Een declaratiecode is een gestandaardiseerde code waarmee een huisartsenpraktijk bij de zorgverzekeraar aangeeft welke zorg is geleverd en wat daarvoor in rekening wordt gebracht. Elke verrichting, elk consult en elke aanvullende activiteit heeft een eigen code, vastgesteld door de NZa. Wie die codes correct en volledig toepast, declareert precies wat is geleverd: niet meer, maar ook niet minder dan waar de praktijk recht op heeft. In dit artikel krijg je antwoord op de meest gestelde vragen over declaratiecodes in de huisartsenzorg.
Welke soorten declaratiecodes bestaan er in de huisartsenzorg?
In de huisartsenzorg zijn declaratiecodes onderverdeeld in drie hoofdcategorieën: inschrijftarieven, consulttarieven en verrichtingencodes. Het inschrijftarief dekt de beschikbaarheid van de huisarts voor een ingeschreven patiënt. Consulttarieven gelden voor specifieke contactmomenten, zoals een fysiek consult, een telefonisch consult of een e-consult. Verrichtingencodes dekken aanvullende handelingen die los van het consult worden vergoed.
Naast deze basiscategorieën bestaan er ook codes voor modules en integrale zorg, zoals ketenzorgprogramma’s voor diabetes of COPD. Daarbinnen vallen prestaties die anders zijn opgebouwd dan reguliere consulttarieven. Belangrijk hierbij is dat zorg die al onderdeel is van de ketenzorgvergoeding niet afzonderlijk gedeclareerd mag worden. Voor longfunctieonderzoek geldt specifiek dat dit binnen de COPD-ketenzorg niet apart in rekening mag worden gebracht. Tot slot zijn er M&I-verrichtingen (Modernisering en Innovatie): extra vergoedingen voor specifieke activiteiten die een praktijk aanbiedt boven op het standaardpakket. Juist deze categorie wordt in de praktijk het vaakst over het hoofd gezien, terwijl er soms aanzienlijke inkomsten mee gemoeid zijn.
Het totale stelsel van codes is omvangrijker dan veel praktijkteams beseffen. Wie alleen de meest bekende codes toepast, laat geregeld legitieme inkomsten liggen zonder dat het opvalt in de dagelijkse drukte.
Hoe weet je welke declaratiecode bij een verrichting hoort?
De juiste declaratiecode vind je door de daadwerkelijk geleverde zorg te toetsen aan de prestatiebeschrijvingen van de NZa en de bijbehorende richtlijnen van de LHV. Niet de intentie, de voorbereiding of de geplande handeling is bepalend, maar wat er feitelijk is uitgevoerd. Elke code heeft een omschrijving van de voorwaarden waaronder die mag worden gebruikt. De verrichting moet aansluiten bij die omschrijving: de inhoud, het type contact en de context moeten kloppen.
In de praktijk betekent dit dat je drie vragen stelt:
- Wat is er daadwerkelijk uitgevoerd? Beschrijf de handeling zo concreet mogelijk, op basis van wat er werkelijk heeft plaatsgevonden.
- Welke prestatiebeschrijving past daarbij? Zoek de bijbehorende NZa-code op basis van die beschrijving.
- Zijn alle voorwaarden vervuld? Denk aan registratie, diagnose, type patiënt en eventuele toestemming van de zorgverzekeraar.
Het lastige is dat de omschrijvingen soms technisch zijn en dat de vertaling naar de dagelijkse praktijk niet altijd vanzelf spreekt. Veel praktijken werken daarom met interne afspraken over welke code bij welke situatie hoort. Zonder die afspraken ontstaan inconsistenties: de ene assistent declareert iets wel, de andere niet. De training Optimaal Declareren van Ord’us is er specifiek op gericht om die vertaalslag te maken en vast te leggen in heldere teamafspraken.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het gebruik van declaratiecodes?
De meest voorkomende fout is niet het gebruiken van een verkeerde code, maar het helemaal niet declareren van verrichtingen die wel zijn geleverd. Daarnaast worden codes regelmatig te snel toegepast zonder te controleren of alle voorwaarden zijn vervuld, of juist vermeden uit voorzichtigheid terwijl ze gewoon mogen worden gebruikt.
Concrete fouten die Ord’us in de praktijk tegenkomt:
- Telefonische consulten niet declareren omdat het “maar een kort gesprek” was
- M&I-verrichtingen niet aanvragen of niet bijhouden, waardoor de vergoeding misloopt
- Dubbele consulten op één dag niet declareren uit onzekerheid over de regels
- Ketenzorgprestaties incompleet uitvoeren of zorg die al onder de ketenzorgvergoeding valt toch afzonderlijk declareren, waardoor vergoedingen wegvallen of teruggevorderd worden
- Verrichtingen wel uitvoeren maar niet declareren omdat ze niet als afzonderlijke prestatie worden herkend, terwijl ze daar wel voor in aanmerking komen
Achter de meeste fouten zit geen onzorgvuldigheid, maar een combinatie van drukte, onduidelijke taakverdeling en aannames die nooit zijn uitgesproken. Wie bang is om verkeerd te declareren, declareert vaak te weinig. Dat voelt veilig, maar het is een stille vorm van verlies.
