De declaratieregels voor huisartsen zijn vastgelegd door de NZa (Nederlandse Zorgautoriteit) en uitgewerkt in de richtlijnen van de LHV. Kort gezegd: een huisarts mag declareren wat daadwerkelijk is geleverd, mits de prestatie voldoet aan de geldende voorwaarden voor die specifieke code. Welke codes dat zijn, wanneer je ze mag gebruiken en wat de meest gemaakte fouten zijn, lees je hieronder.
Welke codes mag een huisarts declareren bij de zorgverzekeraar?
Een huisarts mag alle NZa-prestaties declareren die aansluiten bij de geleverde zorg, zolang aan de bijbehorende voorwaarden is voldaan. De belangrijkste categorieën zijn: inschrijftarieven, consulten en visites, telefonische en digitale contacten, en aanvullende verrichtingen (M&I). Elke categorie heeft eigen voorwaarden voor registratie en declaratie.
Het NZa-tarievenstelsel maakt onderscheid tussen prestaties die altijd declarabel zijn en prestaties die alleen onder specifieke omstandigheden in aanmerking komen. De inschrijftarieven vormen de financiële basis: per ingeschreven patiënt ontvangt de praktijk een vast bedrag, ongeacht het zorggebruik. Daarbovenop komen de contactgebonden prestaties, zoals consulten, telefonische contacten en visites. Tot slot zijn er de aanvullende verrichtingen voor specifieke handelingen die buiten het reguliere consult vallen.
Een veelgemaakte aanname is dat de assistente “het wel bijhoudt.” In de praktijk blijkt dat teams zonder expliciete afspraken structureel verrichtingen missen, niet uit onwil maar door onduidelijkheid over wie wat registreert. De training Optimaal Declareren van Ord’us is er specifiek op gericht om die blinde vlekken in kaart te brengen en om te zetten in heldere teamafspraken.
Wat is het verschil tussen een consult en een visite declareren?
Een consult vindt plaats in de praktijk: de patiënt komt naar de huisarts toe. Een visite is een contact waarbij de huisarts naar de patiënt toe gaat, bijvoorbeeld thuis of in een instelling. Dit onderscheid is bepalend voor de code en het tarief dat je mag declareren.
Voor een regulier consult geldt een vast tarief per face-to-facecontact. Voor een visite gelden andere, doorgaans hogere tarieven, omdat de tijdsinvestering en reisbelasting groter zijn. Naast de reguliere visite kent de NZa ook specifieke tarieven voor visites buiten kantoortijden en voor visites in het kader van palliatieve zorg of complexe thuiszorg.
Belangrijk is dat het type contact correct wordt vastgelegd in het HIS (huisartsinformatiesysteem). Een contact dat als consult is geregistreerd terwijl het een visite was, of andersom, leidt tot een onjuiste declaratie. Dat is niet alleen een financieel risico maar ook een compliance-risico bij een eventuele controle door de zorgverzekeraar.
Wanneer mag een huisarts een M&I-verrichting declareren?
Een M&I-verrichting (Modernisering en Innovatie) mag worden gedeclareerd wanneer een huisarts een specifieke, door de NZa omschreven handeling verricht waarvoor een aanvullend tarief geldt. Voorbeelden zijn het plaatsen van een IUD, het uitvoeren van een spirometrie of het verrichten van kleine chirurgische ingrepen. De handeling moet zijn uitgevoerd én gedocumenteerd.
De voorwaarden per M&I-code verschillen. Voor sommige prestaties geldt dat de huisarts aantoonbaar bekwaam moet zijn. Voor andere geldt dat de verrichting niet al is verdisconteerd in het consulttarief. Het is dus niet voldoende om de handeling uit te voeren: de registratie moet kloppen, de indicatie moet helder zijn en de code moet aansluiten bij wat er daadwerkelijk is gedaan.
In de praktijk worden M&I-verrichtingen relatief vaak gemist, simpelweg omdat het team niet altijd weet welke handelingen declarabel zijn of vergeet ze tijdig te registreren. Dit is een van de gebieden waar praktijken structureel inkomsten laten liggen, zonder dat iemand het doorheeft.
Hoe werkt de declaratie van POH-ggz en POH-somatiek?
