Je declaratiegedrag sluit aan bij de LHV-richtlijnen als je structureel declareert wat je daadwerkelijk hebt geleverd, op basis van de juiste codes en voorwaarden zoals de LHV en de NZa die beschrijven. In de praktijk blijkt dat lang niet altijd het geval te zijn, niet omdat er kwade wil is, maar omdat routines insluipen en aannames ongemerkt leiden tot gemiste of onjuiste declaraties. De vragen hieronder helpen je stap voor stap te beoordelen waar jouw praktijk staat.
Wat zeggen de LHV-richtlijnen precies over declareren?
De LHV-richtlijnen beschrijven per prestatiecode wanneer, voor wie en onder welke voorwaarden een verrichting gedeclareerd mag worden. Ze sluiten aan op de tarieven en regels van de NZa en vormen samen de norm voor correct en rechtmatig declareren in de huisartspraktijk. Declareren is daarmee geen vrije interpretatie, maar een gestructureerde verantwoording van geleverde zorg.
Wat de richtlijnen concreet regelen, zijn zaken als: welke consultvorm welke code rechtvaardigt, wanneer een telefonisch consult declarabel is, welke voorwaarden gelden voor M&I-verrichtingen, en wat de grenzen zijn van de inschrijftarieven. Veel huisartsen kennen de grote lijnen, maar de nuances, de uitzonderingen en de combinatieregels zijn minder bekend. Juist daar ontstaan de meeste fouten.
Een belangrijk principe dat de LHV benadrukt: declareer wat je hebt geleverd, volledig en correct. Dat betekent niet maximaal declareren, maar ook niet structureel minder dan waar je recht op hebt. Ord’us omschrijft dit als optimaal declareren: zorgvuldig, volledig en consistent, altijd binnen de grenzen van wat is toegestaan.
Welke declaratiefouten komen het meest voor in huisartspraktijken?
De meest voorkomende declaratiefouten in huisartspraktijken zijn geen opzettelijke vergissingen, maar structurele blinde vlekken: verrichtingen die consequent niet worden geregistreerd, codes die worden toegepast op basis van aannames in plaats van richtlijnen, en consulten die worden gedeclareerd onder een verkeerde categorie.
Praktijkervaring laat een aantal terugkerende patronen zien:
- Telefonische consulten niet declareren terwijl dat in veel gevallen wel mag, mits aan de voorwaarden is voldaan.
- M&I-verrichtingen missen omdat niet iedereen in het team weet welke verrichtingen in aanmerking komen of hoe de registratie moet verlopen.
- Verkeerde consultcodes gebruiken doordat assistentes en POH-ers niet altijd dezelfde definitie hanteren voor een kort consult, een uitgebreid consult of een herhaalconsult.
- Dubbele of ontbrekende registratie wanneer meerdere teamleden verantwoordelijk zijn maar de taakverdeling niet expliciet is vastgelegd.
- Verrichtingen niet koppelen aan de juiste patiëntcategorie, bijvoorbeeld bij patiënten met een chronische aandoening die onder een specifiek programma vallen.
Het gevaar van deze fouten is dat ze onzichtbaar zijn. Je ziet niet wat je niet declareert. Daardoor stapelen de gemiste inkomsten zich jaar na jaar op, zonder dat er een duidelijk signaal is dat er iets mis is.
Hoe controleer je of je declaraties aansluiten bij geleverde zorg?
Om te controleren of je declaratiegedrag overeenkomt met de geleverde zorg, vergelijk je systematisch wat er in het HIS is geregistreerd met wat er daadwerkelijk is gedeclareerd. Dat vraagt om een combinatie van data-analyse, teamgesprek en kennis van de toepasselijke declaratieregels voor huisartsen.
Een praktische aanpak bestaat uit drie stappen. Eerst kijk je naar de declaratiedata: welke codes worden het meest gebruikt, welke nauwelijks of nooit? Een opvallende afwezigheid van bepaalde codes kan wijzen op een patroon van niet-declareren. Vervolgens leg je die data naast de zorgregistratie in het HIS: komen de aantallen overeen met de werkelijke consulten en verrichtingen? Ten slotte bespreek je de bevindingen met het team: weet iedereen wanneer welke code van toepassing is?
Een gerichte declaratietraining voor huisartspraktijken kan dit proces aanzienlijk versnellen. Door eerst het kennisniveau in kaart te brengen, worden de blinde vlekken zichtbaar die je in eigen data niet snel opmerkt.
Wie in de praktijk is verantwoordelijk voor correct declareren?
Correct declareren is een gedeelde verantwoordelijkheid van het hele praktijkteam, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij de praktijkhoudende huisarts. In de meeste praktijken is de uitvoering gedelegeerd aan doktersassistentes of de praktijkmanager, maar zonder duidelijke afspraken en gedeelde kennis is die delegatie kwetsbaar.
Wat in de praktijk vaak misgaat, is dat de kennis over declaratieregels bij één of twee personen zit. Valt die persoon weg, dan valt de kennis weg. Bovendien hebben assistentes en POH-ers soms een ander beeld van wat zij mogen declareren dan wat de regels feitelijk toestaan. De vraag “wat mag een doktersassistente declareren?” heeft een concreet antwoord in de NZa-regelgeving, maar dat antwoord is niet altijd bekend bij de betrokkenen.
Structureel correct declareren vraagt daarom om expliciete taakverdeling, gedeelde kennis en eenduidige interne afspraken. Niet als bureaucratische last, maar als fundament voor een praktijk die financieel gezond blijft en waarbij niemand hoeft te gissen.
Wanneer is een declaratietraining zinvol voor jouw praktijk?
Een declaratietraining is zinvol zodra er twijfel bestaat over de juistheid of volledigheid van declaraties, wanneer de omzet achterblijft bij verwachtingen, of wanneer het team geen gedeeld beeld heeft van wie wat declareert en op basis van welke regels. Je hoeft niet te wachten op een terugvordering of een opmerking van de accountant.
Concrete signalen dat een training waardevol kan zijn:
- Je bent onzeker of bepaalde consulten of verrichtingen wel of niet declarabel zijn.
- De declaratiekennis zit bij één medewerker en is niet geborgd in het team.
- Er zijn wisselingen in het team geweest waardoor kennis is weggevloeid.
- De praktijk is gegroeid, maar de declaratieroutines zijn niet meegegroeid.
- Er is angst voor verkeerd declareren of voor controle door de zorgverzekeraar.
- Je hebt geen helder beeld van hoeveel inkomsten er mogelijk worden gemist.
De training Optimaal Declareren van Ord’us is specifiek ontwikkeld voor huisartspraktijken en wordt altijd op locatie gegeven, met het hele team. Eerst wordt het huidige kennisniveau getoetst, daarna worden gemiste verrichtingen en codes zichtbaar gemaakt en omgezet in concrete interne afspraken. Via een online leeromgeving blijft de kennis daarna levend door wekelijkse leermomenten en praktijkcasussen.
Wil je eerst weten wat er bij jouw praktijk concreet te halen valt, zonder direct een training te hoeven starten? De rendementstest van Ord’us zet er een bedrag op, zodat je een gefundeerde keuze kunt maken. Niet als stap richting maximaal declareren, maar als stap richting declareren wat je werkelijk verdient.