Mag je een declaratiecode gebruiken als de zorgverzekeraar er niet om vraagt?
Ja, als een verrichting daadwerkelijk is uitgevoerd en voldoet aan de NZa-prestatiebeschrijving en alle bijbehorende voorwaarden, mag je die declareren ongeacht of de zorgverzekeraar er actief om vraagt. De zorgverzekeraar vraagt nooit proactief om declaraties: het initiatief ligt altijd bij de praktijk. Niet declareren omdat de verzekeraar er niet om vraagt, is een veelgemaakte aanname die onnodig inkomsten kost.
Wel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen codes die vrij declareerbaar zijn en codes waarvoor voorafgaande toestemming of een contract vereist is. Sommige M&I-verrichtingen moeten eerst worden aangevraagd en goedgekeurd voordat je ze in rekening kunt brengen. Wie dat proces overslaat, riskeert terugvordering achteraf. Kennis van die voorwaarden is dus geen luxe, maar een basisvereiste voor correcte declaraties.
De declaratieregels voor huisartsen zijn vastgelegd door de NZa en uitgewerkt in de richtlijnen van de LHV. Beide bronnen zijn openbaar en bindend. Ord’us baseert al zijn trainingen op die richtlijnen, zodat praktijken kunnen declareren met zekerheid in plaats van twijfel.
Wat gebeurt er als een declaratiecode achteraf onjuist blijkt?
Als een declaratiecode achteraf onjuist blijkt, kan de zorgverzekeraar overgaan tot terugvordering: het terugvragen van het uitgekeerde bedrag. Bij structurele fouten kan dit leiden tot een formele controle of audit van de praktijk. De gevolgen zijn groter naarmate de fout vaker is gemaakt en naarmate er geen aantoonbare inspanning is geweest om correct te declareren.
Belangrijk om te weten: de meeste terugvorderingen ontstaan niet door fraude, maar door onwetendheid of doordat verrichtingen worden gedeclareerd die niet daadwerkelijk zijn uitgevoerd, of juist doordat zorg die al onder een ketenzorgvergoeding valt toch afzonderlijk in rekening wordt gebracht. Een verzekeraar maakt onderscheid tussen een incidentele fout en een patroon. Een incidentele fout die je zelf signaleert en corrigeert, weegt anders dan een structureel probleem dat pas bij controle boven tafel komt.
De beste bescherming tegen terugvordering is een combinatie van drie dingen: kennis van de regels, goede vastlegging van wat daadwerkelijk is uitgevoerd en heldere interne afspraken over wie wat declareert. Wie die drie op orde heeft, hoeft niet bang te zijn voor een controle. Onzekerheid over declareren verdwijnt niet door minder te declareren, maar door het beter te doen.
Hoe zorg je dat het hele team declaratiecodes consistent toepast?
Consistente toepassing van declaratiecodes begint bij gedeelde kennis en expliciete taakverdeling. Zolang declaratiekennis bij één of twee medewerkers zit, is de praktijk kwetsbaar: valt die persoon weg, dan valt de kennis weg. Structurele consistentie vraagt om afspraken die het hele team kent en dagelijks toepast, ongeacht wie er die dag werkt.
Kennis verankeren in het team
De eerste stap is inzicht in wat het team al weet en waar de blinde vlekken zitten. Veel praktijken ontdekken bij een grondige inventarisatie dat doktersassistentes, praktijkondersteuners, praktijkverpleegkundigen en de huisarts-eigenaar verschillende aannames hanteren over dezelfde situaties. Het expliciteren van die aannames en het omzetten ervan in eenduidige afspraken, is de kern van structurele verbetering.
Dat vraagt om meer dan een eenmalige instructie. Kennis die niet wordt herhaald, slijt. Praktijken die declaratiekennis levend houden via regelmatige casusbespreking of korte kennischecks, presteren structureel beter dan praktijken die het bij één training laten.
Taakverdeling vastleggen
Naast kennis is duidelijkheid over wie wat declareert minstens zo belangrijk. Verrichtingen kunnen worden uitgevoerd door verschillende zorgverleners — een doktersassistente, praktijkverpleegkundige, physician assistant (PA) of de huisarts zelf — mits de betreffende zorgverlener bevoegd en bekwaam is en dit past binnen de gemaakte afspraken in de praktijk. Wie registreert een Enkel-armindex (Doppleronderzoek) in het HIS? Wie controleert of ketenzorgprestaties volledig zijn uitgevoerd en correct worden gedeclareerd? Zonder expliciete antwoorden op die vragen ontstaan gaten die niemand opvult, simpelweg omdat iedereen ervan uitgaat dat een ander het doet.
De training Optimaal Declareren van Ord’us werkt precies op dit niveau: het hele team samen, op locatie, met als doel om kennis om te zetten in concrete afspraken die de volgende werkdag al toepasbaar zijn. Wil je eerst weten wat er bij jouw praktijk te halen valt? Via de rendementstest van Ord’us krijg je een concreet beeld van de gemiste inkomsten in jouw specifieke situatie.