Declaratie-onzekerheid in een huisartsenpraktijk voorkom je door kennis te verankeren in teamafspraken in plaats van in individuele medewerkers. Zolang het antwoord op “wat mag ik declareren?” afhangt van wie er die dag werkt, blijft de praktijk kwetsbaar. De vragen hieronder gaan dieper in op waar die onzekerheid vandaan komt, wat het kost, en hoe je er structureel iets aan doet.
Waar komt declaratie-onzekerheid in een huisartsenpraktijk vandaan?
Declaratie-onzekerheid in een huisartsenpraktijk ontstaat vrijwel altijd uit hetzelfde patroon: de declaratieregels zijn nooit expliciet aangeleerd, maar door de jaren heen informeel overgedragen van de ene medewerker op de andere. Wat ooit als “zo doen wij het” begon, wordt stilzwijgend voortgezet, zonder dat iemand nog weet waarom, of dat het nog klopt met de huidige NZa-regels.
Voor de praktijkhoudende huisarts voelt declareren vaak als een noodzakelijk kwaad dat is gedelegeerd aan de assistentes. De aanname dat “het wel goed gaat” is begrijpelijk, want zorg verlenen is de kern van het vak. Maar juist die afstand creëert een blinde vlek. Niemand heeft een volledig overzicht van welke verrichtingen worden gemist, welke codes verkeerd worden toegepast, of waar de praktijk onnodig voorzichtig is uit angst voor verkeerd declareren.
Daar komt bij dat de declaratieregels voor huisartsen regelmatig veranderen. NZa-tarieven worden jaarlijks bijgesteld, nieuwe M&I-verrichtingen komen beschikbaar, en de interpretatie van bestaande codes verschuift. Een team dat niet actief bijhoudt wat er verandert, declareert vanzelf op basis van verouderde aannames.
Wat zijn de gevolgen van structurele declaratieonzekerheid voor een praktijk?
Structurele declaratieonzekerheid leidt tot twee gevolgen die elkaar versterken: gemiste inkomsten en een verhoogd risico op fouten. Praktijken laten hierdoor regelmatig tienduizenden euro’s aan legitieme inkomsten per jaar liggen, niet door onwil, maar door patronen die nooit zijn bijgesteld.
Het eerste gevolg is financieel. Verrichtingen die wel zijn uitgevoerd maar niet zijn gedeclareerd, zijn gewoon verloren. Bepalend voor de declaratie is immers wat daadwerkelijk is geleverd — niet wat gepland stond of voorbereid werd. Die financiële ruimte had ingezet kunnen worden voor extra personeel, scholing of betere werkprocessen. Een praktijk die structureel onderdeclareert, merkt dat op den duur in de marge, in de werkdruk en in de mogelijkheden om te investeren.
Het tweede gevolg is het risico op verkeerd declareren. Juist omdat de regels onduidelijk zijn, ontstaan er grijze gebieden. Medewerkers die onzeker zijn over declaratieregels, gaan soms op gevoel werken. Dat vergroot het risico op codes die niet aansluiten bij de daadwerkelijk geleverde zorg, wat kan leiden tot terugvorderingen door de zorgverzekeraar. Angst voor controle is dan ook een veelgehoord pijnpunt: de zorg dat een audit blootlegt wat intern nooit goed geregeld was.
Daarbij is de praktijk volledig afhankelijk van de kennis van individuele medewerkers. Valt er één weg, dan valt er kennis weg. Dat maakt de organisatie kwetsbaar op een manier die niet zichtbaar is in de dagelijkse gang van zaken, maar hard aankomt op het moment dat het misgaat.
Hoe weet je welke verrichtingen je team structureel mist?
Je ontdekt welke verrichtingen structureel worden gemist door het huidige declaratiepatroon van je praktijk te vergelijken met wat er op basis van de daadwerkelijk geleverde zorg gedeclareerd had mogen worden. Dat vereist een gerichte analyse, want wat je niet declareert, zie je niet terug in je cijfers.
Een praktische eerste stap is de rendementstest van Ord’us, die op basis van praktijkgegevens inzichtelijk maakt welk bedrag er jaarlijks onbenut blijft. Dat maakt het onzichtbare zichtbaar: niet als abstract vermoeden, maar als concreet getal.
Daarna is het zaak om met het hele team door de meest voorkomende verrichtingen te lopen. Welke consulten zijn uitgevoerd en gedeclareerd? Wat gebeurt er met telefonische consulten? Worden M&I-verrichtingen — zoals de Enkel-armindex (Doppleronderzoek) — consequent bijgehouden op basis van wat daadwerkelijk is verricht? Worden POH-consulten altijd correct verantwoord? Daarbij geldt dat verrichtingen die al onderdeel zijn van een ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mogen worden; voor longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg geldt dit expliciet. De antwoorden op die vragen liggen zelden bij één persoon, en dat is precies het probleem. Kennis die verspreid is over het team, is niet betrouwbaar.
