menu
Huisarts HAP Heerlerheide (LI)
In gesprek met Thijs Horbach (huisarts), Janine van ’t Wout Hofland (huisarts) en Pierre Spiertz (praktijkmanager) wordt de succesvolle samenwerking tussen Ordus en HAP Heerlerheide verder toegelicht.
Voor HAP Heerlerheide bestond er een grote behoefte om de declaratieprocessen goed onder de loep te nemen. Daar waren verschillende aanleidingen voor. Een praktijkovername zorgde ervoor dat er nieuwe werknemers kwamen te werken in de praktijk. Het team bestaat uit huisartsen, praktijkmanager en assistentes. Elk met een eigen inzicht en visie op het gebied van declareren. Vanwege de vele nieuwe werknemers stonden de neuzen niet meer dezelfde richting op. Zo ook op het gebied van declareren.
Thijs: “We zitten hier met een nieuw team. Deze situatie zorgde ervoor dat er geen eenduidigheid meer was in het declareergedrag. Zo kwam het volgende vraagstuk bij Bart terecht: kun jij ons nog eens goed uitleggen wat we kunnen declareren en hoe we dat elk op dezelfde manier kunnen doen?”
Wanneer kwam het inzicht dat jullie hulp nodig hadden bij het declareren?
Thijs: “We kregen vaak vragen van de assistentes over het declareren. Wat mag ik declareren en hoe doe ik dat? De ene assistente declareerde een telefoontje bijvoorbeeld 10 minuten en de ander weer 5 minuten. Hierdoor ontstonden discussies en verschillen en dat wilden wij zo snel mogelijk gelijk trekken. Een deel van de assistentes had al eens een cursus gedaan via de LHV, maar een deel ook weer niet. Zodoende zijn wij daar mee aan de slag gegaan.”
Pierre: “Met de praktijkovername kom je terecht in een nieuw proces. Je gaat elkaar beoordelen. Om dit in goede banen te leiden heb je een onafhankelijke partij nodig om dat proces vorm te geven. Je moet een hele open discussie kunnen voeren om een verbetertraject in te gaan. Bart kijkt niet alleen naar het financiële gedeelte, maar ook naar het menselijke gedeelte. Dat was voor ons een groot pluspunt.”
Wanneer groeide bij jullie de bewustwording over hoe belangrijk goed declareren is?
Janine: “Eigenlijk ben je altijd bezig met declareren, maar als je als waarnemer werkt dan declareer je niet voor jezelf. Je declareert voor iemand anders. In het traject van Bart word je pas écht bewust gemaakt van het feit dat declareren een groot deel van je inkomsten zijn. We zijn daar nu veel bewuster mee bezig.”
Wat was de eerste stap in het declaratietraject van Ordus?
Thijs: “We hebben eerst een gezamenlijk gesprek gehad met het managementteam. In dat gesprek hebben wij onze behoeftes uitgesproken. Vervolgens heeft Bart een teambijeenkomst georganiseerd met als doel om het team bewust te maken van hoe belangrijk goed declareren is. Waarom declareren wij? Hoe declareer je optimaal? Vervolgens kregen wij een werkboek aangereikt van Bart waarin verschillende casussen stonden over declareren. Daarna zijn wij met het gehele team casussen en eigen vragen gaan verzamelen die wij hebben verwerkt in een document. Bart zat overal kort op en zodoende wisten wij wanneer wij wel of niet konden declareren.”
Een eerste stap is dat je weet hoe je moet declareren, maar er is ook nog een andere stap. Het daadwerkelijk toepassen van de kennis in de praktijk. Hoe zag dat eruit?
Thijs: “We hebben verschillende afspraken gemaakt met Bart over declareren binnen de praktijk. Die afspraken werden telkens weer opnieuw met Bart besproken. Wat ging er goed en wat niet? Vervolgens zijn we de declaratieprocessen gaan meten. Het is een mooie methodiek om cijfermatig te kijken wat er nu precies gebeurt.”
Wat maakt dat de training werkt voor jullie?
Pierre: “De eerste discussieronde van het traject gebeurde in een veilige omgeving voor de deelnemers. Het maakte niet uit of je nu de rol had van assistente, arts of praktijkmanager. Iedereen werd onder de loep genomen.”
Pierre: “Het traject gaat over het declaratiesysteem binnen de praktijk en niet over jou als persoon. Tot nu toe heb ik geen signalen ontvangen van iemand die zich persoonlijk aangevallen voelt. Dat vind ik heel belangrijk in dit soort trajecten. Wanneer er meerdere artsen zijn die verschillende werkwijzen hanteren moet je dat openlijk kunnen bespreken.”
Janine: “Voor de assistentes is het nu heel duidelijk wat ze moeten doen. Ze hebben een goed inzicht over waarom goed declareren belangrijk is. Niet omdat wij onbeperkt geld willen verdienen met het declareren, maar juist om goede zorg te leveren.”
Pierre: “Voor mij was het gehele traject geslaagd, omdat de discussie open was. De kunst van Bart om de gesprekken te leiden en om te analyseren is belangrijker dan de technische kunst van het declareren.”
Thijs: “Het traject van Bart is een ware voedingsbodem die heeft geleid tot verschillende inzichten. Bart heeft meer bewustwording bij ons gecreëerd en daar plukken wij nog altijd onze vruchten van.”
Door goed te declareren, creëer je meer financiële ruimte om investeringen te doen. Heb je daar een voorbeeld van?
Thijs: “Wij hebben met het extra geld meer personeel ingehuurd, geïnvesteerd in een kwalitatief computersysteem en we hebben de inrichting van de praktijk onder handen genomen. Met het geld kunnen wij investeren in de toekomst van de praktijk.”