De meest voorkomende vragen over declareren bij huisartsen gaan over welke codes kloppen, wat assistentes zelf mogen doen, hoe controles werken en wanneer je een M&I-verrichting naast een consult mag zetten. Die vragen klinken technisch, maar achter elk ervan zit iets menselijks: het gevoel dat je het misschien niet helemaal goed doet, zonder precies te weten waar het wringt. De antwoorden hieronder geven per vraag direct duidelijkheid, zodat je weet waar je staat.
Welke declaratiecodes worden het vaakst verkeerd toegepast?
De codes die het vaakst verkeerd worden toegepast zijn de consulttarieven, de telefonische en digitale contacten, en de M&I-verrichtingen. Fouten ontstaan zelden door onwil, maar door aannames: “dat doen we altijd zo” of “dat mag toch niet apart”. Juist die stille gewoontes kosten een praktijk structureel inkomsten.
In de praktijk zien we een aantal terugkerende patronen. Telefonische consulten worden regelmatig niet gedeclareerd, ook als de inhoud dat wel rechtvaardigt. Dubbele problematiek in één consult wordt samengevat onder één code, terwijl de declaratieregels voor huisartsen ruimte bieden om dit correct te splitsen. En M&I-verrichtingen worden achteraf niet meer toegevoegd, simpelweg omdat niemand in de praktijk precies weet wanneer het mag.
Wat deze situaties gemeen hebben: de kennis ontbreekt niet altijd, maar ze is niet gedeeld. Eén medewerker weet iets, een ander niet, en in de dagelijkse drukte wordt het niet uitgewisseld. Bij Ord’us is dat precies het patroon dat in trainingen zichtbaar wordt gemaakt, zodat het hele team dezelfde basis heeft.
Wat mag een praktijkassistente zelf declareren en wat niet?
Een praktijkassistente mag declaraties invoeren en verwerken op basis van wat de huisarts heeft geleverd of geautoriseerd. Zij declareert namens de praktijk, niet op eigen titel. Wat zij niet mag, is zelfstandig beslissen welke verrichtingen declarabel zijn zonder dat de huisarts dat heeft vastgesteld of geprotocolleerd.
In de dagelijkse praktijk leidt dit tot een grijs gebied. Assistentes doen veel, registreren veel, en hebben vaak meer declaratiekennis dan de huisarts zelf. Maar die kennis is niet altijd formeel geborgd. Als een assistente vertrekt, vertrekt de kennis mee. En als er geen duidelijke interne afspraken zijn over wie wat registreert en wanneer, vallen verrichtingen tussen wal en schip.
De vraag “wat mag een doktersassistente declareren” is dus eigenlijk een organisatievraag: wie heeft welke verantwoordelijkheid, en is dat vastgelegd? Goede declaratieafspraken beginnen bij helderheid over taakverdeling, niet bij het uit het hoofd kennen van alle NZa-codes.
Hoe werkt de controle door de zorgverzekeraar op declaraties?
Zorgverzekeraars controleren declaraties via formele controles en materiële controles. Bij een formele controle wordt getoetst of de declaratie technisch klopt: de juiste code, het juiste tarief, de juiste verzekerdegegevens. Bij een materiële controle gaat het verder: is de gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk geleverd, en was die zorg noodzakelijk?
Veel huisartsen zijn bang om verkeerd te declareren, en die zorg is begrijpelijk. Maar de praktijk laat zien dat het risico op terugvordering het grootst is bij onduidelijke of inconsistente registraties, niet bij een goed gedocumenteerde declaratie die binnen de NZa-regels valt. Een declaratie die je kunt onderbouwen met het dossier, is een veilige declaratie.
De angst voor controle leidt er soms toe dat praktijken structureel minder declareren dan ze mogen. Dat is geen voorzichtigheid, dat is onderdeclareren. De oplossing is niet minder declareren, maar correct en compleet declareren, zodat elke declaratie verdedigbaar is.
Wanneer mag je een M&I-verrichting declareren naast een consult?
Een M&I-verrichting (Modernisering en Innovatie) mag naast een consult worden gedeclareerd als de verrichting daadwerkelijk is uitgevoerd en voldoet aan de omschrijving in de NZa-tarieflijst. De verrichting moet dus los staan van het consult zelf en een eigen inhoudelijke grondslag hebben.
In de praktijk wordt hier veel over getwijfeld, en die twijfel kost geld. Veel POH-verrichtingen, chronische zorgmomenten en specifieke behandelcontacten zijn declarabel als M&I, maar worden niet als zodanig geregistreerd. Soms omdat men denkt dat het “al in het consult zit”, soms omdat de interne afspraken ontbreken over wie dit registreert.
De declaratieregels voor huisartsen zijn op dit punt specifieker dan veel praktijken beseffen. De LHV en NZa bieden duidelijke kaders over welke verrichtingen naast een consult mogen worden gezet. Wie die kaders kent en intern borgt, haalt structureel meer uit het werk dat al wordt gedaan, zonder extra handelingen of grenzen op te zoeken.
Hoeveel geld laat een gemiddelde huisartsenpraktijk liggen door onderdeclareren?
Praktijken laten door onderdeclareren regelmatig tienduizenden euro’s per jaar aan legitieme inkomsten liggen. Het exacte bedrag verschilt per praktijk en hangt af van de omvang, de populatie, het zorgaanbod en de huidige declaratieroutines. Maar de financiële ruimte is in vrijwel elke praktijk groter dan men denkt.
Het lastige aan onderdeclareren is dat je het niet ziet. Er komt geen melding, geen signaal, geen afwijzing. De inkomsten blijven gewoon uit, en omdat er geen referentie is, valt het niet op. Pas als een accountant een opmerking maakt, de omzet tegenvalt of een collega-praktijk toevallig hogere inkomsten noemt, begint het te knagen.
De rendementstest van Ord’us maakt dat onzichtbare zichtbaar: op basis van de praktijkgegevens wordt een concreet bedrag in beeld gebracht van wat er structureel gemist wordt. Niet als aanklacht, maar als startpunt voor verbetering.
Hoe zorg je dat declaratiekennis niet wegvalt als een medewerker vertrekt?
Declaratiekennis valt weg als ze in hoofden zit in plaats van in systemen en afspraken. De oplossing is kennis omzetten in teamgedrag: gedeelde routines, vastgelegde taakverdeling en regelmatige kennisopfrissing, zodat de praktijk niet afhankelijk is van één persoon.
Dit is een van de meest onderschatte risico’s in een huisartsenpraktijk. Als de assistente die “altijd de declaraties doet” vertrekt, vertrekt ook het inzicht in welke codes worden gebruikt, welke afspraken er zijn gemaakt en welke verrichtingen structureel worden meegenomen. De nieuwe medewerker begint opnieuw, en ondertussen loopt de praktijk financiële ruimte mis.
Structurele verbetering vraagt om meer dan eenmalige scholing. De training Optimaal Declareren van Ord’us werkt daarom met het hele team, op de eigen locatie, gevolgd door een online leeromgeving met wekelijkse leermomenten en kennischecks. Zo blijft declaratiekennis levend in de praktijk, ook als de samenstelling van het team verandert.
Wie declareren wil borgen als een teampraktijk in plaats van een persoonsafhankelijke routine, geeft de praktijk grip. Niet alleen op de inkomsten, maar ook op de rust die ontstaat als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Meer weten over wat dit voor jouw praktijk betekent? Bekijk het aanbod van Ord’us of doe de rendementstest om te zien wat er bij jou te halen valt.