De praktijkondersteuner huisartsenzorg (POH) heeft eigen declaratiecodes, zowel voor de POH-ggz als voor de POH-somatiek. De huisarts declareert deze prestaties op naam van de praktijk, maar de geleverde zorg is die van de POH. De voorwaarden hebben betrekking op de kwalificaties van de POH, de aard van het contact en de registratie in het dossier.
Voor de POH-ggz gelden specifieke eisen rond de doelgroep (patiënten met psychische klachten in de huisartsenzorg) en de aard van de begeleiding. Voor de POH-somatiek zijn de codes gekoppeld aan programmatische zorg, zoals diabetesbegeleiding of COPD-management. In beide gevallen moet het contact zijn vastgelegd met de juiste contactsoort en, waar van toepassing, de bijbehorende module of zorgprogramma.
Een aandachtspunt is de samenwerking tussen de POH en de assistente of huisarts bij de registratie. Als niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en declareren van POH-contacten, ontstaan er gaten. Heldere taakverdeling is hier geen luxe maar een basisvoorwaarde voor correcte declaratie.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het declareren?
De meest voorkomende declaratiefouten in huisartsenpraktijken zijn: het niet declareren van verrichtingen die wel zijn uitgevoerd, het gebruik van de verkeerde contactsoort, het missen van M&I-codes en onduidelijke taakverdeling binnen het team over wie wat registreert. Bijna altijd gaat het om structurele patronen, niet om incidenten.
Hieronder staan de fouten die het meest voorkomen:
- Niet-gedeclareerde telefonische of digitale contacten: Veel praktijken weten niet zeker of en wanneer een telefonisch consult declarabel is, waardoor ze het structureel nalaten.
- Gemiste M&I-verrichtingen: Handelingen worden uitgevoerd maar niet als aparte prestatie geregistreerd, omdat het team ervan uitgaat dat ze al in het consult zitten.
- Verkeerde contactsoort: Een visite die als consult wordt geregistreerd, of een herhaalrecept dat als consult wordt gedeclareerd terwijl de voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
- Kennisafhankelijkheid van één persoon: Als de medewerker die “alles weet van declareren” uitvalt of vertrekt, verdwijnt de kennis mee.
- Geen interne controle: Praktijken controleren zelden achteraf of declaraties volledig en correct zijn, waardoor fouten zich opstapelen.
Bij Ord’us zien we dat deze fouten bijna altijd voortkomen uit ingesleten gewoontes en onduidelijke afspraken, niet uit onverschilligheid. Dat maakt ze ook goed te corrigeren, mits het hele team erbij betrokken wordt.
Wat gebeurt er als een huisarts onjuist declareert?
Als een huisarts onjuist declareert, kan de zorgverzekeraar een terugvordering instellen. Dat betekent dat eerder uitbetaalde bedragen moeten worden terugbetaald. In ernstigere gevallen, bij aantoonbaar bewuste onjuiste declaraties, kan de zorgverzekeraar een formele maatregel treffen of de zaak doorsturen naar de NZa of het Openbaar Ministerie.
In de praktijk zijn de meeste onjuiste declaraties niet het gevolg van opzet, maar van onwetendheid of onduidelijke registratie. Toch beschermt dat niet automatisch tegen een terugvordering. Een zorgverzekeraar die bij een controle afwijkingen constateert, kijkt naar de feitelijke declaratie, niet naar de intentie erachter.
Daarom is het zo belangrijk om declaraties niet alleen volledig maar ook verdedigbaar te maken. Dat betekent: een dossier dat aansluit bij de declaratie, een registratie die klopt met de geleverde zorg, en een team dat begrijpt waarom iets wel of niet declarabel is. Onzekerheid over declareren is een risico op zichzelf: wie twijfelt, declareert te weinig uit voorzorg, maar bouwt daarmee ook geen verdedigbare praktijk op.
Wil je weten waar jouw praktijk nu staat en wat er concreet te verbeteren valt? Bekijk de training Optimaal Declareren van Ord’us, speciaal ontwikkeld voor huisartsenpraktijken die grip willen krijgen op hun declaraties, binnen de NZa- en LHV-richtlijnen en met het hele team.