ook daadwerkelijk is geleverd, zijn er situaties waarin een tweede verrichting declarabel is
- Verrichtingen door praktijkmedewerkers: zorg die daadwerkelijk is geleverd door een doktersassistente, POH, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) wordt niet altijd volledig gekoppeld aan de juiste codes, mits de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is en de zorg past binnen de gemaakte afspraken
- M&I-verrichtingen: de module Modernisering en Innovatie biedt mogelijkheden die in veel praktijken onbenut blijven, simpelweg omdat het team er niet van op de hoogte is
- Avond-, nacht- en weekendtarieven: worden niet altijd consequent toegepast bij diensten
- Enkel-armindex (Doppleronderzoek): deze verrichting wordt regelmatig niet gedeclareerd, terwijl dat wel mag wanneer het onderzoek daadwerkelijk is uitgevoerd en niet al valt onder een ketenzorgvergoeding
Daarbij geldt als algemeen uitgangspunt: zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding mag niet afzonderlijk worden gedeclareerd. Zo mag longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg niet apart in rekening worden gebracht.
Wat opvalt bij Ord’us is dat de meeste gemiste codes niet het gevolg zijn van onwil, maar van onwetendheid of gewoonte. Teams declareren wat ze altijd hebben gedeclareerd, en niemand heeft ooit systematisch getoetst of dat compleet is.
Wie is verantwoordelijk voor correcte declaraties in de praktijk?
De eindverantwoordelijkheid voor correcte declaraties ligt bij de praktijkhouder. Als eigenaar van de praktijk teken je voor de declaraties richting zorgverzekeraars, ook als de uitvoering bij assistentes of de praktijkmanager ligt. Dat maakt bewustzijn bij de praktijkhouder onmisbaar.
In de dagelijkse praktijk is declareren echter een teamtaak. Zorg die daadwerkelijk is geleverd door een doktersassistente, POH, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) moet worden gedeclareerd onder de juiste codes, mits de zorgverlener bevoegd en bekwaam is en de zorg past binnen de gemaakte afspraken. De praktijkmanager bewaakt het proces. Wanneer die taakverdeling niet expliciet is vastgelegd, ontstaan er blinde vlekken: iedereen denkt dat de ander het regelt, of niemand durft een beslissing te nemen bij twijfel.
Een gezonde declaratieroutine vraagt om drie dingen: gedeelde kennis over wat mag en wat niet, duidelijke afspraken over wie wat registreert, en een vaste werkwijze die niet afhankelijk is van één medewerker. Valt die medewerker weg, dan mag de kennis niet meegaan. Structurele borging is precies wat de training Optimaal Declareren bij praktijken beoogt te realiseren.
Hoe controleer je als huisarts of je declaraties kloppen?
Om te controleren of je declaraties kloppen, vergelijk je systematisch wat je daadwerkelijk hebt geleverd met wat je declareert. Niet de geplande of voorbereide zorg, maar de zorg die feitelijk is uitgevoerd, is bepalend. Dat doe je door declaratieoverzichten naast je zorgregistratie te leggen, te toetsen welke verrichtingscodes je team gebruikt, en te checken of die overeenkomen met de geldende NZa-tarieven en declaratieregels voor huisartsen.
Een praktische aanpak in stappen:
- Vraag een overzicht op van alle gedeclareerde codes van de afgelopen drie maanden
- Toets per categorie of de codes die je ziet overeenkomen met de zorg die je team feitelijk heeft geleverd
- Controleer of er verrichtingen zijn die daadwerkelijk zijn uitgevoerd maar die niet terugkomen in de declaraties
- Leg dit naast de actuele NZa-regelgeving en de LHV-richtlijnen voor declareren, en houd daarbij rekening met wat al valt onder een ketenzorgvergoeding
- Bespreek de bevindingen met je team en stel waar nodig de werkwijze bij
Dit is een momentopname. Voor structurele zekerheid heb je een aanpak nodig die het team meeneemt, niet alleen de praktijkhouder. Wie onzeker is over declareren als huisarts en wil weten wat er concreet te halen valt, kan bij Ord’us een rendementstest doen die een concreet bedrag zet op de gemiste inkomsten.
Wanneer is het zinvol om een declaratietraining te laten doen?
Een declaratietraining is zinvol zodra je het vermoeden hebt dat er structureel inkomsten worden gemist, wanneer medewerkers twijfelen over codes, of wanneer de kennis over declaratieregels afhankelijk is van één of twee personen in de praktijk. Je hoeft niet te wachten op een concrete fout of terugvordering.
Specifieke momenten waarop een training extra waarde heeft:
- Na een wisseling van personeel waarbij declaratiekennis is weggevallen
- Bij invoering van nieuwe NZa-tarieven of gewijzigde declaratieregels
- Wanneer de accountant opmerkt dat de omzet achterblijft bij vergelijkbare praktijken
- Als het team signalen geeft van onzekerheid: “mag ik dit consult declareren?” of “mag ik dit telefonisch consult declareren?”
- Wanneer de praktijk groeit en de taakverdeling rondom declaraties niet is meegegroeid
Een goede training gaat verder dan uitleg geven over de regels. Ze verandert het gedrag van het hele team, zodat correcte declaraties geen uitzondering worden maar de standaard. De training Optimaal Declareren van Ord’us is altijd op locatie, met het volledige team, en gevolgd door een online leeromgeving die de kennis levend houdt. Zo blijft de verbetering hangen, ook als de trainingsdag alweer achter de rug is.
Twijfel je of dit voor jouw praktijk relevant is? Op ordus.nl vind je meer informatie over hoe de aanpak werkt en wat andere praktijken ermee hebben bereikt.