Ja, een consult is declarabel als de huisarts of een andere bevoegde zorgverlener daadwerkelijk zorg heeft geleverd die valt binnen de bekostigingsregels van de NZa. De centrale voorwaarde is niet de duur of de locatie van het contact, maar of er sprake is van inhoudelijke zorgverlening — daadwerkelijk uitgevoerd — aan een ingeschreven patiënt. De vragen hieronder geven per situatie een concreet antwoord.
Welke voorwaarden bepalen of een consult declarabel is?
Een consult is declarabel als er sprake is van een inhoudelijk zorgcontact waarbij een bevoegde zorgverlener daadwerkelijk zorg heeft geleverd aan een bij de praktijk ingeschreven patiënt. Bepalend is wat er werkelijk is uitgevoerd, niet wat gepland of voorbereid was. De patiënt moet ingeschreven zijn, de zorg moet zijn geleverd, en de prestatiecode moet aansluiten op wat er daadwerkelijk is gedaan.
Drie voorwaarden komen steeds terug in de declaratieregels voor huisartsen:
- Inschrijving: de patiënt staat ingeschreven bij de praktijk die declareert.
- Geleverde zorg: er is daadwerkelijk een zorgprestatie uitgevoerd, niet alleen een administratieve handeling of een voornemen daartoe.
- Juiste prestatiecode: de gehanteerde code dekt wat er is gedaan, conform de NZa-prestatiebeschrijvingen.
Wat huisartsen soms vergeten: ook zorg die is geleverd door een praktijkondersteuner (POH), doktersassistente, praktijkverpleegkundige of physician assistant (PA) kan declarabel zijn, mits de zorgverlener bevoegd en bekwaam is, dit past binnen de gemaakte afspraken, en de juiste code wordt gehanteerd. Onduidelijkheid over de taakverdeling is een van de meest voorkomende oorzaken van gemiste declaraties. Bij Ord’us zien ze dit patroon keer op keer terugkomen in huisartsenpraktijken.
Wat is het verschil tussen een consult, een visite en een herhaalrecept?
Een consult is een zorgcontact waarbij de patiënt naar de praktijk komt. Een visite is een zorgcontact waarbij de zorgverlener naar de patiënt toe gaat, bijvoorbeeld thuis of in een zorginstelling. Een herhaalrecept is geen zorgcontact in de declaratietechnische zin: het is een administratieve handeling en levert in de meeste gevallen geen declarabele prestatie op.
Het onderscheid is belangrijk omdat de prestatiecode en het bijbehorende tarief per contactvorm verschillen. Een visite heeft een hoger tarief dan een consult, juist omdat de tijdsinvestering groter is. Wie een visite registreert als consult, declareert te laag. Wie een herhaalrecept probeert te declareren als consult, declareert onjuist. Bepalend is steeds wat er daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
Voor de dagelijkse praktijk betekent dit dat de registratie op het moment van het contact correct moet zijn. Achteraf corrigeren is mogelijk, maar kost tijd en gaat ten koste van de betrouwbaarheid van de administratie. Heldere interne afspraken over wie welk contacttype registreert, voorkomen verwarring.
Kan een telefonisch of digitaal contact ook worden gedeclareerd?
Ja, een telefonisch consult mag worden gedeclareerd, mits er sprake is van een inhoudelijk zorgcontact waarbij daadwerkelijk medisch-inhoudelijke zorg is geleverd door een bevoegde zorgverlener. Hetzelfde geldt voor digitale contacten zoals beeldbellen of berichten via een patiëntenportaal. De contactvorm bepaalt niet of iets declarabel is; wat er daadwerkelijk is uitgevoerd, doet dat.
Veel praktijken laten hier onbewust inkomsten liggen. Een telefoongesprek waarin een doktersassistente, praktijkverpleegkundige of andere bevoegde zorgverlener een medische vraag zelfstandig en inhoudelijk afhandelt, kan onder de juiste voorwaarden declarabel zijn. Een gesprek dat uitsluitend gaat over het maken van een afspraak of het doorgeven van een uitslag zonder toelichting, is dat niet.
De vraag mag ik een telefonisch consult declareren heeft dus geen simpel ja of nee als antwoord. Het hangt af van wat er daadwerkelijk is besproken en uitgevoerd, wie het contact heeft afgehandeld en of de juiste prestatiecode beschikbaar is. Praktijken die dit structureel goed willen bijhouden, hebben baat bij duidelijke afspraken over wanneer een telefonisch contact als declarabel wordt aangemerkt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Wat gebeurt er als een consult per ongeluk verkeerd is gedeclareerd?
