In de serie ‘Interview met huisartspraktijken’ gaan we in gesprek met een huisartspraktijk uit Zoetermeer, die de training Optimaal Declareren met succes heeft gevolgd. Wat was de aanleiding van het volgen van de training en hoe kijkt de huisartspraktijk terug op het traject? Je leest het allemaal in dit interview.

Wat was de aanleiding om te starten met de training?

De huisartspraktijk uit Zoetermeer stond er financieel niet goed voor. “Hoge kosten voor personeel, huur en energie maakten dat ons harde werken niet loonde. Er moest iets gebeuren. Via LinkedIn kwamen we in contact met Bart en zijn trainingsburo Ord’us.”

“Op het eerste oog was het bedrag van de training een serieuze investering. Maar wij vonden het verhaal van Bart zo sterk en overtuigend dat we er vrij snel over uit waren dat we de training gingen volgen. Bart liet ons inzien dat we op jaarbasis duizenden euro’s misten door niet, niet juist of niet volledig te declareren. Zo lieten we veel inkomsten liggen voor zorg die we wél leverden.”

Kun je voorbeelden noemen van verbeteringen als gevolg van de Optimaal Declareren training?

In de Optimaal Declareren training worden verschillende pijlers geïntegreerd om het declaratieproces te optimaliseren. Een van deze pijlers is ‘bewustwording’.

“Je wordt je bewust dat je als huisartspraktijk een bedrijf bent. Naast het verlenen van zorg moet er ook geld worden verdiend. Tijdens de training wordt aan de bedrijfsmatige kant dan ook uitdrukkelijk aandacht besteed. Zo wordt het team zich veel meer bewust van de geldstromen van de praktijk. Je zou zelfs kunnen zeggen,  zonder geld geen huisartsenzorg.”

Een andere pijler is het ‘proces’, ofwel de manier van werken & declareren.

“Aan de hand van verschillende praktijkcasussen inventariseert Bart hoe er nu wordt gedeclareerd, daarbij zie je dat we het allemaal verschillend doen, en dat dit dus niet werkt. Deze manier van werken heeft ons veel geld gekost. Nú hebben we krachtige afspraken gemaakt hoe we voortaan wél gaan declareren. Dat werkt, en dat is direct af te lezen aan de ontwikkeling van de omzet.”

“Elke dag zijn we ons opnieuw bewust van het belang van optimaal declareren, door er over te spreken. Doordat declareren elke dag in onze agenda terugkomt, blijft het ’top of mind’. Je merkt dat alle medewerkers inmiddels enthousiast zijn over declareren, omdat ze weten hoe belangrijk het is. Iedereen heeft er baat bij nu het wél allemaal lekker loopt.”

“We kijken nu elke week naar onze omzetcijfers, iets wat we vroeger nooit deden. Doordat we er nu bovenop zitten, zien we ook direct wanneer we iets vergeten zijn te declareren.”

Op welke manier ondersteunde en stimuleerde Bart jullie tijdens de training?

“Allereerst is het contact met Bart heel erg prettig. Hij is altijd bereikbaar voor vragen en ook na het traject blijft hij met ons meedenken. Een stuk nazorg kun je het wel noemen. Hier onderscheidt hij zich in. Hij laat iedereen in z’n waarde. En doordat hij iedereen stimuleert mee te denken en mee te doen, ontstaan er  automatisch interessante gesprekken tussen medewerkers. Dit zorgt er ook voor dat het onderwerp declareren in ons team levend blijft.”

Wat is de financiële impact van de training tot nu toe?

“De effecten van de training zijn nu al zichtbaar. Zo zien we dat onze weekomzet met gemiddeld € 500,- tot € 1.000,- is toegenomen. Als je dit doortrekt op jaarbasis kom je uit op meer dan € 30.000,-. En als je deze bedragen zelfs meerjarig bekijkt dat praat je al snel over grote bedragen, mogelijk zelfs enkele honderdduizenden euro’s. Voor werk en zorg die we wel leveren! Zo werd in onze praktijk na de training al snel gezegd: ‘dit hadden we echt eerder moeten doen’. Maar goed, we hebben het nu gedaan. Zo heeft Optimaal Declareren ervoor gezorgd dat we hard op weg zijn om weer een financieel gezonde praktijk te worden. En daar plukken we als team nu al onze vruchten van.”