Een interactieve training waarbij het kennisniveau eerst wordt getoetst, geeft het meest eerlijke beeld. Niet om te beoordelen, maar om te zien waar de lacunes zitten en welke aannames al jaren ongetoetst worden voortgezet.
Welke afspraken voorkomen dat declaratiekennis persoonsgebonden blijft?
Declaratiekennis wordt minder persoonsgebonden door interne afspraken te maken over wie wat registreert, wanneer, en op basis van welke criteria. Zolang die afspraken niet zijn vastgelegd, is de praktijk afhankelijk van de kennis en het geheugen van individuele medewerkers.
Concrete afspraken die het verschil maken zijn onder andere:
- Een duidelijke taakverdeling: wie is verantwoordelijk voor het declareren van welke verrichtingen? Houd daarbij rekening met de bevoegdheid en bekwaamheid van de betrokken zorgverlener — of dat nu de huisarts, een doktersassistente, een praktijkverpleegkundige of een physician assistant (PA) is — en de afspraken die daarover binnen de praktijk zijn gemaakt.
- Heldere criteria voor veelgebruikte codes: wanneer mag een telefonisch consult worden gedeclareerd, en wanneer niet? De grondslag is altijd de daadwerkelijk geleverde zorg, niet de geplande of voorbereide handeling.
- Duidelijkheid over ketenzorg: welke verrichtingen vallen al onder de ketenzorgvergoeding en mogen dus niet afzonderlijk worden gedeclareerd? Voor longfunctieonderzoek binnen de COPD-ketenzorg geldt dit nadrukkelijk.
- Vaste momenten voor controle: wie checkt periodiek of de declaraties aansluiten bij de daadwerkelijk geleverde zorg?
- Onboarding voor nieuwe medewerkers: hoe worden declaratieafspraken overgedragen aan iemand die nieuw binnenkomt?
De sleutel is dat afspraken niet in iemands hoofd zitten, maar in een gedeeld format dat het hele team kent en gebruikt. Dat vraagt om een bewust moment van gezamenlijke afstemming, waarbij niet alleen de regels worden uitgelegd, maar ook het gedrag eromheen wordt besproken. Want de meeste declaratiefouten zijn geen regelfouten, het zijn gewoonte- en communicatiefouten.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is specifiek ontworpen om dit soort afspraken samen met het hele team te maken, op de eigen locatie, zodat ze direct aansluiten op de praktijkroutines die al bestaan.
Hoe houd je declaratieafspraken actueel bij nieuwe NZa-tarieven?
Declaratieafspraken blijven actueel door jaarlijks een vast moment in te plannen waarop de NZa-tarieven en LHV-richtlijnen worden doorgenomen en de interne afspraken daarop worden bijgesteld. Wie dat niet structureel doet, werkt vanzelf met verouderde aannames.
Elk jaar per 1 januari gaan nieuwe NZa-tarieven in. Dat betekent niet alleen andere bedragen, maar soms ook gewijzigde voorwaarden voor bestaande verrichtingen of nieuwe mogelijkheden die eerder niet beschikbaar waren. Een team dat daar niet actief van op de hoogte is, mist die kansen of past codes toe op een manier die niet meer klopt met de huidige regelgeving.
Praktisch gezien helpt het om:
- Elk jaar een teammoment te plannen rond de tariefwijzigingen, bij voorkeur in december of januari.
- Één persoon verantwoordelijk te maken voor het signaleren van wijzigingen in NZa- en LHV-richtlijnen.
- Gebruik te maken van een online leeromgeving of periodieke kennischecks, zodat kennis niet wegzakt na één training.
Dat laatste punt is precies waarom Ord’us na de training ook een online leeromgeving biedt met wekelijkse leermomenten en casussen. Kennis die niet wordt onderhouden, slijt. En een praktijk die in 2026 op basis van 2024-inzichten declareert, laat onnodig inkomsten liggen, terwijl ze volledig binnen de regels had kunnen blijven.
Onzekerheid over declareren is geen persoonlijk tekort. Het is een structuurprobleem dat vraagt om een structurele oplossing: gedeelde kennis, heldere afspraken en een systeem dat meegaat met de veranderingen in het veld. Wil je weten wat er bij jouw praktijk concreet te halen valt? Bekijk dan de training Optimaal Declareren en ontdek hoe je declaratiezekerheid omzet in iets wat het hele team draagt.