Als een consult verkeerd is gedeclareerd, kan de zorgverzekeraar overgaan tot terugvordering van het te veel of onjuist gedeclareerde bedrag. Bij een incidentele fout zijn de gevolgen doorgaans beperkt tot correctie en terugbetaling. Bij een structureel patroon van onjuiste declaraties kan een verzekeraar een formeel controleonderzoek instellen.
De angst voor gevolgen van verkeerd declareren leeft breed onder huisartsen, en dat is begrijpelijk. Maar het is goed om onderscheid te maken tussen twee situaties:
- Een incidentele vergissing: dit overkomt iedere praktijk. Corrigeer zo snel mogelijk, leg de correctie vast en zorg dat de fout niet structureel terugkeert.
- Een structureel patroon: dit trekt de aandacht van verzekeraars. Niet de fout zelf, maar de herhaling ervan is het risico.
Wie fout gedeclareerd heeft en wil weten wat nu te doen, kan het beste proactief handelen: corrigeer de declaratie, informeer de verzekeraar indien nodig en pas de interne werkwijze aan. Wachten vergroot het risico op een terugvordering achteraf. Het goede nieuws: wie zijn declaratieproces structureel op orde heeft, hoeft deze situatie zelden te vrezen.
Waarom laten praktijken declareerbare consulten onbewust liggen?
De meeste gemiste declaraties ontstaan niet door onwil of nalatigheid, maar door ingesleten routines, onduidelijke taakverdeling en aannames die nooit hardop zijn uitgesproken. Een drukke dag, een wisseling van medewerker of een nieuwe tariefstructuur zijn genoeg om structureel inkomsten mis te lopen zonder dat iemand het doorheeft.
Concrete patronen die Ord’us regelmatig tegenkomt in praktijken:
- Assistentes die niet zeker weten of een telefonisch contact declarabel is en het contact voor de zekerheid niet registreren.
- POH-consulten die wel zijn uitgevoerd maar waarbij de daadwerkelijk geleverde zorg niet wordt gekoppeld aan de juiste M&I-code.
- Verrichtingen die wel zijn uitgevoerd maar niet zijn gedeclareerd omdat de afspraak over wie daarvoor verantwoordelijk is nooit expliciet is gemaakt.
- Zorg die al onderdeel is van een ketenzorgvergoeding en ten onrechte ook afzonderlijk wordt gedeclareerd — of juist declarabele verrichtingen buiten de ketenzorg die onterecht worden weggelaten.
- Kennis die bij één medewerker zit en verdwijnt zodra die persoon uitvalt of vertrekt.
Dit is precies waarom declaratieregels voor huisartsenpraktijken niet alleen een kwestie zijn van de juiste codes kennen. Het gaat om gedrag, gewoontes en gedeelde verantwoordelijkheid binnen het team. Kennis die alleen in het hoofd van één persoon zit, is kwetsbaar.
Hoe weet je zeker dat je praktijk correct en volledig declareert?
De enige manier om zeker te weten dat je praktijk correct en volledig declareert, is door het declaratieproces systematisch te toetsen: niet alleen de codes, maar ook de registratiegewoontes, de taakverdeling en de interne afspraken. Een gevoel dat het wel goed gaat, is geen garantie.
Praktische stappen om meer grip te krijgen:
- Toets het kennisniveau van het hele team, inclusief assistentes, POH, praktijkverpleegkundigen en physician assistants. Declaratiekennis mag niet bij één persoon zitten.
- Maak expliciete afspraken over wie welk contacttype registreert, welke zorgverlener bevoegd is voor welke verrichting, en wanneer daadwerkelijk geleverde zorg declarabel is.
- Controleer periodiek of de gebruikte codes nog aansluiten op de actuele NZa-tarieven en LHV-richtlijnen, en of verrichtingen die onderdeel zijn van een ketenzorgvergoeding niet ook afzonderlijk worden gedeclareerd.
- Bespreek twijfelgevallen in het team in plaats van ze stilzwijgend te laten passeren.
Voor praktijken die willen weten wat er concreet te halen valt, biedt de training Optimaal Declareren van Ord’us een gestructureerde aanpak: het kennisniveau wordt getoetst, gemiste verrichtingen en codes worden zichtbaar gemaakt, en de inzichten worden omgezet in eenduidige teamafspraken die de volgende werkdag al toepasbaar zijn. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna levend, zodat verbetering niet afhankelijk is van één persoon.
Wil je eerst een indruk krijgen van wat jouw praktijk mogelijk laat liggen? De rendementstest van Ord’us zet er een concreet bedrag op, zonder dat je daarvoor meteen een traject hoeft te starten.